الرؤية الغير تقليدية فى تطوير إدارة العلاقات العامة..دراسة وبحث: حافظ الشاعر

كانت الدول في العصور القديمة تمارس دورها التقليدي المتمثل في المحافظة على الأمن الداخلي وصون الممتلكات للمواطنين بالإضافة إلى حماية حدود الدولة من الطامعين .
أما في العصور الحديثة فقد تطور دور الدولة وأتسع حتى أصبح يشمل أوجه الحياة الاقتصادية و الاجتماعية و التعليمية و الصحية فالدولة قدمت ولا تزال تقدم الكثير من الخدمات التي يصعب على القطاع الخاص توليها كالأمن والدفاع الوطني و المدني والقضاء و البرامج الاجتماعية .
ونتيجة لتطور دور الدولة بهذا الشكل فقد زادت المشاكل التي يقابلها التنفيذيون وزاد عدد الوزارات وتضاعفت أعداد العاملين فيها مما استدعى ضرورة الاهتمام بالعلاقات الجيدة مع الجماهير وإنشاء وحدات متخصصة في العلاقات العامة لكي تنظم هذه العلاقات وتبني جسور من الثقة بين الأجهزة الحكومية وجماهيرها .
لقد نمت العلاقات العامة كمفهوم إداري و كوظيفة حيوية داخل العديد من المنظمات الحكومية في الدول المتقدمة خلال الثلاثين عاما الماضية ولقد جاء هذا الاتجاه كنتيجة لكبر حجم المنظمات وما ظهر من تعقيدات وتشابكات بين مختلف التقسيمات التنظيمية داخل هذه المنظمة .
ولقد لمست المنظمات الحكومية أن العلاقات العامة في سبيل إيجاد التعاون الكامل بين المنظمة و البيئة المحيطة بها من ناحية وبين الأفراد و الجماعات داخل المنظمة نفسها حتى أصبح مفهوم العلاقات العامة واضحا في أذهان الكثيرين في هذه المنظمات والمتعاملين معها ويلعب المدير دور هام في هذه المنظمات الحكومية لأنه بإقناعه بمفهوم العلاقات العامة يستطيع أن يمارس هذا الدور بفاعلية أكثر فإقتناعه بوجهة نظر الدولة والسياسة العامة لها،و وجهة نظر العاملين ووجهة المتعاملين من الجمهور وأفراد البيئة المحيطة بالمنظمة .
ولقد بدأت مظاهر الاهتمام بنشاط العلاقات العامة في الوطن العربي بداية بالحكومة المصرية عام 1952 ولقد تولى بعد ذلك إنشاء مكاتب العلاقات العامة في مختلف الوزارات و الهيئات وتزيد نمو العلاقات العامة في الدول النامية بصفة عامة ودليل على ذلك هناك اهتمام واضح من الدول بتحسين الخدمات و تبسيط الإجراءات ولكن مازالت هذه الجهود في حاجة إلى المزيد من المعرفة و التنمية .
صياغة المشكلة
ما هي الإدارة؟
هناك تعريفات كثيرة للإدارة ولكن يهمنا هنا التعريف الأكثر شمولية ووضوحا.
وهو القدرة على التنظيم والقيادة والسيطرة واتخاذ القرار واستخدام المصادر التي تحقق الأهداف والقدرة على تشجيع فريق العمل على زيادة الإنتاجية والتخطيط السليم .
مبادئ الإدارة :
وقد تم صياغة هذه الأسس أو المبادئ لتحسين أداء المؤسسة وتسمى الحقائق الأربعة عشر لمبادئ الإدارة الدولية
1- يجب تقسيم العمل حسب التخصصات المختلفة .
2- يجب أن تكون للإدارة الصلاحية والسلطة في اتخاذ القرار والقوانين .
3- على جميع الموظفين أن يحترموا القوانين .
4- أن يكون لكل موظف مسئول واحد في إصدار القوانين.
5- يجب أن تكون مصلحة الشركة أو المؤسسة فوق الجميع.
6- يجب دفع أجور الموظفين وفق ما يقدمونه من خدمات.
7- يجب تقديم مصلحة العمل على أي مصلحة خاصة.
8- يجب أن تكون عملية الاتصال وفق التسلسل الإداري.
9- جميع العاملين وجميع المواد الموجودة يجب أن تتم توزيعها في المكان المناسب والوقت المناسب . ( ويعتبر التخطيط أساسي وضروري)
10- يجب أن يكون المدراء طيبين ورحيمين بموظفيهم ،ويتعاملوا معهم بكل احترام.
11- يجب إدارة الأنشطة بمدير واحد فقط وبخطة واحدة.
12- يجب تجنب زيادة عدد الموظفين غير الضروريين.
13- يجب السماح للموظفين بالمشاركة في تصميم وإنجاز أعمالهم وذلك لتشجيعهم في زيادة الإنتاجية .
14- تشجيع روح العمل في الفريق الواحد لخلق الانسجام والتوافق في تحقيق أهداف العمل.
الخطوات الثلاثة التي تجعلك مديراً ناجحاً:
1) الاتزان العقلي :
قال الصينيون القدماء إن مسافة الألف ميل تبدأ بخطوة واحدة وأولى خطوات النجاح الإداري هي الاتزان العقلي ،وعلينا القول هنا بأنه لا شئ يأتي من الفراغ فيجب على أي مدير أن تكون لديه الصفات التالية.
1- الطموح: وهي الرغبة الجامحة للنجاح.
2- العقل التجاري (الملكة) : وهي القدرة على التعرف على بيئة العمل من حيث الضعف – التهديد – انتهاز الفرص.
3– الثبات: التوجه نحو تحقيق الأهداف دون الإهتمام لما يمكن أن يحدث.
4- الاستفادة من الأخطاء: تفادي الأخطاء ووضع الحلول والبدائل وإستجماع عناصر القوة للإنطلاق نحو الهدف.
5- الإرادة والتصميم على النجاح: التضحية والتقدم بكل ثقة للوصول لتحقيق الأهداف وقيادة الفريق فالمشاركة لوحدها لا تكفي.
2) الأمانة والمصداقية
المدراء الناجحون لا يكذبون لا على الناس ولا على أنفسهم
3) التدريب :
يعتبر المدراء مثل لاعبي القوى ،إذ كان التدريب يعتبر عاملاً مهماً لتحقيق النجاح ،ولكي نحسن من المهارات الإدارية يجب استخدام التدريب كعامل مهم لتحقيق هذا الهدف ،والتدريب يأتي من خلال الممارسات التالية :
– التعامل مع الآخرين ( زيادة الدافعية واستخدام سياسات إدارية ناجحة)
– الإحساس بالمسئولية تجاه الآخرين .
– تعليم الموظفين ثقافة العمل بطريقة صحيحة “العمل من خلال الأنظمة والقواعد التي وضعت من قبل الإدارة دون خرق أو إهمال لأي جزء منها وجعل مصلحة العمل فوق الجميع”.
– خلق مشاركة تسويقية ناجحة “التعرف على أخلاقيات العمل”.
الاتصال في العلاقات العامة
رؤية غير تقليدية فى التطوير
بادىء ذى بدء مسئول العلاقات العامة يجب أن يكون قيادي حسن المظهر لبق فى أسلوب وتعامله وهو المسئول عن العلاقات الداخلية مابين صاحب العمل والموظفين والعلاقات الخارجية مابين الشركة وتكوين علاقات مشتركة. ولا يقتصر دوره على التعريف بأنشطة الجهاز بل يمتد لاستقبال المعلومات من الجمهور ليعمل من خلال هذه المعلومات على تطوير الجهاز، وكما أن لها دور في تلبية رغبات وحاجات الجمهور الداخلي من نواحي مختلفة وخلق صورة ذهنية ايجابية للدولة لدى الجمهور الداخلي والخارجي. وهو أيضاً يتناول قضايا تهم المجتمع ويحللها ويقوم بتكوين رأي عام للجماهير.
محددات الاتصال الفعال
خصائص الاتصال له [ أشكال مختلفة ( المواجهي + الجماهيري ) + مجال + عناصر ]
خصائص الاتصال الجماهيري ( وسائله + من اتجاه واحد + تأثره بالاختيار )
متغيرات تؤثر على استجابات الجمهور لمضمون المادة الإعلامية ( نوع المرحلة + مستويات توصيل الأفكار للجماهير )
معوقات وصعوبات تواجه الاتصال
العمليات التي تتم أثناء الانتقائية ( الانتباه + الإدراك أو التحريف + التذكر الاختياري + القرار الاختياري )
أساليب ووسائل الاتصال في العلاقات العامة :
[ وسائل تستخدم الكلمة المطبوعة (مطبوعات المنظمة+ الكتيبات والأدلة + الخطابات + الإعلان الإعلامي ]
[الأساليب التي تستخدم الكلمة المسموعة (المحاضرات + الندوات ) ( التلفزيون + السينما + + المعارض الزيارات + الحفلات ) ]
التخطيط الإعلامي ( ملحوظة التخطيط الإعلامي داخل عملية الاتصال وليس في عملية وضع الخطة كعملية من عمليات العلاقات العامة )
خطوات التخطيط الإعلامي
أ – ( جمع وتحليل المعلومات )
ب- ( تحديد الأهداف )
ج- ( تحديد المزيج الإعلامي) بداخلها — نموذج سريان التخطيط الاتصالي الذي يتكون من :
*(تحديد + دراسة فئات الجمهور )
( تحديد قنوات الاتصال ” المواجهي “+ ” الجماهيري ” )
-المواجهي : ( مميزاته ) + ( خصائصه والتي تجعله أفضل من الجماهيري )
-الجماهيري : ( وسائله )
* ( تحديد وسائل الاتصال الأكثر فعالية ) — المعايير المستخدمة لاختيار الوسيلة تصنيفاتها )
*( الرسالة ) العوامل المؤثرة على الرسالة
* ( القائمون على الاتصال ” منشأ الرسالة ” ) — خصائص المصدر المؤثرة على قوة إقناعه برسالته
د- ( تنفيذ البرنامج الإعلامي + التقييم المرحلي والشامل )
مهام وواجبات إدارة العلاقات العامة
1- توثيق الصلة بين المؤسسة وجماهيرها بكل وسائل التعريف المتاحة لتنمية الثقة وتحقيق التعاون.
أهم مواصفات موظف مدير عام العلاقات العامة
1- أهم سمة من سمات موظف العلاقات العامة هى حسن المظهر .
2- من سمات موظف العلاقات العامة أن يكون سياسى محنك لديه القدرة على حل المشكلات الداخلية بين الموظفين والخارجية مع الجمهور
3- أن يكون سياسى محنك لديه القدرة على حل المشكلات مع المصالح الحكومية الأخرى
4- يكون متابع جيد وملاحظ .
5-يكون من أهم مهاراته مهارة الاتصال .
طريقة تنظيم العمل داخل الإدارة
1 – خلق علاقة ودية بالناس سواء من العاملين داخل المركز أو خارجه أو الجماهير
2- اعتبار موظف العلاقات العامة ناطق رسمي باسم المركز
3- وضع إستراتيجية معينة للاتصالات
4- تكون العلاقات العامة مسئولة عن المطبوعات المختلفة التي يصدرها الديوان من حيث إعدادها والإشراف عليها
3- تزويد الصحافة بأخبار ديوان المحافظة والتواصل مع كل المصالح الحكومية عن طريق تعيين مسئول علاقات عامة بكل إدارة .
4- انشاء صفحات للديوان على مواقع التواصل الإجتماعى..
5- تخصيص صفحة على مواقع التواصل لحل مشاكل المواطنين على الفور
6- لنجاح عملية التخطيط ” الخطة المتوسطة وطويلة المدى ” تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الاجتماعات والمؤتمرات واللقاءات
13- الاهتمام بشكل أساسي بالكشف عن الاتجاهات والاحتياجات والميول عند الجمهور الذي سيتعامل مع هذه المنظمات ، وذلك من أجل العمل ما أمكن على تحقيق هذه الرغبات والميول.
وبناءً على ما تقدم ، فإن العلاقات العامة تعد حلقة الوصل بين الديوان ، وبهذا فإن الجمهور هو أساس عمل العلاقات العامة ونشاطها ؛ لذا فمن الضروري أن تهتم المؤسسة بنشر روح المودة والمحبة بينها وبين فئات جمهورها على أساس من الاحترام المتبادل ؛ لأن في ذلك اعترافًا بأهمية الجمهور وآرائه ، وبأهمية الحصول على تأييده.
أهداف العلاقات العامة في المؤسسات الحكومية
7- تدعيم العلاقات مع وسائل الاتصال المعروفة من صحف ومجلات و تلفزيون وغيرها
8 – الدفاع عن موقف الدائرة الحكومية إذا تعرضت إلى أي انتقاد من قبل الآخرين
أهمية العلاقات العامة في المؤسسة الحكومية :
تمثل العلاقات العامة جانبا هاما من جوانب الإدارة سواء في المنظمات الأعمال أو في المؤسسات الحكومية كونها نشاط يسعى لكسب ثقة وتأييد الجماهير المختلفة بالأهداف وسياسات وإنجازات المؤسسة وخلق جو من الألفة و التعاون بينها وبين جماهيرها المختلفة وهذا كله يعتمد على وجود سياسات سليمة و إعلام صادق على نطاق واسع .
وفي ذلك لا تختلف مسؤوليات العلاقات العامة وجودها في المؤسسات الحكومية عنها في المؤسسات و المشروعات الصناعية و التجارية فهي تهدف في النهاية إلى خلق جو من الثقة و الاحترام و الفهم المتبادل بين المؤسسة و بين الجمهور .
والعلاقات العامة في مجال المؤسسات الحكومية لها أهمية بارزة حيث تمارس الحكومة أعباء ضخمة وعليها مسؤوليات عديدة تجاه أفراد المجتمع وهذا ما استدعى ضخامة حجم الجهاز الحكومي ومن هنا كانت أهمية العلاقات الطيبة بين المؤسسة الحكومية وبين الجمهور المواطنين بما يكفل دعم ثقة الجمهور في المؤسسة عن طريق إطلاعه على الحقائق و المعلومات عن أهداف المؤسسة وسياستها وبرامجها و خططها و انجازاتها و إقناع الجمهور بأهمية الجهود التي تبذلها المؤسسة لخدمة المواطنين و الدور الهام الذي يقوم به الموظفون العاملون فن هذا المجال وإعلام الجمهور بصراحة بالمشكلات التي تواجهها المؤسسة في نهوضها برسالتها وشرح ما يصدر من تشريعات و قوانين و قرارات وزيادة وعي الجمهور في المجال المالي و الاقتصادي من خلال تبسيط المعلومات المالية و الاقتصادية .
ويدخل في مجال العلاقات العامة في الحكومة إعلام الجمهور بحقيقة الموقف الداخلي للحكومة التي تحتاج تأييد الجمهور للمؤسسة الحكومية والتي بدون تعاونها معها لن يمكنها تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية .وهكذا تبدو أهمية توفير اتصال ذي طريقين أو اتجاهين بين المؤسسة و الجمهور
نشاط قسم العلاقات العامة
العلاقات العامة وإدارة الأزمات
نشأت العلاقات العامة في الأساس وتطورت خلال الأزمات، إذ أنه أثناء الاضطرابات والإضرابات والمشاكل الاجتماعية يصبح الإعلام صعباً، لذا يجدر بالمؤسسة أن تشرح وتتواصل مع الجمهور.
في هذا الوقت المكتظ بوسائل الإعلام قد يتاح لمسئول ما أن يعرف بوجود اضطرابات في مؤسسته من خلال وسائل الإعلام وفي هذه الأجواء تتزايد المداخلات التي تعقد الوضع وتتداخل العوامل مما يجعل عمل مسئول العلاقات العامة حساساً تجاه الجمهور الخارجي، إما لجهة الجمهور الداخلي فإن الوضع لا يحسد عليه.
إن اضطراب الجمهور من شأنه أن يضعف الثقة بالمؤسسة ويخلق جواً من عدم الاستقرار في مواجهة الفوضى العارمة والمتطلبات المتناقضة للوضع. وإرضاءً للجمهور يتوجب على المؤسسة أن تكون قادرة على القيام بردة فعل إيجابية، ردة الفعل الإيجابية هذه لا يمكن أن تكون ناجحة إلا إذا كانت معدة مسبقاً وتطبيقها مدروساً.
من هنا فإنه على مسئول العلاقات العامة أن يجيد إدارة الأزمات، لأن الإدارة الجيدة للأزمة قد تؤدي إلى إعطاء صورة جيدة للمؤسسة فيما بعد، من خلال استغلال ما يحصل.
إن إدارة الأزمة هي بمعنى آخر : معرفة تحديد المشكلة أو الأزمات الممكنة الحصول واستنباط الحلول الملائمة لها مع المحافظة على الهدوء خلال العاصفة. لذا فمن أجل إدارة أفضل للأزمة، من الضروري معرفة ما يجب فعله “قبل” و “خلال” و “بعد” الأزمة.
قبل الأزمة
إن أية مؤسسة هي معرضة لمواجهة أزمة يوماً ما وهذا ما ينتج عادة عن تسريب للمعلومات، وعرض شراء معاد، وسرقة، وخطأ في صناعة السلعة، ومؤامرة لإفلاس المؤسسة، والابتزاز، والخطف، والكوارث الطبيعية، والفيضانات، والتلوث البيئي، والحرائق، أو حادث مفتعل أو غير مفتعل … الخ. إذن فالأزمة يمكن أن تحصل في أية لحظة أكانت متوقعة أم غير متوقعة كما إن التحضير لمواجهتها ممكناً.
يجب دراسة الميادين التي يمكن معالجتها في المؤسسة والتحرك بشكل وقائي لاختصار مخاطر الأخطاء الممكنة، كما يمكن تحديد الحوادث الممكنة الحصول ووضع الخطط والحلول الممكنة لها عند حصولها.
لابد من إعداد لائحة بالجمهور المعني بالمؤسسة ونشاطاتها الذي يكون له دور خلال الأزمات : وسائل الإعلام، الموظفين، النقابات، السلطات المحلية، مجموعات المستهلكين، السكان المجاورون للمؤسسة … الخ. حيث إن توجيه رسائل إعلامية لكل فئة من هذه الفئات من أجل كسب تعاونهم يبدو ضرورياً، والصحافيون هم أهم الشركاء نظراً لقدرة تأثيرهم على الرأي العام، لذا يجب إقامة علاقة طيبة معهم تقوم على الثقة المتبادلة وإعطائهم معلومات محددة وتنظيم لقاءات دورية معهم.
يلعب الموظفون دوراً هاماً في الرأي العام لذلك يجب عدم إهمالهم، فالتشاور معهم مفيد جداً لجهة معرفة وتحديد دور كل واحد منهم خلال الأزمات. على كل حال فإن الإعلام خلال الأزمات يشكل القاعدة الذهبية للتعاطي معها.
خلال الأزمة
عند حصول الأزمة يجب أن نتحرك فوراً لإدارتها، السرعة في ردة الفعل غالباً ما تكون مفيدة، وليس التسرع، من أجل ذلك فإن الخطوة الأولى تكمن في تشكيل “خلية أزمة” تكون بمثابة مصدر المعلومات. تضم هذه الخلية إضافة إلى المدراء مسئول العلاقات العامة، الملحق الإعلامي، ممثل عن الموظفين ومهندس تقني موثوق به في حال كانت الأزمة تقنية.
تأخذ خلية الأزمة بعين الاعتبار الخطوات التالية
– افتراض كل الاحتمالات والإعداد لمواجهتها.
– إعداد لائحة بكل الكوارث المحتملة وإعداد خطة لمواجهة كل سيناريو على حده، على أن تتضمن هذه الخطة كيفية إعلام العاملين والرسميين المعنيين بالمشكلة، كذلك وسائل الإعلام والجمهور.
– عقد اجتماع لكل المسؤولين ومناقشة المشكلة ودور كل مسؤول والمسؤوليات المناطة به (التخطيط بعمق يرفع من حظوظ النتائج الإيجابية).
بعد تشكيل خلية الأزمة، يتم تعيين ناطق رسمي وغالباً ما يكون الملحق الإعلامي ذاته، يداوم هذا الناطق في كل مكان الأزمة، ثم يجهز لإصدار بيان محضر من قبل خلية الأزمة وبلغة الملحق الإعلامي لاستثمار علاقات الثقة التي تم نسجها سابقاً مع الصحفيين. بعد إصدار البيان تبدأ عملية إعطاء المواعيد للزبائن والشركاء لتوضيح الأمور شرط أن لا نبوح بكل شيء لأن السكون غالباً ما يكون من الفضائل خلال الأزمات، المهم هو طمأنتهم وإفهامهم الوضع، وكلما كان الخطاب واضحاً معهم كلما سهلت عملية الإقناع (علماً بأن الجمهور يتطلب دائماً إجابات واضحة ومحددة).
وضع المخططات موضع التنفيذ
مهما تكن درجة ومستوى التخطيط لمواجهة الأزمة عالية، فإن التوتر سوف يرتفع خلال التنفيذ. لذلك فإنه من المهم اختيار المسؤولين الذين يجيدون المحافظة على هدوئهم والتحكم بالوضع، وكل فرد من أفراد خلية الأزمة يجب أن يكون لديه نسخة من مخطط مواجهة الأزمة الذي يحدد الأدوار والمسؤوليات والتصرفات المطلوب القيام بها وذلك وفقاً للنصائح التالية :
– عند بداية الأزمة يجب تجميع المعلومات ومعرفة مدى تجاوب وسائل الإعلام مع موضوع الأزمة.
– تحليل الصحافة يومياً.
– عدم التأخر في ردة الفعل.
للتغلب على الأزمة علينا طرح السؤال : ماذا سيحدث ؟
– يجب توقع أسوأ النتائج والأكثر تشاؤماً.
– يجب إعداد مكان لإدارة الأزمة يحتوي على هاتف، فاكس، تلفزيون، كمبيوتر، انترنت.
– يجب وضع لائحة بالمهمات مع الأسماء وتواريخها.
– يجب استشارة أشخاص سبق وعايشوا أزمات مشابهة.
– يجب إنشاء هيئة خارجية لنقل المعلومات مؤلفة من الشركاء والحلفاء وحتى المنافسين المعرضين في أي وقت لهذه الأزمات.
– يجب الاهتمام بالمتعاونين مع المؤسسة، من أجل إنشاء هيئة دعم معنوية.
– يجب إعداد ميزان لنقاط القوة ونقاط الضعف خلال الأزمة للاستفادة منه لاحقاً.
– السكوت خلال الأزمة يمكن أن يفسح في المجال أمام الشائعات والخوف، كما أن المبالغة في التطمين من شأنه إرباك الجمهور خصوصاً عن التكذيب.
– يجب عدم إصدار التعليقات قبل تكليف أحدى بصفة ناطق رسمي.
– يجب عدم إعطاء المعلومات غير المؤكدة؟
– يجب الإجابة على الأسئلة كافة، كما يجب تسجيل الأسئلة التي لا يمكن الرد عليها وتجميع المعلومات عنها للرد عليها لاحقاً.
– يجب على الناطق الرسمي أن يتعامل مع كل الأسئلة بجدية دون استثناء ودون تكبر.
إدارة الإعلام
تعتبر حماية السمعة من الأولويات وذلك بواسطة إعلام الجمهور عن الإجراءات المتخذة لإصلاح الوضع والقضاء على الأخطاء الحاصلة مع تضمين هذه الإجراءات الإثباتات الحسية على إصلاح الأخطاء والاعتذار عنها. فالكوارث تفرض نفسها على وسائل الإعلام وهذا يمكن أن يضع أية مؤسسة تحت الأضواء ولكن لأسباب سيئة، لذلك فإنه من الضروري معرفة كيفية إدارة العلاقة مع وسائل الإعلام إذا نريد إيصال الرسالة بشكل جيد وإعطاء الصورة السليمة عن المؤسسة، كما أنه يجب تحضير لائحة بالأشخاص الغير مرغوب ظهورهم على وسائل الإعلام، مع إعلام فريق خلية الأزمة مسبقاً بهذا الأمر، لأنه من الصعب أحياناً مواجهة بعض الصحفيين العدوانيين ومن الأفضل إعداد ناطق إعلامي لهذه الغاية.
إن إعداد لائحة بالأسئلة الغير متوقعة والصعبة وتحضير إجابة ملائمة لها يعتبر من ضروريات التحضير لمواجهة الأزمة في أي وقت.
الاهتمام بالموظفين
إن نجاح عملية الإعلام باتجاه الجمهور الداخلي للمؤسسة من شأنه النجاح في السيطرة على الأزمة، لأن التوعية والمسؤولية في الأزمات يرشدان الموظفين عن كيفية التصرف في الخارج ولأن الموظفين هم الجمهور المعني مباشرة بالأزمة. لذلك يجب إعلامهم بانتظام بطبيعة الأزمة وأسبابها. إذ أن غياب المعلومات يفتح الباب على مصراعيه أمام الشائعات التي تسري بسهولة وتعكر المناخ، لهذه الغاية يمكن اللجوء إلى الإنترنت، والمذكرات الداخلية والاجتماعات.
إن تأثير الأزمة على الموظفين يترك أثراً حتى بعد انتهاء الأزمة، كالصدمات النفسية أو الانزعاج. وهنا يمكن اقتراح فرص للراحة والمساعدة النفسية لإزالة الرواسب الناتجة عن الأزمة.
بعد الأزمة
عندما تنجح في إدارة الأزمة يجب الانطلاق بسياسة إعلامية جديدة من نقطة خطة الأزمة، إذ أن الفشل الذي يتحول إلى نجاح يمكن أن يقوي مصداقية المؤسسة. يجب أن لا ننسى أن المبالغة في استخدام وسائل الإعلام قد يحول النصر إلى فشل.
كيف ينجح رجل العلاقات العامة في اعدد مؤتمر صحفي
العلاقات العامة هي الذراع الإعلامي وصوت المنشأة التي من خلالها نستطيع التأثير في المجتمع وإيصال الرسالة المراد توصيلها. فمثلاً قد يتم طرح منتج جديد أو خدمة جديدة أو حتى الدفاع عن موقف المنشأة أو توضيح الموقف فيجب استخدام العلاقات العامة في تسليط الضوء على الحدث ورسم الإستراتيجية الإعلامية المتكاملة لتغطية جميع النواحي الخاصة بطرح المنتج أو إيضاح موقف الشركة. .ومن هذا المنطلق نسلط الضوء على إحدى مهام العلاقات العامة وهي الإعداد للمؤتمر الصحفي. ‌أ. ما قبل المؤتمر ويعد تخطيط وتنظيم المناسبات ومنها المؤتمر الصحفي من مهام رجل العلاقات العامة فإلى الخطوات:
‌ب. في يوم المؤتمر
‌ج. ختام المؤتمر
د. المتابعة الإعلامية: منذ اليوم التالي لانعقاد المؤتمر يتم التالي:
1- متابعة الأخبار الصحفية والتغطيات الإعلامية في وسائل الإعلام المقروءة والمسموعة والإنترنت.
2- إعداد ملف صحفي يتضمن جميع التغطيات التي تمت.
3- تقديم تقرير شامل للمسؤولين عن التغطية الإعلامية للمؤتمر. ،