أعلنت وزارة التربية والتعليم والتعليم الفني، المستندات المطلوبة للتقديم بالنسبة للطلاب للالتحاق بالمدارس المصرية اليابانية خلال العام الدراسي الجديد 2019 /2020. حيث قالت الوزارة عبر موقعها الرسمي على الإنترنت، أنه أثناء عملية ملئ بيانات التقدم وبعد الاختيار المبدئى تمهيدًا للمقابلة الشخصية مع الطالب: شهادة ميلاد مميكنة للطفل / التلميذ حديثة الإصدار (لا تزيد عن شهر) ، وبطاقة الرقم القومى لولى الأمر (سارية)، وإثبات محل الإقامة للعنوان الحالى بتاريخ سابق على إعلان فتح باب التقدم بستة أشهر على الأقل (توثيق رسمي) وذلك فى حالة اختلاف محل الإقامة الحالى عن المثبت فى بطاقة الرقم القومى. كما شدّدت الوزارة على ضرورة دفع مقدم المصروفات الدراسية وهو نسبة (10%) من قيمة المصروفات الكاملة تسدد على الحساب الموحد للمدارس، على أن يتم تسليم أصل إيصال السداد في حالة قبول ملف الطالب بشكل نهائي وبموجب خطاب رسمي من إدارة المدرسة بالمطالبة موجود بها رقم الحساب. وقالت الوزارة إنه لا يحق لأى ولى أمر المطالبة باسترداد قيمة مقدم المصروفات بعد سدادها وتسليم أصل الإيصال لإدارة المدرسة تحت أي بند أو ظرف خاص بولى الأمر. وشدّدت الوزارة كذلك على ضرورة التوقيع على إقرار ولى الأمر (عدد 2 أصل نسخة لولى الأمر ونسخة للمدرسة) وفى حالة مخالفة ولى الأمر لأى من بنود الإقرار لا يتم قبول ملف الطفل ولا يحق له المطالبة بقيمة مبلغ مقدم المصروفات.