دليل رجل الأعمال

كيف نضع التنظيم المناسب؟

خمسة فروض اساسية لازمة لتحقيق النجاح في اي شركة أو مؤسسة في إدارة انشطتها وهي تصميم النظم، ادارة ثقافة المنظمة، ادارة فريق العمل، ادارة المرونة، وادارة التغيير.
ولقد عرضنا لمفهوم تصميم النظم ووضع الهيكل التنظيمي وتوقفنا عند قاعدتين في هذا الصدد هما تحديد الاعمال والمهام وتجنب كثرة المستويات الإدارية ونستكمل هنا بقية تلك القواعد.
3- نطاق السلطة يجب ان يكون مناسبا ذلك ان هناك حدودا لعدد العاملين الذين يمكن لاي شخص ان يقوم بالاشراف عليهم اشرافا جيدا.. وهذا ما يطلق عليه حدود امتداد السلطة او نطاق الاشراف.. وعلي حين يكون الامتداد الواسع للسلطة في جانب منه مفيدا في تقوية التفاوض وتشكيل فرق العمل ويتيح فرصة للادارة العليا للتحرر من روتين العمل اليومي واستغلال وقت اطول في وضع السياسات والخطط وذلك لانه كلما قل نطاق الاشراف واصبح امتداد السلطة محدودا فان ذلك يشجع علي تدخل المديرين في العمل الذي يجري في المستويات الاقل.
ومن هنا فان نطاق الاشراف المناسب وامتداد السلطة الملائم يحقق التوازن بين الامرين.
4- وحدة المسئولية وهو ما يطلق عليه ان يكون لكل فرد في التنظيم شخص واحد او مسئول واحد يتبعه في عمله لانه اذا تعددت الرئاسة بالنسبة لنفس الشخص فان ذلك يمكن ان يؤدي الي تعارض الاوامر التي تعطي له مما يؤدي في النهاية الي ما يطلق عليه الضوضاء او التشويش في التنظيم وتقويض السلطة.
5- التفويض واللامركزية لا يمكن ان ينجح اي تنظيم في صنع القرارات واتخاذها ما لم يتم تفويض السلطات لتكون اقرب ما يكون بقدر الامكان لمستويات التنفيذ وهو احد اوجه اللامركزية ولا يعني هذا ان كل القرارات يلزم ان تتخذ علي اساس لامركزي ولكن المعني هنا انه كلما كانت القرارات تصنع في مواقع التنفيذ كان التنظيم اكثر فاعلية.
6- إحكام وتطوير الهيكل التنظيمي لا يوجد هيكل تنظيمي مثالي علي الدوام ولكن الامر يحتاج بين الحين والاخر الي تطوير وتعديل الهيكل التنظيمي ليتناسب مع مهارات وقدرات الافراد الرئيسيين (Key Persons).
7- مرونة التنظيم، المرونة هنا تعني القدرة علي التكيف مع الاحتياجات والمتطلبات والمستجدات.. وهذا يتطلب ان يكون شكل التنظيم تابعا لوظيفته وليس العكس بمعني ان الاتجاه نحو اللامركزية وتفويض السلطات والتوسع في استخدام فرق العمل للتعامل مع الفرص او التهديدات التي تعرضها الشركة يجب ان تكون عناصر جوهرية في تصميم التنظيم.
ويمكن ايجاز ما سبق بشأن اسلوب تصميم التنظيم في النقاط التالية:
* تحديد غاية التنظيم واهدافه، تحليل وتحديد الأنشطة والمهام المطلوبة "تخصيص الانشطة المناسبة للافراد المناسبين لها"، تجميع الانشطة المتصلة والمرتبطة بشكل منطقي في وحدات التنظيم، تنسيق الانشطة في جميع المستويات المسئولة، ترسيخ سبل الاتصال والتواصل ونظام التقارير.
وللحديث بقية بمشيئة الله..