14 نصيحة لتعلم إتيكيت الرد على التليفون

مثل الجميع، عند الرد على التليفون أقول :"ألو"، والأكثر أقول أي شيء متعلق بي والمتصل خاصة إذا كان صديقا، وإذا كان رقما غريبا علي البدء في السؤال عن هوية الشخص قبل التفوه بأي شيء، ولم أكن أتخيل أن هناك "إتيكيت" مخصصا للرد علي التليفون علي اتباعه من أجل الذوق العام وتحسين الأسلوب بيني وبين الجميع، إلى أن وضعته في ذهني خبيرة الإتيكيت والمظهر، إيمان عفيفي عبر صفحتها على موقع التواصل الاجتماعي "فيسبوك".. هل تريدين أن تتعرفي على إتيكيت الرد على التليفون؟، لا تقلقي الأمر بسيط وتوضحه "عفيفي" في النقاط التالية...
1- قبل بدء الحديث يفضّل على المتصل البدء بالسلام قبل بداية الحديث.
2- اذا اتصلت للتحدث مع أحد وقام بالرد عليك شخص آخر وأنت تعرفه مسبقا يجب أن تقدم نفسك وتقوم بسؤاله عن أحواله وبعدها تقوم بسؤاله عن الشخص الذي اتصلت للتحدث معه.
3- عند الاتصال بأي شخص يجب مراعاة المواعيد وعدم الاتصال في وقت متأخر ليلا أو في وقت مبكّر صباحا، مواعيد الاتصال تكون من الساعة 10ص حتى الساعة10 م ومن الساعة 3 ظ حتى الساعة 5 لا يجب الاتصال لأنه عادة يكون هذا التوقيت للراحة.
4- عند التحدث مع أحد وشعرت أن الوقت غير مناسب لديه لا تتحدث طويلا معه وعليك بالاعتذار إليه وتقول سوف نتحدث في وقت آخر يكون مناسبا لك.
5- في التحدث في التليفون يجب أن تكون نبرة الصوت غير مرتفعة وغير منخفضة تكون متوسطة.
6- إذا كان الاتصال دوليا فيجب مراعاة فروق التوقيت ويجب تحديد الكلام مسبقا قبل التحدث حتى لا تطول مدة المكالمة.
7- عند التحدث في التليفون لا يجوز مطلقا التحدث وفي فمي أكل أو شرب.
8- لا يجوز أن أقوم ب"الرن" على أحد وبعد أول رنة أقفل لكي يقوم الشخص بالاتصال بي.
9- لا يجوز غلق التليفون في وجه أحد مهما كان انشغالي، يمكن أن تقوم بغلق التليفون أو غلق صوته وعدم الرد نهائيا حتى يسمح وقتك بالرد وتقوم بعدها بالاتصال بمن حاول الاتصال بك والاعتذار له لعدم ردّك عليه بسبب انشغالك..
10- لا يجوز الاتصال وقت الحاجة فقط يجب الاتصال والسؤال دوما ليس وقت الحاجة فقط.
11- إذا أرسل لك أحد رسالة على الواتس آب يجب عليك الرد عليها ولا يجوز مشاهدتها وعدم الرد عليها.
12- لا يجوز الاتصال بأحد أكثر من مرة في نفس الوقت وإذا كان الأمر ضروريا، فالاتصال مرتين فقط لمراعاة ظروف الآخرين.
13- لا يجوز عدم الرد على رسائل مهما كان ظروفي وانشغالي، يجب التعود على السؤال عن الآخرين مهما كانت الظروف.
14- من الذوق إذا قام أحد بإرسال رسالة تهنئة لك لأي مناسبة يجب الرد عليها مهما كان انشغالك ولا يجوز مطلقا مشاهدتها وعدم الرد عليها.
مؤكد أن النقاط السابقة كانت حديثة بالنسبة لك؟ لكن هناك شيئا أخيرا عليك معرفته أيضا، وهو حال اتصال أحدهم بك فى أثناء وجودك في العمل، عزيزتي.. عليك الرد بشكل مختصر حتى لا تطول المكالمة وتكون على حساب وقت عملك، وحتى يتفهم أيضا المتصل أن عليه اختيار الوقت المناسب للاتصال.