خناقشات فى غرفة الاجتماعات

أنا بشتغل من 1997 تقريباً حضرت اجتماعات بعدد شعر رأسى.. وذلك بحكم وظيفتى كسكرتيرة ومسئولة عن تنظيم الاجتماعات ومؤخرا بأحضرها بصفتى Middle management.
معظم الاجتماعات يعم فيها الخناقشات "يعنى مناقشة لازم تقلب بخناقة"، هذا بالإضافة إلى أن 90% اتهامات متبادلة، كأن الاجتماع هو ساحة لإلقاء الاتهامات وإظهار الآخرين بمظهر المقصر فى أداء عمله.. وتصيد مستمر للأخطاء.. هذا غير السمة الأساسية.. وهى الحضور فى وقت متأخر عن الموعد المحدد للاجتماع.. وهذا يؤدى إلى النتيجة المتعارف عليها وهى أن الاجتماع لا ينتهى أبداً فى موعده.
طبعا دى بنسبة 90% من الاجتماعات هذا يعنى أن 10% بيتم فيها الاجتماع بنظام.. "دى وجهة نظرى أنا.. يعنى غير مستنده لأى دليل علمى.. أنا بتكلم عن اللى شفته".
* طيب علشان نتلافى الوقوع فى ذلك ماذا نفعل؟
يوجد بعض النصائح والإرشادات التى يمكن إتباعها للوصول إلى اجتماع جيد..
أولا: "متعملش مقابلات" "DON'T MEET"
أنا مش بهزر على فكرة.. يعنى فكر بينك وبين نفسك لو محتوى الاجتماع يمكن إرساله إلى الآخرين فى هيئة مقترحات أو مذكرة أو Email عليك بفعل ذلك على الفور وكفى الموظفين شر القتال.. هذا يعنى أن المؤسسة أو الشركة يجب أن تفعل قنوات الاتصال الجيد بين الإدارات المختلفة سواء من خلال البريد الإلكترونى أو نظام لتبادل المراسلات...الخ.
وبالتالى أنت لا تحتاج لأن تضيع وقت الآخرين لأنك أبلغتهم برسالتك أو حددت ما هو المطلوب منهم تحديدا.
ثانيا: "حدد الهدف من الاجتماع" "Set Objectives for the Meeting" المثل بيقول "إذا عرف السبب بطل العجب".. بمعنى أنه حتما ولابد من تحديد الهدف من الاجتماع وسببه.. وأنا بجتمع ليه ؟ وعلشان أيه ؟ كما أنه يجب إبلاغ الحضور بأسباب الاجتماع والغرض منه وبذلك سنوفر وقت ومجهود.
ثالثا: تحديد أجندة الاجتماع"Provide an Agenda Beforehand" قبل الاجتماع بوقت كاف يجب إعداد أجندة واضحة وبنودها محددة جدا، ويتم إرسالها إلى السادة الحضور ليكونوا جاهزين قبل الاجتماع وعلى علم بالبنود التى ستتم مناقشتها، أجندة الاجتماع يجب أن تحتوى على موعد ومكان وبنود الاجتماع.
رابعا: تعيين إعداد للاجتماع" Assign Meeting Preparation" قبل الاجتماع نحدد للموظفين الحاضرين مهام محددة، مثلا.. هنجتمع اجتماع لحل مشكلات.. فنطلب من كل الأعضاء تقديم حلول للمشكلة أو مقترحات لحل المشكلات أو تحضير نماذج من مؤسسات نجحت فى حل مشكلاتها يمكننا كمؤسسة استخدمها أو العمل بها، مما يجعل الاجتماع أكثر فاعلية لأننا سنناقش موضوع معين وفى نفس الوقت توجد لدينا حلول ونماذج سيتم مناقشتها وهنخرج من الاجتماع بنتيجة.
خامسا: قم بتعيين عناصر إجرائية"Assign Action Items"
عند الانتهاء من نقطه معينة أثناء الاجتماع، حتما ولا بد أن نحدد من القائم بالتنفيذ ومتى؟ وبذلك نخرج من الاجتماع بمهام محددة وأمور واضحة للجميع وموضح تحديدا من هو فريق العمل المسئول عن إتمام ذلك.
سادسا: تابع الاجتماع" Examine Your Meeting Process"
إحنا اتفقنا أنه قبل الانتهاء من الاجتماع سيتم تحديد المهام لكل الحضور ؟ لذا يجب علينا فى آخر 5 دقائق من الاجتماع تلخيص كافة النقاط التى تم مناقشتها وتحديد المهام وكيفية تنفيذها، بمعنى الخروج من الاجتماع بخطه عمل واضحة.
بعد الاجتماع أتابع الخطة وأعرف فريق العمل وصل لأيه ؟
وهذه خطوة تتم فى بداية كل اجتماع لمراجعة ما تم تنفيذه سابقا فى الاجتماعات السابقة، لازم أراجع إيه إللى تم من الموضوعات التى اتفقنا عليها وإيه إللى لسه ما تمش.. علشان نكمل بعدها.
سابعا.... أبد الاجتماع فى معادة ومتستناش حد
إللى يجى متأخر مرة هيتعلم يلتزم بميعاده المرة اللى بعدها، أرفع شعار "الاجتماع مبيستناش حد".
ثامنا.... محضر الاجتماع
محضر الاجتماع لازم يكتب ويتبعت للناس إللى حضرت كلها جمعااااء جمعااااااااااااااااااء... فى أقصر وقت ممكن.
وبكده افتكر أننا ممكن نوصل لاجتماع فعال يؤدى الغرض منه.