القواعد العشرون لإرسال "بريد إلكتروني"

تقدم لكِ "البوابة نيوز" 20 قاعدة أساسية خاصة بالرسائل الإلكترونية (الإيميل).
1- لا ترسلي أبدا إيميل بدون كتابة عنوان له، لأن العنوان يحفظ الرسالة الإلكترونية من الضياع كما أنه يدل على أنك مهتمة أكثر بالتفاصيل ولديك مستوى عال من التركيز.
2- تأكدي من كتابة "السيد/السيدة" قبل كتابة اسم المرسل إليه.
3- قبل إرسال الإيميل، تأكدي من اسم المرسل إليه جيدا، راجعي طريقة الكتابة الصحيحة لاسمه مرتين أو ثلاث مرات، فلا يوجد شيء مزعج أكثر من كتابة اسم الشخص بطريقة خاطئة. وهذه من أولى القواعد الأساسية في إتيكيت إرسال البريد الإلكتروني.
4- لابد أن تقومي بكتابة تحية وخاتمة في كل الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل.
5- الإيميل الذي يحتوي على كثير من الأخطاء اللغوية والنحوية لا يؤخذ بمحمل الجد على الإطلاق. وسوف يظهر ذلك أنك غير مهنية بأي شكل من الأشكال.
6- في حالة طلب شيء من شخص، لابد أن تكتبي في البداية من فضلك أو رجاء وفي النهاية كلمة شكرا.
7- تجنبي التحدث بشكل عام في الرسائل البريدية، بل كوني مباشرة في طلبك، فلا حاجة إلى تبادل العديد من الرسائل لتوضيح ما تريدينه.
8- شيء آخر هام يتعلق بآداب إرسال الإيميلات تدور حول المرفقات، لا أحد يحب أن يمكث وقتا طويلا حتى يتم تحميل ملف، ففي حالة إرسال ملف كبير الحجم أو عدة ملفات، قومي بضغطه أولا بأحد برامج الضغط الشهيرة ك ZIP، أو استخدمي موقع wetransfer لرفع الملفات عليه ثم ضعي رابط تحميل ملفات في الرسالة الإلكترونية.
9- غالبا ما يكون للإيميلات الغاضبة أو شديدة اللهجة تأثيرا سلبيا. لذا إذا كنت سترسلين بريدا إلكترونيا تشكين فيه من شيء ما، فقومي بقراءته أكثر من مرة بعد كتابته أو اتركيه جانبا حتى تهدأي أو اجعلي أحد الأشخاص من أهل الثقة يقرأونه بدلا منك، ومن ثم قومي بإرساله.
10- لا تقومي بإدراج كثير من علامات الاستفهام أو التعجب بجانب بعضها لأنها تدل على عدم المهنية. وهذه قاعدة أخرى من إتيكيت إرسال البريد الإلكتروني التي غالبا ما يغفلها الكثيرون.
11- لا تقومي أبدا بكتابة اسم مستعار "اسم الدلع" في البريد الإلكتروني لأي شخص تقومين بمراسلته.
12- ابدأي دائما الرسالة الإلكترونية بتحية رسمية أي اكتبي عزيزي أو عزيزتي... ثم اتبعيها باسم المرسل إليه ولقبه. يمكنك أن تبدأي بتحية غير رسمية مثل أن تكتبي هاي إذا كنت على علاقة وطيدة بالمرسل إليه.
13- تأكدي من ردك على جميع الإيميلات التي تأتي لك في البريد الوارد حتى لو بكلمات بسيطة أو كلمة شكرا. فعدم طلبهم منك الرد، لا يعني أنك لا تقومي بالرد.
14- في أيام المناسبات والأعياد، تأكدي من إضافة: نتمنى لكم عطلة سعيدة أو كلمات تليق بالمناسبة، فهذه الجملة البسيطة تعطي انطباعا رائعا.
15- لا تزعجي الآخرين بكثير من الرسائل الإلكترونية واختيار "الرد على الكل" عدا ما لا يستدعى الموقف سوف يظهر عدم تركيزك وترددك، إذا كنت ترغبين في إرسال شيء هام لأكثر من شخص قومي بضمهم في رسالة واحدة CC، أما إن كنت ترغبين في إرسال نفس الرسالة الإلكترونية إليهم بحيث لا تظهر العناوين البريدية لكل المرسل إليهم، استخدمي خاصية BCC.
16- بعد الانتهاء من اجتماع هاتفي أو مكالمة عمل، تأكدي من إرسال التفاصيل الهامة في بريد إلكتروني لكي يكون كل شيء واضحا ودقيقا.
17- حافظي على تنظيم الرسالة الإلكترونية بشكل بسيط، أي قومي بتقسيمه على هيئة فقرات حتى يسهل قراءته دون أن يزعج العين.
18- إن أردت التركيز على نقاط ما في الإيميل، يمكنك كتابتها بخط عريض.
19- تأكدي من استخدامك للخط في شكله الأساسي، وابتعدي عن الخطوط غير التقليدية والخلفيات الملونة لأنها تشتت القارئ كما أنها تصعب من عملية القراءة، فضلا عن أن هذه الأشياء يقوم بها الأطفال.
20- إذا كنت ستعيدين إرسال بريد إلكتروني مرسل إليك بطريقة forward، امسحي أي بيانات خاصة أو أي دردشة كانت بينك وبين الشخص الذي أرسل لك البريد مسبقا.