البنك المركزي يُصدر تعليمات جديدة بشأن حوكمة البنوك وإجتماعات مجالس إداراتها

أصدر البنك المركزي تعديلات جديدة بشأن حوكمة البنوك وإجتماعات مجالس إداراتها، والتي تضمنت تعديل البند 2-3-3 من تعليمات الحوكمة الصادرة في 23 أغسطس 2011، بما يهدف إلى تطوير الجهاز المصرفي وتطبيق أفضل الممارسات الدولية، والاتجاه إلي تعزيز دور مجالس إدارات البنوك في متابعة أنشطتها عن كثب والمشاركة الفعالة في الإشراف علي أدائها مما يساهم في اتخاذ القرارات في التوقيت المناسب.
ونص التعديل على أن يتم الاجتماع مرة على الأقل كل شهر بحد أدني اثني عشر مرة خلال العام، وذلك بناءً علي دعوة رئيس المجلس أو كلما رأي رئيس المجلس مبرراً لذلك. وللمسئول التنفيذي الرئيسي بالبنك أن يطلب من رئيس المجلس دعوته للانعقاد علي أن يكون مصحوباً بجدول الأعمال التي يرغب في عرضها.
كما أقر البنك المركزي إمكانية مشاركة الأعضاء في اجتماعات مجالس إدارات البنوك من خلال الاتصال الهاتفي أو الاتصال عبر الفيديو مع على أن يتضمن النظام الأساسي للبنك إمكانية المشاركة في الاجتماعات من خلال الاتصال الهاتفي أو الاتصال عبر الفيديو، بالإضافة إلي ضرورة وضع إجراءات واضحة يتم اعتمادها من قبل مجلس الإدارة لعقد الاجتماعات بواسطة تلك الوسائل، تشمل بحد أدني أن يكون الأصل هو الحضور الفعلي للأعضاء، وفي حالة تعذر ذلك، يجوز المشاركة عبر الفيديو أو الهاتف بعد موافقة رئيس المجلس وإبلاغ أمين سر المجلس، وذلك بما لا يتعدى 4 مرات خلال العام بالنسبة للعضو الواحد، شريطة حضور أغلبية أعضاء مجلس الإدارة حضوراً فعلياً.
وتابع البنك المركزي: «تعتبر مشاركة عضو مجلس الإدارة عبر الفيديو أو الهاتف مشاركة فعلية في اجتماع مجلس الإدارة، ويحق له التصويت، ويتم حسابه في النصاب القانوني لانعقاد المجلس وصحة القرارات الصادرة عنه، مع ضرورة وضع إجراءات واضحة للتأكد من سلامة وأمن وسائل الاتصال المستخدمة في حالة مشاركة عضو مجلس الإدارة عبر الفيديو أو الهاتف، علي أن يتم الالتزام بما بعدد من المعايير».
وأوضح المركزي أن هذه المعايير تتمثل في تطبيق كافة الاجراءات والضوابط التي تضمن التحقق من هوية المشاركين عبر الفيديو أو الهاتف، و استخدام تكنولوجيا التشفير اللازمة لحماية سرية وسالمة الاتصال وكافة البيانات والمعلومات المتداولة خلال الاتصال (مستندات – مراسالت….وغيرها)، حيث يجب علي البنك اختيار تكنولوجيا التشفير المتناسبة مع حساسية وأهمية المعلومات المتداولة أثناء الاجتماعات، مع تطبيق كافة الاجراءات والضوابط التي تضمن حماية نظام الاتصال من الدخول غير المصرح به، كما يجب أن يكون المشغل الرئيسي للخدمة Backend System خاص بالبنك ومتواجد بداخل مركز المعلومات الرئيسي للبنك ومؤمن بكافة وسائل حماية المعلومات.
وأشار البنك المركزي إلى منع استخدام أية أجهزة اتصال متصلة بمشغل خدمة أو مركز معلومات خارجي Based Cloud، وعلى البنك القيام باختبارات الاختراق وذلك لعمل تقييم مفصل ومتعمق للوضع الامني للنظام قبل البدء في استخدامه وعقب إجراء أي تعديالت جوهريه بالنظام.
وأضاف البنك المركزي بعض المهام إلي المهام الموكلة لأمين سر المجلس والتي تضمنت تسجيل الحضور في الاجتماعات وذكر ما إذا كان الحضور فعلياً أو من خلال الاتصال الهاتفي، أو الاتصال عبر الفيديو، وفي حالة مشاركة أحد أعضاء مجلس إدارة البنك في الاجتماع عبر الهاتف أو الفيدي، يتعين عليه التأكيد في بداية الاجتماع علي استالمه كافة المستندات وجدول أعمال الاجتماع.
هذا بالاضفة إلى إعداد محاضر الاجتماعات وتوقيعها وإرسال نسخة منها لأعضاء مجلس الإدارة لاعتمادها – سواء الحاضرين فعلياً أو المشاركين عبر وسائل الاتصال، بالإضافة إلي حفظ تسجيلات الاجتماعات عن طريق استخدام جهاز تسجيل مخصص يسمح بتأمين التسجيلات – ضمن سجلات البنك لمدة زمنية تتوافق مع ما تحدده سياسات البنك تطبيقاً للضوابط والتعليمات الرقابية الصادرة في هذا الشأن، وفي حالة وجود أية تعليقات أو تعديلات من قبل أي من الأعضاء، يقوم أمين سر المجلس بتعديل المحضر وتقديمه في الجلسة التالية لاعتماده من قبل أعضاء مجلس الإدارة.