ندوة لمناقشة لائحة المحفوظات المقترحة بسفارة المعرفة بجامعة القناة

نظمت سفارة المعرفة بجامعة قناة السويس تحت رعاية الدكتور ممدوح غراب رئيس الجامعة ندوة لمناقشة لائحة المحفوظات المقترحة المقدمة لأمانة اللجنة الدائمة.
وافتتح عبدالرحمن النساج مسئول سفارة المعرفة الندوة بإلقاء نبذة تعريفية عن سفارة المعرفة وأنشطتها المختلفة.
وتابع محمد النساج أمين الجامعة بتعريف المحفوظات وهى عبارة عن السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق والاستمارات بأنواعها وأرقامها المختلفة بقسمي التعليم والمستشفيات الجامعية وكذلك وحدات الطابع الخاص والصناديق الخاصة ويقتضي الأمر بحفظها سنه فأكثر حسب حاجة العمل وتنقسم إلى محفوظات مستديمة ومؤقتة وعن الغرض من اللائحة تحدثت الأستاذة هدى فرج أمين الجامعة المساعد أن هذه اللائحة لضمان بقاء أنواع المحفوظات بالجداول الملحقة باللائحة وما يستجد عليها وترتيبها وصيانتها وتنظيم تداولها والعمل فيها طيلة المدد المقررة لحفظها بغرفة الحفظ الرئيسية بإدارة الجامعة ثم تطرقت الندوة لاستعراض قوائم المحفوظات التي ترغب الإدارات في الاستغناء عنها كما تم مناقشة أماكن الحفظ المقترحة وكيفية إعداد المحفوظات للتسليم ونظام وموعد تسليم المحفوظات وواجبات أمناء غرف الحفظ وكيفية التعامل مع المحفوظات المستغنى عنها وشرح النماذج التي يتم العمل بها بغرف الحفظ.