21 خطأً يقع فيها كثيرون بسبب البريد الالكتروني

في ظل وابل الرسائل الإلكترونية التي نتلقاها يومياً، من الصعب الحفاظ على عادات مهنية أثناء تعامله مع رسائل بريده الإلكتروني.
وحسب صحيفة "هافينجتون بوست" الأمريكية، لكي نُسهل الأمر توجه موقع Business Insider لسؤال الخبراء حول بعض السلوكيات غير المهنية التي يمكن أن ترتكبها أثناء إرسال رسائلك الإلكترونية، إن إتقانك لإيتيكيت إرسال الرسائل الإلكترونية لا يعني أنك ستُرسل رسائل نثرية مُتقنة في كل مرة قد يستغرق ذلك وقتاً طويلاً إذا استطعت أن تتجنب العادات السيئة ستكون على أعتاب بداية رائعة.
1- إرسال رسائل "عاجلة" وهي ليست كذلك
تقول رئيس قسم الموارد البشرية بموقع CareerBuilder روزماري هيفنر، رئيس قسم الموارد البشرية بموقع CareerBuilder "مثل الطفل الذي يبكي خشية الذئب، إذا كنت تُسيء استخدام علامة الرسائل العاجلة سيصرف الجميع انتباههم عن رسائلك بعد وقت قصير، فحينما ترسل رسالة عاجلة بالفعل لن يُعيرها أي شخص على السواء اهتماماً
2- الكتابة بالحروف الكبيرة (ALL CAPS)
عليك أن تُغلق مفتاح الأحرف الكبيرة (caps lock) على لوحة المفاتيح إذا كنت لا تريد إصابة المُرسل إليه بأزمة قلبية، وقلل من استخدامك لها ليقتصر على النقاط التعجبية.
3- أن تكون عفوياً للغاية
رغم أن لهجة كتابتك للرسالة تعكس علاقتك بالمرسل إليه إلا أن المزيد من استخدام الكلمات الرسمية قد يفقد رسالتك المهنية، وتنصح بأن تتحلى بالحصافة أثناء استخدامك العلامات الاستفهامية والرموز والنص الملون والخطوط الوهمية ورسائل shorthand.
أما خبيرة الإيتيكيت والكياسة روزاليندا أورابزا راندال فتقول أسوأ ما في الأمر أنه لا يستطيع أحد فك الاختصارات بسرعة، وتقول "عليك أن تكون منتبهاً على الأخص إذا كنت تتعامل مع أشخاص من أجيال مختلفة أو بينكم حواجز لغوية أو أشخاص يفضلون طريقة أكثر رسمية في الكتابة".
4- أن تكون حاداً للغاية
في نفس الوقت لا نريدك أن تتحول إلى روبوت، "نتفق مع إظهارك القليل من الحماس وقوة الشخصية" هكذا أشارت فيكي أوليفر مؤلفة كتاب 301 إجابة ذكية على أسئلة إتيكيت الأعمال الصعبة ومؤلفة كتاب 301 إجابة على أسئلة مقابلات العمل الصعبة، وأضافت بأسف أنها أحياناً تتلقى رسائل إلكترونية من سطر واحد، وتبدو كأن مرسلها هو روبوت.
5- الإجابة على الجميع
تقول هيفنر "إن رسائل البريد الإلكتروني ليست جزءاً من غرفة الاستراحة إنها أداة اتصال" إذا كنت تجيب عن رسالة أُرسلت إلى مجموعة تأكد أنك تجيب على الجميع إذا ما كان ردك هاماً جداً لكل شخص يستلم رسالتك".
6- إرسال نسخة من الرسالة إلى شخص ثالث دون موافقته
على أقل تقدير تُعتبر مشاركة معلومة لا تخصك أمراً مزعجاً وقد تعرضك للمسؤولية، إذا كنت تضيف عميلاً إلى رسالة علق مديرك بشيء ما عليها أو شاركته رسالة بها زميل بالعمل حيث شارك زميل آخر معلومات شخصية بنفس الرسالة "فإن لا أحد يفضل وجود شخص قرر إضافة غيره بدون استئذانه أولاً"حسب هيفنر، وتًعتبر أفضل قاعدة عامة لهذا الأمر هي أن لا تفترض أن مشاركة رسالة مع شخص جديد بالمحادثة أمر عادي.
7- النسخ المخفية
تقول أوليفر "لست من كبار المؤمنين بالنُسخ المَخفية في المراسلات" وتضيف "عندما أتلقى رسالة أُخفي اسمي من المطلعين عليها، أول شيء يخطر بذهني هو من تم إخفاء اسمه هو الآخر"؟.. وتقول أن إخفاء الأسماء يبعث رسالة بانعدام الثقة والسرية، وتقترح "إذا كنت بحاجة لإرسال رسالة لشخص ما ليس مُدرجاً بشكل تقني في حلقة الرسائل قم بنسخ الرسالة وأرسلها في رسالة إلكترونية منفصلة.
8- إرسال رسائل إلكترونية في الساعة الثالثة صباحاً
تقول أوليفر أنها نفسها فعلت ذلك أحياناً "لأنك في بعض الأوقات تستيقظ مبكراً وتشعر بالرغبة في الإنتاج"، لكنها تحذر من أن ذلك حتى في عالم العمل 24 ساعة على مدار أيام الأسبوع، مشيرة إلى أن أغلب الناس تنظر إلى التوقيت وتنسبه نقطة ضدك فعلى أفضل تقدير ينظر إليك على أنك مبالغ في الإخلاص لعملك لدرجة أن ليس لديك وقت للحياة، وعلى أسوأ تقدير سيظنون أنك شخصية استحواذية، وتنصح بأنه إذا دفعك الإلهام للعمل في المساء عليك كتابة الرسالة وحفظها في المسودات وإرسالها أثناء ساعات العمل.
9- استخدام عنوان غامض للموضوع
"إنه إنا" "أهلاً" "لمعلوماتك " لا تُعطي هذه الكلمات أي دلالة للمُرسَل إليه حول المُرسِل ولذلك من غير المحتمل أن يفتح رسالتك، يقول راندال "لا تؤدي أي من هذه الكلمات إلى ردٍعاجل، وتكون رسائل العمل جيدة عندما تتسم بالوضوح والتركيز، مقدمة للمُرسَل إليه فكرة تدفعه للقراءة والرد السريع".
10 - عدم وضع عنوان من الأساس
كما تقول خبيرة التوظيف بموقع TopResume أماندا أوغسطين قد يكو ن هذا الأمر مُزعجاً للمتلقي الذي أُجبر على فتح الرسالة ليكتشف مضمونها.
11- البدء بجملة يتضمنها آخر سطر في الموضوع الذي أنهيته بمتن الرسالة
إذا بدأت بفكرة أو سؤال انتهت به الرسالة فإن القارئ سيضطر رغماً عنه إلى فتح الرسالة أيضاً وهو ما يعتبر أمراً مزعجاً، الهدف أن تتمتع بالوضوح وتحترم وقت المُرسَل إليه.
12- عنوان رسالة مثير للسخرية
إذا كنت ترسل رسالة بصفة مهنية سواء كانت تخص عميلاً أو زميلاً أو صاحب العمل المُحتمل تجنب إرسالها من عنوان بريد إلكتروني شخصي أو غير مُخصص للعمل، يمكن لأي شيء مثير أو جنسي أو فظ أو لا قيمة له أن يعطي انطباعاً سلبياً عنك منذ الانطلاقة الأولى، وتنصح راندال أنه إذا كنت تُصر على الاحتفاظ ببريد إلكتروني كهذا S3xyCan1@netscape.net, يجب على أقل تقدير إنشاء بريد آخر منفصل للرسائل المهنية.
13- أن يتضمن اقتباسات جذابة أو طويلة جداً
" إذا كان لديك أسفل توقيعك فهذا أمر مقبول، من المُرجح أن لا تُقرأ الرسائل الطويلة وتأخذك بعيداً عن اللهجة المهنية وتصبح مُتعبة للقارئ" "عليك أن تجعل رسالتك وثيقة الصلة بعملك أو صورتك".
14- إرسال العديد من الرسائل الشخصية
تقول راندال إن إرسال النِكات والقصص المؤثرة والاقتباسات التحفيزية في مناسبة ما قد يُضفي البهجة على حياة شخص ما لكن الممكن أن يصبح الأمر مملاً سريعاً، وتضيف، ليس مهماً مدى حسن نيتك لأن تعبئة بريد زميلك بالعمل بالعديد من الرسائل يومياً قد يدفعه إلى الحذف التلقائي.
15- إشعار سري في نهاية كل رسالة
عندما تُرسِل محتوى أو صورة عبر البريد الإلكتروني فإن الأمر يرجع إلى تقدير المستلم ما إذا كان يبقيها سرية أم لا، وبدلاً من ذلك تقترح راندال أن يطلب مرسل الرسالة من المستلم سرية المضمون قبل إرسال أي شيء حساس مما يؤهله للقبول، ويمكنك الاحتكام إلى هذه الموافقة إذا خرج عن الاتفاق.
16- أن تكون طائشاَ
قد يكون من المُغري إظهار القليل من الغضب خلال متابعتك للبريد الإلكتروني، وبالأخص عندما تكون في انتظار شيء لم يُرسل إليك بعد، ولا تنصح أوليفر بهذا الأمر على الإطلاق، وتقول "دائماً ما يتذكر الناس الرسائل التي بها إساءة ولهذا السبب لا ينبغي إرسالها، بدلاً من ذلك عليك بكتابة الرسالة التي تريدها ثم الاحتفاظ بها بالمسودات الخاصة بك لمدة 48 ساعة ثم مراجعتها لإخراج ما بها من طيش، "سيساعدك ذلك على إنجاز هدفك سريعاً لأنك ستنجح كشخص صبور تتحلى بالمهنية وسيكون النقيض تماماً إذا ما كنت سليط اللسان".
17– أن تكون مقتضبة
تقول أوليفر إذا ما كنت على صلة بالمرسل إليه حقاً قد لا تكون بحاجة إلى استخدام الجماليات بالرسالة، "لكن إذا ما كان الشخص الذي تكتب له زميل عمل أو عميلاً ستلجأ إلى استخدام جزء من المداراة. لذا استخدم كلمات مثل "من فضلك" "أشكرك" واختتم رسالتك بكلمات مثل "حسناً"
18- العديد من الأخطاء
"أرسلته عبر هاتفي الذكي" هذا ليس عذراً لرسائل البريد الإلكتروني المُقززة، تنتقد أوليفر احتساب الخطأ إذا كان من خلال جهاز الكمبيوتر وقبوله من خلال الهاتف مشيرة أن الجميع أصبح يرسل رسائله عبر الهاتف، ويُعتبر وجود أكثر من خطأ في الرسالة الواحدة أمراً غير مهني، إذا كانت الرسالة بهذه الأهمية التي تجعلك ترسلها وأنت في الطريق فمن الأحرى أن تراجعها جيداً قبل إرسالها.
19- علامات الترقيم المزعجة
تقول باربرا باشتر مؤلفة كتاب أساسيات إتيكيت إدارة الأعمال، إذا ما قررت استخدام علامة تعجب اختر واحدة فقط للتعبير عن الحماس"، وأوضحت ستكون النتيجة عندئذٍ رسالة عاطفية وغير ناضجة لأقصى تقدير، ينبغي استخدام علامات التعجب باعتدال في الكتابة".
20- خطوط غير مهنية
اللون الأرجواني الفُكاهي له وقته ومكانه، ربما؟ لكن في مراسلات العمل عليك استخدام الخطوط والألوان والأحجام التقليدية، القاعدة الأساسية هي: ينبغي أن يكون من السهل على الآخرين قراءة رسالتك، وتنصح "عموماً من الأفضل استخدام خطٍ بحجم 10 أو 12، ونوعٍ من السهل قراءته مثل Arial Calibri, or Times New Roman، وبالنسبة للألوان فالأسود هو أفضل اختيار.
21– أن تكون الرسالة طويلة
يقضي أغلب الناس ثواني ليس دقائق أو ساعات في قراءة البريد الإلكتروني ويُلقي الكثير من الناس مجرد نظرة عليه لذا ضع ذلك في الاعتبار أثناء كتابة الرسالة، من الصعب قراءة كتل كبيرة من النص، لذا من الأفضل أن تُقسم الرسالة إلى فقرات قصيرة، وتُعد النقاط والقوائم المرقمة هي الأسهل في الاستيعاب.