د. شيماء فوزي عزيز تكتب: استراتيجيات الاتصال ودورها في إدارة الأزمة بالمؤسسات

الأزمات هي الحدث المفاجيء السيء الذي يحدث بشكل غير متوقع والذي يتسبب في يتسبب في حدوث العديد من الاضرابات في بيءة العمل.
لذالك فان نجاح الاتصال في إدارة الأزمة يتطلب توفر استراتجيات اتصالية يتم اعدادها مسبقا قبل حدوث الأزمة مع ضرورة اختبار كفاءتها للتاكد من صلاحيتها، لذالك فان كل المنظمات المعاصرة تهتم بتحضير استراتجيات اتصال مسبقة لمواجهة الأزمات المحتملة، خاصة وأن كل ازمة تتطلب اسلوب اتصال مختلف لتقليل الآثار الوخيمة واتخاذ القرارات الصاءبة في الوقت المناسب، لذالك فاءن الاتصال هو تبادل المعلومات بين الراسل والمرسل الية.
وهذا الاتصال يكون عبر قنوات مرءية، مسموعة، مكتوبة،شفوي، رقمي مثل الكمبيوتر، أو الايماءات والتعبير بالوجوة
وعادة ما يكون التواصل في المؤسسات عبر البريد الإلكتروني، مؤتمرات الفيديو،اجتماعات، مكالمات هاتفية،
كل ذالك قنوات تزيد من حرص تحقيق الأهداف بالمنظمات وتساعد علي التواصل السريع قبل وبعد حدوث الأزمة.
لذالك فان فريق إدارة الأزمة لا بد لة من وضع الاستراتيجيات الاتصال في المقام الأول لكشف المشكلة ثم البحث عن حلول وحدود الأدوار وفقا لذالك،
لذا فلا بد من فريق عمل ادارة الازمات اشراك الناس المحيطين بهم أي جمهور المنظمة للتاكد من أن الاستراتيجية المتبعة ناجحة، ولا بد من تحقيق أهداف واضحة لأن ذلك يساعد علي جودة الاتصال.
التقييم، أمر هام جدا تقييم الخطة ووساءل الاتصال أثناء تطبيقها لمعرفة مدي نجاح الخطة وإجراء التعديلات الازمة إذا كان هناك ما يتطلب ذالك وتعديل المسار إذا ما كان الأمر يتطلب ذالك.
من سمات الاتصال الناجح السرعة استخدام الوسائل الأكثر سرعة لوصول الرسالة
لذا فاءن إدارة الأزمة من أهم عوامل نجاح تلك العملية هو نجاح الاتصال وقنواتة وذالك بالتخطيط والاستعداد بدراسات اهتمت بعملية اتخاذ القرار والاهتمام بالاجراءات الوقاءية وهذا يؤثر كثيرا علي تقليل الخسارة.مثال علي ذالك أزمات الاحتراف الإلكتروني للشركات لانظمتها الالكترونية لذا علي الشركات التي لها مواقع علي الشبكات العنكبوتية تتهياء بملفات وحلول لادارة ازمة القرصنة علي معلوماتها الالكترونية.
من الأزمات أيضا ما حدث لشركة ناشونال
كول للتعدين واستخراج الفحم في امريكا حيث واجهت الشركة العديد من الاحتجاجات المتكررة في اواءل الالفية الجديدة تلك المواجهات كان يقودها نشطاء مهتمين بالحفاظ علي البيءبة حيث قال مدير الشركة أن الشركة لديها خطط معدة للتنفيذ تتعلف بكيفية الرد علي أي ازمة تواجهها بداية من التعامل
مع المتجاوزين، إلي التهديد باستخدام القنابل مرورا بتهديد العاملين.
وتتميز المنظمات العالمية البكري لديها إدارات خاصة لإدارة الأزمة وتجتمع بشكل منتظم للتكهن بالازمات المتوقعة ووضع خطط وحلول وليس حل واحد وذالك باستخدام الحل الأول إذا لم يجدي يتم استبدالة بالحل الثاني...هذا بالإضافة إلي الاطلاع علي تاريخ وحاضر المنظمات المماثلة في نفس النشاط وما واجهتة من أزمات وأساليب الحل..مع مراعاة الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة والمشكلات المتوقعة ووضع الحلول المختلفة.
لذالك ينبغي لاءي خطة ناجحة من خطط مواجهة الأزمة أن تشمل علي وساءل الاتصال مقبولة وفعالة تساعد بكفاءة علي حل.