ورشة عمل حول استخدام الأنظمة الآلية في الفهرسة

تنظم الدار العربية للتنمية الإدارية بالتعاون مع الاتحاد الدولي لمؤسسات التنمية البشرية ورشة عمل تحت عنوان (استخدام الأنظمة الآلية في عمليات الفهرسة والتصنيف) بالقاهرة خلال الفترة من 25 إلى 29 يناير المقبل.
وأكد المستشار أيمن الجندي رئيس مجلس إدارة الدار العربية أن ورشة العمل تهدف إلى التعرُّف على مفهوم التوثيق والفهرسة وعلاقته بالإدارة المكتبية، التعرُّف على منظومة التوثيق الحديثة وتبيان دورها في حفظ وتخزين البيانات والوثائق، التعرُّف على تكنولوجيا أنظمة المعلومات والاتصالات نحو بناء الإدارة الإلكترونية، تبيان طبيعة العلاقة بين قواعد البيانات ونظم اختزان واسترجاع مواد المعلومات من خلال المعالجة الإلكترونية، استعراض مزايا استخدام التقنيات الحديثة في إدارة مواد المعلومات والاتصالات، وكذلك دراسة المشكلات التي تواجه المنظمات الإدارية وتقديم مقترحات حلول لها.
وأشار الجندي أن الورشة تتعرض في مجملها لعدد من المحاور مثل : مفهوم التوثيق والفهرسة وعلاقته بالإدارة المكتبية, - أهمية البيانات ونظم المعلومات في العمل المكتبي, وتعريف المحفوظات وأنواعها وأهميتها, إضافة إلي مفهوم الفهرسة والفرق بين الفهرس والفهرسة , كيفية إنشاء فهرس للمنظمة (فهرس موضوعات / فهرس أسماء), فهرس السجل وفهرس البطاقات للموضوعات, فهرس السجل وفهرس البطاقات للأسماء, وكذلك متطلبات بناء منظومة التوثيق والمعلومات, أساليب الحفظ للملفات والوثائق , أهم مواد المعلومات الواجب الحفاظ عليها في المنظمات والهيئات, والشروط الواجب توافرها في نظام الحفظ والاسترجاع لمواد المعلومات, والأسس التي يجب أن يقوم عليها تخطيط وتنظيم الحفظ بالإضافة إلى معايير نجاح إدارة المحفوظات أو الأرشيف أو مركز المعلومات أو إدارة المعرفة, والقواعد التي تحكم العمليات الفنية للحفظ والتداول والاسترجاع والإضافة لمواد المعلومات , وكذلك مراحل الإعداد وخطط التنفيذ لبناء وحدة التوثيق أو المعلومات, وأسباب التوجه إلى منظومة التوثيق والمعلومات الإلكترونية, - حتمية الاهتمام بتطوير أنظمة منظومة التوثيق والمعلومات في المنظمات , بالإضافة إلى الآلية الإلكترونية ودورها في معالجة المعلومات والوثائق والاتصالات , مكونات الأرشيف الحديث أو الإلكتروني في المنظمات المعاصرة , ومزايا استخدام تكنولوجيا الحفظ للوثائق والملفات والاتصالات مقارنة بالأنظمة التقليدية السائدة في بعض المنظمات, الصعوبات التي تواجه عمليات ميكنة المكاتب في المنظمات الإدارية العربية , خطوات ومراحل ميكنة إدارة الملفات والوثائق في المنظمات المعاصرة , الإجراءات الفنية والخطط التنفيذية في إقامة أنظمة معلوماتية متطورة , حتمية التطوير نحو بناء الأرشيف الإلكتروني في الألفية الثالثة , خطوات ومراحل الإعداد والتطوير نحو المعالجة الإلكترونية في المنظمات الإدارية المعاصرة لمصادر مواد المعلومات .
وأضافت ريهان سالم مسئول التدريب بالدار ان الورشة تضم محورا خاصا بتكنولوجيا أنظمة المعلومات والاتصالات نحو بناء الإدارة الإلكترونية , والذى يناقش عناصر النظام , دور نظام المعلومات في إدارة المنظمات المعاصرة, تطور مفهوم تكنولوجيا المعلومات, وأهمية نظم المعلومات واتخاذ القرارات في المنظمات المعاصرة , بالإضافة إلى الدورة الإنشائية لنظم المعلومات للدخول إلى الإدارة الإلكترونية, الدورة الإنشائية لنظام المعلومات , بالإضافة إلى محورا آخر حول قواعد البيانات وعلاقتها مع نظم اختزان وتوثيق واسترجاع مواد المعلومات من خلال المعالجة الإلكترونية , والذى يناقش مفهوم قاعدة البيانات, شروط أو مواصفات واجب توافرها في القاعدة, تصورات قاعدة البيانات وبنائها, والفكرة الأساسية للتحاور والتعامل والحركة مع قاعدة البيانات وتحديد مزاياها , مشيرة إلى أن الورشة تستهدف مديرو العموم ورؤساء الأقسام كافة العاملين بوحدات الأرشيف والمحفوظات والمعلومات والبيانات والمكتبات والسكرتارية بالوزارات والهيئات والمؤسسات والمنظمات والمصالح والأجهزة الإدارية.