فن إدارة الوقت من أسرار النجاح

"ليس لدى وقت" عبارة نسمعها كثيرا ونقولها أكثر، ولكن بالتمعن فى معناها نجدها عبارة تخلو من الصحة والحقيقة فالوقت هو الحياة، وطالما أننا نحيا فنحن نملك الوقت، فالأولى أن نقول ليس لدينا قدرة على إدارة وتنظيم الوقت. أما عن الوقت فإننا نملكه ولدينا منه مقدار أعمارنا، ولكننا لا يمكن إيقافه أو التحكم به، فبمرور كل ثانية يذهب معها جزء من العمر ولن يعود أو يعوض، فحياة الإنسان ما هى إلا عدد من الثوانى، والوقت هو أثمن ما نملكه فى الحياة، ويمر من بين أيدينا فى سرعة متلاحقة، فزيادة قيمة الوقت يكمن فى حسن استغلاله محاولين تخفيض نسبة الضائع منه، واستثماره بأفضل صورة فسارع فى استغلاله لخير الدنيا والآخرة.
فإدارة الوقت تعنى فى المرتبة الأولى بإدارة الذات، بحيث يؤدى الإنسان ما عليه من واجبات، ويحقق توازن فى حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاته الاجتماعية وبين الرغبة فى الإنجاز فى عمله وطموحاته المادية. فإدارة الوقت هى إدارة الأعمال التى نقوم بعملها بأقل جهد وأقصر وقت خلال 24 ساعة فى اليوم بتحقيق واستخدام الطرق والوسائل التى تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته فى تحقيق أهدافه وخلق التوازن فى حياته محاولين فرض سيطرتنا على الوقت وليس العكس.
فبدون تحديد للهدف أو إدارة للوقت حياتنا تصبح كسفينة تتقاذفها الأمواج والريح بلا اتجاه محدد تسير وفقا للتيار، لا تدرى أين تذهب وكيف تتجه ولأى هدف تسير، وبالتالى كلما كانت خطَّتك مرسومة بشكل متقن، كلما وصلت إلى وجهتك بأمان. فأهم شيء فى إدارة الوقت بشكل صحيح أن تحدد الهدف منذ اللحظة الأولى ولتجعل هدفك الأسمى هو رضا الله ومن خلاله تضع أهداف حياتك، ومن ثم تخطط وقتك لتحقيق الأهداف التى حددتها، فالإنسان الذى يعرف كيف يستغل وقته، يكون أكثر سعادة من أولئك الذين يضيعون أوقاتهم من دون فائدة فالسعادة مرتبطة بما يحققه الإنسان من أعمال وإنجازات.
وما تنظيم الوقت إلا عملية إنجاز الكثير من الأعمال فى زمن قصير، وحل المشاكل بجهد أقل، وبالتالى تحقيق الاستقرار الاجتماعى والنفسى والعاطفى والوصول إلى الشعور بالسعادة والقوة والتفاؤل، بالإضافة إلى التخلص من التراكمات السلبية والحزن والقلق. فإذا كانت عملية تنظيم الوقت هذا هو مردودها فماذا يعيقنا عن تنفيذها؟ هناك عدة عوائق من أهمها عدم وجود أهداف أو خطط محددة، فبوجود هدف وخطة مسبقة يصبح تنظيم الوقت عملية يسيرة، والعكس صحيح، فإذا لم تخطط لحياتك فستصبح مهمتك فى تنظيم الوقت صعبة.
ومن المعوقات أيضا النسيان، وينتج عن عدم تدوين ما يريد الشخص إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات فلابد من تدوين الأفكار والخطط والأهداف حتى لا تكن أفكار عابرة قابلة للنسيان، فضع مفكرة صغيرة وقلما فى جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات، وتوقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات عليها وسيساعدك التدوين على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور الغير مهمة من خطتك، فالمرونة أثناء التنفيذ من أسباب النجاح. فكثيرا ما يقابلنا خلال خططتنا اليومية مقاطعات من الآخرين فى شكل زيارات مفاجئة أو طلبات ملحة أو مكالمات تليفونية، وقد لا تكون مهمة، عندئذ اعتذر بكل لباقة فعليك أن تقول لا فى بعض الأحيان، وأن تقارن بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك فى نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ دائما اختار المفيد الأولى الذى لا يؤجل أما ما يمكن تأجيله فيأتى فى المرتبة الثانية.
ومن أشد معوقات تنظيم الوقت التكاسل والتأجيل، وعدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار فى التنظيم، فتجنبه وركز على عملك حتى تنهيه ولا تشتت ذهنك فى أكثر من عمل وتوقف عن أى نشاط غير منتج. وأنظر إلى الوقت على أنه كنز ثمين بين يديك وتعلم من عالم النمل حسن استغلال كل لحظة فالنملة لا تترك دقيقة تمر دون عمل بالتعاون مع بقية أفراد المجموعة، وتأكد أن إتقان العمل يوفر الوقت فى الصيانة والإصلاح.
كما إن سوء الفهم للغير قد يؤدى إلى مشاكل تلتهم وقتك فابتعد عن المجادلة فهى مضيعة للوقت وأعلم أن الكلمة الطيبة تفعل مفعول السحر! ويمكنك من خلالها أن تربح ثقة الآخرين وتوفر الوقت الضائع فى مناقشات لا فائدة منها، وأترك ما لا يعنيك، لأن التدخل فى أمور لا تضر ولا تنفع يؤدى إلى مزيد من ضياع الوقت وعوّد نفسك أن تسامح الآخرين، حتى لا تدخل فى مهاترات مضيعة للوقت.
ودائما افصل بين واجباتك ومسئولياتك وأعمل بمبدأ هنا والآن فركز على ما تفعله الأن هنا ولا تجعل غيره يشتت تفكيرك وافصل بين القضايا التى تشغل تفكيرك وجزئها، وعالج كل قضية على حدة ولا تدمج المشاكل اليومية مع بعضها، وخصص لكل مشكلة وقتاً قصيراً لحلها، انسَ أى مشكلة تصادفك ولا تعطها أكثر من دقيقة أو دقيقتين من تفكيرك.. وبعد ذلك انتقل للتفكير فى أهدافك فتركيزك على المشكلة لن يحلها ولكن حلها يكمن فى وضع الحلول لها والبدء فى تنفيذها، وعند الفشل لا تيأس ولا تضيع وقتك فى منطقة التحصر على الفشل أو الإخفاق ولكن تعلم من الأخطاء وأجعلها تجربة تعينك على النجاح.
وابدأ فورا فى خطوات تنظيم الوقت أجعل أهدافك أمام عينيك وأجعل لجميع نواحى حياتك الشخصية والعائلية والاجتماعية والعملية والمادية أهداف تسعى إليها ثم إشرع فى تنظيم وقتك بوضع جدولا شهريا وأسبوعيا ويوميا لكل جانب من حياتك.
واستغل أوقاتك بوضع الأولويات ثم املأ الأوقات التى بينها بأشياء تفيدك مثل أوقات الانتقال من مكان سكنك إلى العمل يوميا احسبها كم تستغرق وكيفية استغلال هذا الوقت إما بسماع أشرطة تنموية أو بذكر الله أو حتى تنظيم ذهنك وتخطيط أولوياتك.
وعليك أن تدرك أهمية الوقت وتكن حازما مع نفسك كى تبدأ فورا فى وتعلم التفويض الجيد فلا تفعل كل كبيرة وصغيرة بيدك فيضيع اليوم منك. ونظم مكان عملك حتى لا تستغرق وقتا إضافيا فى إيجاد أشيائك، وركز على ما تفعل حتى تنهيه ولا تكرر المجهود، ولا تشتت ذهنك بأشياء تقاطعك وتعلم قول لا وكن منطقيا وواقعيا فى التخطيط وفى تحديد الأوقات الكافية لكل عمل.
ابدأ فى تنفيذ خططك بالمهام الصعبة أجعل أهم أعمالك فى بداية اليوم وأنت بكامل طاقتك وقلل من الأعمال الروتينية وتخلص من كل ما هو ليس ضرورى، وأحذر من لصوص الوقت مثل الهاتف والإنترنت والفضائيات والألعاب الترفيهية. وفى نهاية الأسبوع قيم نفسك، وأنظر إلى جوانب التقصير فتداركها، عليك بمقارنة ما سبق تخطيطة بما تم تنفيذه حتى تحدد الإيجابيات والسلبيات وتحدد الانحراف عن الخطة وإصلاحه. وأعلم أنك أنت مدير وقتك فضع أهدافك وحدد أولوياتك وحدد النشاطات وبرنامجها الزمنى وعندئذ ستجد أنه أصبح لديك وقت.