السماح لأعضاء مجالس إدارات البنوك بالمشاركة فى الاجتماعات بالهاتف والفيديو

أصدر البنك المركزى ضوابط جديدة تنظم اجتماعات مجالس إدارات البنوك والسماح بمشاركة أعضاء مجالس الإدارات من خلال الاتصال الهاتفى أو الفيديو.
وشملت الضوابط أن يتم اجتماع مجالس إدارة البنوك مرة واحدة على الأقل كل شهر بدلا من كل شهرين، وبحد أدنى 12 مرة خلال العام.
وسمح البنك المركزى بموجب التعديلات الجديدة، بمشاركة الأعضاء فى الاجتماع من خلال الاتصال الهاتفى أو الاتصال عبر الفيديو، شرط أن يتضمن النظام الأساسى للبنك إمكانية المشاركة فى الاجتماعات من خلال الهاتف والفيديو، مع وضع إجراءات معتمدة من المجلس لعقد الاجتماعات بهذه الوسائل.
واشترط المركزى أن يشمل الحد الأدنى لهذه الإجراءات أن يكون الحضور الفعلى هو الأصل، مع موافقة رئيس المجلس وإبلاغ أمين سر المجلس حال تعذر الحضور وبما لا يتعدى 4 مرات خلال العام بالنسبة للعضو الواحد، مع اشتراط أن يكون أغلبية أعضاء المجلس حاضرين فعليا.
وشدد البنك المركزى أن مشاركة عضو مجلس الإدارة عبر الفيديو أو الهاتف تعتبر فعلية ويحق له التضويت ويتم حسابه فى النصاب القانونى لانعقاد المجلس وصحة القرارات الصادرة عنه.
واشترط المركزى وضع إجراءات واضحة للتأكد من سلامة وأمن وسائل الاتصال المستخدمة فى حالة مشاركة عضو مجلس الإدارة بالهاتف أو الفيديو، وأن يتم الالتزام بمجموعة من التعليمات منها، استخدام تكنولوجيا التشفير اللازمة لحماية سرية وسلامة الاتصال وجميع البيانات والمعلومات المتداولة خلاله.
وشملت التعليمات أيضا، تطبيق جميع الإجراءات والضوابط التى تضمن حماية نظام الاتصال من الدخول غير المصرح به، وأن يكون المشغل الرئيسى System Backend للخدمة خاصا بالبنك ومتواجدا داخل مركز المعلومات الرئيسى ومؤمن ب جميع وسائل حماية المعلومات.
ومنعت التعليمات استخدام أية أجهزة اتصال متصلة بمشغل خدمة أو مركز معلومات خارجى Cloud Based، كما أوجب على البنوك القيام باختبارات الاختراق لعمل تقييم مفصل ومتعمق للوضع الأمنى قبل البدء فى استخدامه وعقب إجراء أى تعديلات جوهرية.
وأضاف البنك المركزى مجموعة من المهام إلى أمين سر المجلس، منها تسجيل الحضور الفعلى أو من خلال الهاتف أو الفيديو، وأن يؤكد المشارك عبر الفيديو أو الهاتف على استلامه كافة المستندات وجدول الأعمال.
كذلك يتولى أمين السر إعداد محاضر الاجتماع وتوقيعها وإرسال نسخة منها لأعضاء المجلس لاعتمادها سواء الحاضرين فعليا أو عبر الهاتف أو الفيديو، بالإضافة إلى حفظ تسجيلات الاجتماع عن طريق استخدام جهاز مخصص يسمح بتأمين التسجيلات، ضمن سجلات البنك لمدة تتوافق مع ما تحدده سياسات البنك وفقا للضوابط والتعليمات القانونية.
وفى حال وجود أية تعليقات أو تعديلات من قبل أى من الأعضاء، يقوم أمين السر بتعديل المحضر وتقديمه فى الجلسة التالية لاعتماده من مجلس الإدارة.