سبع استراتيجيات ناجحة فى إدارة الاجتماعات

تساعد على نيل إعجاب الزملاء والرؤساء

إن عقد الاجتماعات الناجحة شرط أساسي لمن يود الاستمرار فى صعود سلم التقدم المهني ، لأن الاجتماعات إجراء حتمي فى جميع الشركات والقطاعات فى أي مكان .
سنتعرف فيما يأتي على 7 خطوات تساعدك فى نيل إعجاب زملائك ورؤسائك والارتقاء بمستوى مصداقيتك :
1- حدد الجوانب الرئيسية للاجتماع
يباد بعض المديرين إلى الدعوة للاجتماع دون تحضير كاف ، فلا يكون لديه أجندة واضحة ، لذا ينبغي لك قبل أي لقاء أن تجلس مع نفسك وتحدد الجوانب الرئيسية : ما هي الغاية الكلية ؟ ما هي الأهداف ؟ ما هي المخرجات الأساسية ؟ من هم الرعاة - الجهات المعنية ولماذا ؟
2- تحقق من الأجندة - الحضور
ابدأ بآخر ما تتوقع حدوثه ، فكر فى الأهداف والغايات ثم ضع أجندتك لتتضمن الأشخاص والمواضيع المناسبة . قسم الأجندة إلى أجزاء حسب الموضوع ، واجعل كل جزء يشتمل على : موعد البدء والانتهاء والوصف والأهداف والطرف المعني وموعد البدء فى النقاش .
3- اختر موقع الاجتماع وقم بحجزه
خد بعين الاعتبار عدد الحضور والمساحة المطلوبة لتوافر وسائل العرض من شاشات وكشاف ضوئي للحاسوب واللوحات البيضاء القابلة للمسح والأوراق الكبيرة التي يمكن طيها من الأعلى
4- قم بالتحضيرات الضرورية
يجب ان تبذل قصارى جهدك لضبط أكبر عدد من مظاهر الاجتماع ، فالتحضير الجيد يعني النجاح ، حدد الأدوار كما يلي : تدوين الملاحظات والحفاظ على الوقت وإثارة الحماس وتوثيق نقاط تحتاج إلى المتابعة
5- قم بافتتاح الاجتماع وختمه وتسهيل مجرياته
يرغب الحاضرون دوما فى معرفة ما سيحصل فى الاجتماع مقدما ، لذا عليك مراعاة هذا الأمر قبل البدء ، بتوضيح ما سيتم إنجازه ، وما هي النتائج الواجب استخلاصها فى النهاية .
6- سارع بإصدار محضر الاجتماع
عليم إرسال المحضر للمشاركين فى غضون 24 ساعة من انعقاد الاجتماع ، بحيث تكون جميع النقاط حية فى ذاكرتهم
7- تعلم من أخطائك
حسن مهاراتك القيادية عن طريق الإجابة على الأسئلة الآتية بعد كل اجتماع : ما الذي سار على مايرام ؟ مالذي لم يكن بمستوى توقعاتك ؟ وإذا سنحت لك الفرصة ان تعيد الكرة مرة أخرى
فما الشيء الذي ستفعله بشكل مختلف ؟