رشا خليفة خبيرة التوظيف: لكل مشكلة.. حل؟ "1"

من فترة خرجت أنا وصديقة لى بعد الشغل، هى تعمل فى مجال العلاقات الخارجية بأحد البنوك، مديرها اتصل بها وسألها عن حاجة خاصة بالشغل ولازم يوصل لها دلوقت حالاً، لأن الموضوع مهم، فصديقتى قالت إنها أرسلت Email قبل ما تنزل وطلبت منه يدور عليه.. طبعاً مديرها اتصل أكثر من 3 مرات لأنه مش لاقى الEmail، فساعتها رديت بمنتهى البساطة مديرك مش لاقى الإيميل ابعثيه تانى دلوقت، استخدمى تليفونك وفتحى الإنترنت وابعتى اليميل مرة أخرى وبكده تكونى حليتى الموضوع، أحياناً كثيرة بيكون الحل قدامنا بس إحنا مش وخدين بالنا منه أو بمعنى آخر إحنا مش متعودين على النوعية دى من الحلول، بنكون حابسين نفسنا فى إطار معين وما بنخر جش عنه، على الرغم إن الموضوع سهل خالص، ه نتكلم النهار ده عن بعض الحلول..
كيف أصل لبريدى الإلكترونى من أى مكان؟
الشركات كلها فى الوقت الحالى تستخدم البريد الإلكترونى طبعاً، لأنه أسرع وسيلة للتواصل واقلها تكلفه طبعا، وغالبا ما بيكون البريد الإلكترونى للعاملين بالشركة حسب اسمها ويتم تسجيله على برنامج من برامج البريد الإلكترونى بالكمبيوتر الخاص بكل موظف وأشهر البرامج هى Outlook، لحد دلوقت مفيش مشكله لكن أحيانا نحتاج لبعض المعلومات مثلا بعد مواعيد العمل الرسمية أو زى حاله صديقتى اللى حكيت عنها طب الحل؟
الموضوع بسيط جدا، ممكن أعمل حاجتين،
الأولى: إنى أدخل على الإعداد "Email Setting" وأقوم بإرسال نسخة من كل Email يوصل لبريدى الخاص بالعمل إلى بريدى الإلكترونى الشخصى ودى طريقه سهلة جداً كل ما على هو الدخول على Email Setting واختار Forward Email Setting وأكتب فى الخانة البريد الإلكترونى الخاص بى واللى عايز استقبل عليه نسخة من مراسلاتى.
الثانى: وهى طريقه أكثر تعقيدا من الأولى وفيها بيشتغل بريدى الإلكترونى كأنه Outlook وبالشكل دا ه توصلنى الرسالة مرتين وأقدر افتحها من أى مكان وبكل سهولة لتفعيل ذلك يجب تنفيذ الخطوات التالية:
1- الدخول على إعدادات البريد الإلكترونى "Email Setting"
2- الدخول على حسابات "Account"
3- البحث عن Check mail from other accounts (using POP3) ثم الضغط على Add a POP3 mail account you own
4- سيطلب منك بعض المعلومات، تلك المعلومات تحصل عليها من مسئول إدارة الحاسب الآلى وهى POP Serve وال Username وال Password الخاصة بك.
5- تقوم بإدخال البيانات وبعدها أصبح بريدك الإلكترونى يعمل محل ال Outlook على جهازك الشخصى.
أنا شخصيا اقترح استخدام البريد الإلكترونى الخاص ب Google "Gmail " لأنه يقدم العديد من الخدمات وأسهل فى الاستخدام.
بذلك يمكنك بكل سهوله أن تصل إلى المعلومات فى أى وقت، كما يمكنك أن تصل للمعلومة فى أى مكان أيضا فمعظم الهواتف الآن هى Smart Phone وتحتوى على تطبيقات خاصة بالبريد الإلكترونى تمكنك من استخدامه فى أى مكان.
وصلتنى رسالة على البريد الإلكترونى بها مرفق وبرنامج ال Office لا يعمل؟
دا موقف كثيرا ما نتعرض له إما أن البرنامج لا يعمل أو أنه غير موجود وهذا ينطبق على البرامج التى تشغل ملفات ال Word وExcel وPowerPoint وملفات الPDF وغيرها..
غالباً ما تصل الرسالة المرفقة وبجانبها أو أسفلها ثلاث اختيارات "View أو Download" فى هذا الحالة لو قمت باختيار Download سيتم تحميل الملف على الجهاز ولكن لن اقدر على مشاهده المحتوى، لأن البرنامج غير موجود ولذا سأقوم بالضغط على View وسيتم فتح الملف المرفق عبر الانترنت فلو أنت من مستخدمى Gmail سيتم فتح البرنامج من خلال أداة ال Google Doc وإن كنت مستخدما لأى خدمه أخرى سيتم فتح البرنامج من خلال أدوات Microsoft وبذلك تستطيع الاطلاع على كافه المستندات حتى وإن لم يكن عندك البرنامج على كمبيوترك الشخصى.
الحقيقة يوجد الكثير لكى نتعلمه وعلشان كده فى كل مره ه نناقش موضوع جديد قد يكون معروف لكثير منا ولكن لم نفكر فى استخدامه.