فن وآتيكيت التحدث في الهاتف

التحدث في الهاتف سواء المحمول أو هاتف المنزل وحتي الشركة له أصول خاصة سواء كنت المتصل أو المُجيب لكل شخص قواعد خاصة و فن يجب ان يلتزم بيه اثناء التحدث وهذا كله مفيد لك ، فحتمًا ان التواصل عبر الصوت لا يوصل إيماءات الجسم او حتي يوصل الأفكار بنسبة 100% كما تقعل المقابلات الشخصية وجهًا لوجة و حتي لا تقع في اي لبس أثناء التحدث أو يُعيب الأخرين عليك ، من خلال موقع ثقف نفسك يمكنك إتباع بعض القواعد اثناء التحدث في الهاتف وهي ما ستجنبك الكثير فيما بعد .
هناك بعض القواعد العامة التي يجب مراعتها من الجميع أثناء التحدث في الهاتف أو حتي أستخدامة سواء كنت متصل أو مُجيب فهذه قواعد عامة نعرضها عليك ومن ثم نتطرق للقواعد الخاصة بالمُتصل والمجيب .
1- لا تتحدث في الأماكن المغلقة :
حتي وإن كنت بعيداً عن عن الأشخاص في هذا المكان المغلق على بعد 10 أقدام فما زال بإمكانهم سماعك ! ف تجبرهم على سماعك بمجرد تواجدهم في هذا المكان لأن لكل شخص حيز مكانى لا يجب تخطيه حتى لا يشعر الأخرين بالضيق وعدم الإرتياح فيجب أن تبعد مسافة 30 – 60 سم أو أكثر عن الأخرين أثناء التحدث عبر الهاتف المحمول إذا كنت في مكان غير مغلق أما الأماكن المغلقة فلا يُفضل ذلك .
2- لا تتحدث بصوت مرتفع أو تصرخ في الهاتف :
يجب التحدث بنبرة صوت هادئة فلا داعى للصراخ حتي وإن كان المكان حولك مزدحم وتشعر إن كلامك لا يوصل ، فلا تصرخ و في الواقع إن المحمول مزود بميكروفون حساس يستطيع نقل الأصوات الهامسة ، فلا داعي للصراخ حتي يكون كلامك مفهوماً لدي المتحدث الأخر وأيضًا كي لا تزعج الأخرين من حولك .
3- لا تشتغل خاصية السماعات الخارجية :
لا داعي لأن يستمع الأخرين لمحادثتك ! لا يُفضل أطلاقًا ان تستخدم تلك الخاصية في مكان عام فيبدأ الاخرين بمعرفة حديثك وربما قد يصيبهم هذا بالضجر لعدم رغبتهم في سماع صوت الماحدثة و لتركيزهم في أمور أخري خاصة بهم .
4- لا تتحدث عن أمورك الشخصية في الأماكن العامة :
تيقن انه لديك حيز من الخصوصية لا يمكن ان تترك الأخرين تجاوزه فإذا كنت مضطراً اعتزر ممن تتحدث مع لتسكمل الحديث في وقت أخر ، فيجب عليك ان تختار الوقت والمكان المناسبين للتحدث فى الأمور الهامة و الشخصية عبر المحمول حتى تضمن الخصوصية والسريه .
5- ابعتد عن الشجار في الهاتف :
قد تضعك الظروف لأن تتشجار في الهاتف سواء مع احد موظفين العمل أو احد افراد العائلة ، تأكد انك بتلك الطريقة لن توصل لحل فهذا سيُزيد الأمر سوء و يفاقم المشكلة لأن التواصل الغير مرئي المتبادل لا يواصل الأفاكر بشكل مفهوم أو حتي الأراء ، يمكنك تأجيل النقاش في الامر لأول مقابلة شخصية بينك وبين المتحدث حتي لا تزيد الأمر سوء بسبب تلك المكاملة و تنشأ فجوة بينكما قبل ان تتلاقيا .
6- تفرغ لمكالمتك ولا تشتت نفسك :
فى الوقت الراهن نجد العديد من الأشخاص يقومون بأكثر من عمل فى وقت واحد كالكتابة على الكمبيوتر وشرب فنجان القهوة فيستطيع الشخص إنجاز اكثر من عمل فى آن واحد بكفاءة بينما الأمر مع الهاتف المحمول مختلف حيث يتطلب التركيز والتفرد حتى يتم إنجاز الأعمال التى تجرى من خلاله بكفاءة و تتواصل الأفكار جيداً بينك وبين المتحدث .
7- أعرف ماهي الأماكن الممنوع فيها أستخدام الهاتف :
هناك بعض الأمكان غير مستحل ان تستخدم فيها هاتفك وذلك إذا استخدمتة فيها تكون مخطأ و ستقابل الانتقاد من المتحدث في الطرف الاخر وكذلك الاشخاص من حولك هذه الأماكن مثل : -الحمامات -المصاعد -المستشفيات -غرف الانتظار "سيارات الاجرة -الباصات -القطارات باعتبارهم أماكن عامة " -اجتماعات – المكتبات -المتاحف -أماكن العبادة – مدرسة -محاضرات – الجنازات – السينما -أثناء زيارة الأقارب ، ويمكنك أن تقي نفسك من الأحراج وتضع الهاتف على خاصية الصامت في بعض تلك الأماكن .
8- لا تستخدم الهاتف وانت تتناول وجبة من أحدهم :
إذا كنت ستتناول وجبة من احدهم كما لو كنت ستقابل أحد اصدقائك أو خطيبتك أو اقاربك و تتوقع محادثة مهمة يفضل ان تنتهي من أمراها قبل بدا وقت الطعام حتي وإن كنت ستضطر لأن تضع الهاتف على خاصية الصامت لأن قيامك بالمحادثة أنثاء تناول الطعام مع احد سيكون محرج جداً لك و سيصيب من أمامك ببعض الضجر .
9- استأذن من الأخرين لتقوم بمكالمتك :
إذا كنت تجلس مع عدة أشخاص في أجتماع او مجرد جلسة عامة تتحدث فيها مع الأخرين ، وفجأة تريد أن تقوم بمكالمة أو تجيب على الهاتف من الأمور الصحيحة وقتها أن تستأذن ممن حولك .
ومن هنا أنتهينا من القواعد العامة، والأن نعرض القواعد الخاصة بكل من المتصل و المُجيب :
أولاً بالنسبة للمتصل : أنت من تريد التواصل وأنت الذي اقبلت على الأتصال فهناك بعض القواعد الذي يجب الاتزام بها كي يصبح أتصالك مُحبب لدى الأخرين .
1- بما إنك المُتصل فهذا يعني إنك اردت بالفعل هذا الاتصال لذلك يجب عليك ان تكون متفرغ تمامًا اثناء الحديث لا تنشغل بأمور أخرى كأن تكون في مشوار خاص بك يستدعي تركيزك أو تشتري شئ ما إلى غير ذك وتقوم بالأتصال بشخص ما لتحدثه ! هذا بالطبع سيؤثر بالسلب على المحادثة مما يجعلك متشتت اثناء الحديث فيفضل التفرغ التام طالما كنت انت المتصل .
2- إذا كان الأتصال طارئ بخصوص العمل يُفضل أن تبدأ الحديث بالأمر الطارئ والمهم دون الخوض في تفاصيل أخرى، لان هذا سيوضح لمن تتصل به أن الأمر هام ويقدر انك منشغل في أمور اخري وهي بالحديد العمل فكانت تلك المحادثة لدواعي الشغل وفقط ليس لإطمنان على صديقك او زميلك في العمل إلى اخره فالدخول في الامر على وجة السرعة يكون جيداً .
3- لا تنس التحية في بداية الحديث ، أنت المتصل لا يفوتك هذا الأمر ، إبدا بالسلام ومن ثم تطرق للحديث الذي تريده .
4- بعد السلام لا تنس أبداً الأطمئنان على حال من تحدثة وحال من يمهه أمرهم كأن تتصل بصديقك فتسأل عليه وعلى حال زوجته أو أولادة وحتي والديه، إن هذا الأمر سيترك عنده طابع حب و مودة تجاهك .
5- إذا كنت تتصل بمن يعرفك مسبقًا فلا توجد مشكلة أما إذا كنت تتصل بشخص لأول مرة فيجب عليك بعد التحية أن تقول أسمك بالكامل " على الأقل أسمك وأسم الأب " ومن ثم تقول صفتك و سبب الاتصال ، ثم تعطي فرصة للمتحدث ان يرد على هذا السياق الأول و أن يستفسر على أي شئ يرده ومن ثم تجيب عليك وتستكمل حديثك ، و أهم شئ أن الأنطباع الأول يدوم كثيراً ولهذا تأكد من انك نمط حديثك هادئ و كلماتك واضحة ولا تسرع في الكلام .
6- لا تنسي الألقاب إذا كنت تتصل بشخص غير قريب منك فمع صديقك أقاربك تكون على حريتك بدون ألقاب أما غير ذلك و خصوصًا مكالمات العمل أو إن كنت تتصل بأحد لأول مرة لا تنسي لقبة السيد أو السيدة ثم تقول أسمة هكذا يكون أفضل بالتأكيد .
ثانيًا بالنسبة للمُجيب : إذا اجبت على الهاتف فأنت بالتأكيد على الأستعداد للحديث ولهذا يجب عليك الألتزام ببعض القواعد وهي
1- اجب على الهاتف وقل تحية ، وبعد ان يرد من أمامك التحيه دعه يتحدث بما يريد لانه هو المتصل ومن ثم يمكنك التعقيب على كلامة بعد إن ينتهي فمادام هو المتصل إذا اتركه ليتحدث .
2- أحيانًا لا نكون في مزاج جيد للحديث ! هنا يُفضل ان تجيب على الهاتف ومن ثم تستأذن ممن يتصل بك إنك سوف تعاود الأتصال به بعد ساعة،ساعتين أو حسب الوقت المناسب ليك ، فلا يمكنك بأي حال نم الأحوال ان لا تجيب على من يتصل بك كأن يأتي زائر إلى بيتك فلا تجيبه ! هل تتصور ذلك ؟ أما وقت انشغالك الفعلي فيمكنك بدلًا من الرد أرسال رساله نصية تعتذر عن عدم الرد وإنك سوف تعاود الاتصال عندما يتاح وقتك لذلك .
3- كما يسأل المُتصل عليك وعلى أحوالك ، لا تنسي أبداً ان تحدثه عن حاله وتبادله نفس الأهتمام .