الطريقة الصحيحة لكتابة بريداً إلكترونياً خالياً من الأخطاء

قد تكون رسائل البريد الإلكتروني خادعة، وسواء كنت تتواصل مع جهة اتصال جديدة أو إن كنت ترسل خطاباً غاضباً إلى صندوق الوارد لطاغية العمل لديك، فثمة طن من الأخطاء التي تُرتكب في أثناء القيام بذلك.
وصمم موقع The Business Backer قائمة تحتوي على خلاصة ما ينبغي القيام به وما ينبغي تجنّبه عند كتابة البريد الإلكتروني عبر 36 خطوة للوصول إلى البريد الإلكتروني الأمثل، حسب صحيفة "هافينجتون بوست" الأمريكية، عن موقع Business Insider.
صياغة عنوان فعَّال
1- اكتب عنواناً للبريد الإلكتروني، فإن لم تكتب سيكون خطأً كبيراً؛ لأن خلو سطر العنوان من أي شيء يؤدي في الغالب إلى تجاهل الرسالة.
2- ينبغي أن تكون مُحدّداً، وأن يحتوي العنوان على ما تشير إليه تماماً: مثل اجتماع ما، ما يُمكِّن المُتلقِّي من تحديد أولوية رسالتك بسهولة.
3- كن موجزاً، واجعل عدد حروف العنوان أقل من 30 حرفاً؛ كي يظهر العنوان كله عبر إشعارات الهواتف الذكية.
4- تجنَّب استخدام كلمة "هام" أو "عاجل"، ولا تفعل ذلك إلا إذا كانت مسألة مُلِحَّة حقاً.
افتتاحية المحادثة
5- استخدِم تحية مهذبة؛ إذ إن استخدام عزيزي Dear أو أهلاً Hi في أعلى الرسالة يمكن أن يمنع رسالتك من أن تبدو شديدة الحدَّة.
6- اجعلها شخصية، واستخدم أسماءهم؛ فقُرَّاء رسائل البريد الإلكتروني لديهم عادة تجاوز الكميات الضخمة من الرسائل المُرسلة.
7- اذكر غرضك من رسالتك مباشرة. ينبغي لك أن تتيح للمُستقبِل معرفة النقطة التي تتمركز حولها رسالتك خلال الفقرة الأولى، قبل أن يبدأوا في القراءة السريعة.
8- تجنَّب اختصار الأسماء، فينبغي ألا تكتب "عبده"؛ بل "عبد الرحمن"، وألا تكتب "دايف" بل ديفيد".
استخدام اللغة المناسبة
9- كن حذراً من استخدام رموز الإيموشنز. تعتبر هذه الرموز لطيفة مع المحادثات غير الرسمية، إلا أن الأفضل هو الامتناع عن استخدامها مع المواقف العملية والرسمية.
10- استخدِم الأحرف الصغيرة والكبيرة (مع اللغة الإنكليزية) بطريقة ملائمة. فالحروف الصغيرة تجعل الرسالة تبدو كسولة، كما أن استخدام الحروف الكبيرة على الدوام تجعلك تبدو كما لو كنت تصرخ.
11- اقرأ رسالتك قبل إرسالها؛ حتى تتأكد من أن اللغة المُستخدَمة تحمل غرضك من الرسالة. كما أن رسائل البريد الإلكتروني لا تصاحبها لغة جسدية أو تعابير للوجه.
12- تجنَّب الإكثار من استخدام اللفظات الأوائلية (الاختصارات)؛ لأنه ليس جميع الأشخاص يتعرفون عليها أو يفهمونها. فلا تستخدمها إلا إذا استخدمها المرسَل إليه من قبل.
تذكَّر استخدام علامات الترقيم
13- استخدم علامات الترقيم الملائمة؛ لأنها قد تغير معنى الجمل، فمثلاً يختلف معنى جملة "ما أعظم منتجات هذه الشركة!" عن "ما أعظم منتجات هذه الشركة؟".
14- اترك مسافة بين الفقرات؛ إذ تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الممتلئة صعبة عند القراءة، كما قد تُفتَقد نقاطك الهامة في هذا الجدار النصّي الممتلئ.
15- استخدم نقاط الترقيم والقوائم المُرقَّمة. فهذا يُسهِّل على المُتلقِّي التأكد من أنهم تعرضوا لجميع نقاطك.
16- لا تبالِغ في استخدامها؛ إذ إن كثيراً من علامات التأثر أو علامات الاستفهام (مثل !!!، أو ؟؟؟) سيبدو في أفضل الظروف غير احترافي، وفي أسوأ الظروف سيبدو نوعاً من الفظاظة.
أضف الملحقات بأفضل طريقة
17- اجعل الملحقات صغيرة بقدر الإمكان. يمكن أن تفعل ذلك من خلال ضغط الملفات أو إرسال صور أقل جودة إن أمكن ذلك.
18- استخدِم برنامج مسح فيروسات جيداً؛ لأن الملحقات تعتبر وسيلة شائعة لنشر الفيروسات، وهو سيئ لك وللمُتلقِّي.
19- أشِر إلى الملحقات في صدر الرسالة، ولا تنسَ أن تُعلِم مُستَقبِل الرسالة بماذا يمكنهم أن يفعلوا بالملحقات.
20- لا تُرفِق ملفات غير ضرورية؛ لأنها تستهلك مزيداً من المساحة. إن أُرسل إليك مرفقات كثيرة عبر Gmail، فيمكنك أن تحفظها على جوجل درايف.
اذكر ما تريده تحديداً
21- اختم الرسالة بطلب محدد لاتخاذ قرار أو تحرك؛ إذ إن ذكر ما تريده منهم في النهاية يعني أنهم سيعلمون ما ينبغي لهم فعله.
22- اجعل طلبك واضحاً، واجعل ذلك سهلاً على المُتلقي؛ حتى يتخذ القرار أو التحرك، عن طريق وضع الطلب في جملة منفصلة أو في نقاط ترقيم.
23- اطرح أسئلة استباقية، واعرف ما المعلومات التي يحتاجها المُتلَقِّي؛ كي تتجنب حدوث سلسلة طويلة من التبادل المتكرر لرسائل البريد الإلكتروني حول الموضوع نفسه.
24- لا تنسَ أن تشكر مُستقبِل الرسالة، فمن الأدب أن تشكرهم على وقتهم.
استخدم توقيعك بطريقة مُثلى
25- اجعل رسالتك تحتوي على وسائل أخرى للتواصل معك. إن صار الموقف أكثر إلحاحاً، فينبغي أن يجدوا رقم هاتفك بسهولة.
26- استثنِ توقيعك من رسائل الرد المكررة حول الموضوع نفس؛ لأن استخدام توقيعك كل مرة تردّ فيها عند حدوث سلسلة طويلة من التبادل المتكرر لرسائل البريد الإلكتروني حول الموضوع نفسه- سيجعله أطول.
27- تجنَّب استخدام اقتباسات دينية أو سياسية؛ إذ إنها ليست ذات صلة، كما أنها تعني أشياء مختلفة للأشخاص المختلفين.
28- لا تضِف صوراً؛ لأنها تزيد من حجم رسالة البريد الإلكتروني، وفي بعض الأحيان تُرسل على أنها ملحقات.
أشياء لا تفكر فيها عند الرد
email subject
29- أجِب عن جميع الأسئلة التي طُرحت، وإلا فسيضطرون لمخاطبتك مرة أخرى.
30- أجب بسرعة؛ إذ إن أرباب الأعمال والعملاء يتوقعون رسالة بريد إلكتروني على الأقل؛ لإشعارهم بتسلّم رسالتهم خلال 24 ساعة.
31- ابدأ رسالة بريد إلكتروني جديدة لأي موضوع جديد. فبدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني السابقة، اكتب رسالة جديدة لكي تُفرِّق بين سلاسل الرسائل المختلفة.
32- لا تُنشِّط الرد الآلي إلا إن كنت غير موجود. وإن كنت تمتلك رداً آلياً لأنك شديد الانشغال، فوفّر وسيلة اتصال بديلة.
آداب رسالة البريد الإلكتروني الجماعية
33- استخدِم حقل "إلى" To وحقل "نسخة كربونية" CC بمزيد من العناية؛ إذ إن حقل "إلى" يعني أنك تنتظر رداً من هذا الشخص، أما حقل "نسخة كربونية" فيعني أنك ترسل له للإحاطة فقط.
34- استخدِم حقل "نسخة كربونية صماء" (BCC) لحماية الخصوصية. عندما تراسل أكثر من شخص، ولم يحظوا بإذن مشاركة عناوين بريدهم الإلكتروني، فلا تستخدِم النسخة الكربونية العادية.
35- كن واضحاً عندما تكتب رداً للجميع. فعندما تكتب التحية في رسالة رد للجميع، وجِّهها إلى الأشخاص الذين ترغب منهم في أن يتخذوا قراراً أو تحركاً كي تتجنب الالتباس.
36- لا تضِف مُستقبِلين غير ضروريين. تأكَّد من وجود سبب لإضافة كل فرد ضمن مُتلقِّي رسالة البريد الإلكتروني.
تمتلك رسائل البريد الإلكتروني أهمية بين أنماط التواصل في عصرنا الحالي. إلا أن انتشارها ينبغي ألا يكون عذراً أمام ارتكاب الأخطاء الشائعة عند صياغتها. ومن خلال إدراك ما الذي تكتبه، يمكنك أن تتفادى كثيراً من الأخطاء الفادحة التي يمكن تجنبها.