تضمنت استمارة بيانات حج الجمعيات الأهلية بيانات الحاج ورقم البطاقة القومي ومستوى التعليم وتاريخ آخر حج قام به الشخص الراغب في الحصول على تأشيرة حج الجمعيات الأهلية. كما تضمنت أن يكون جواز السفر صالحا لمدة عام، وأن يقدم الحاج شهادة طبية من أحد المستشفيات الحكومية أو الجامعية بالحالة الصحية وبيان الأمراض المزمنة تحت العلاج. وكانت أعدت هذه الاستمارة المؤسسة القومية لتيسير الحج والعمرة التابعة لوزارة التأمينات والشئون الاجتماعية. وبحسب استمارة حج الجمعيات الأهلية فإن حجاج المستوى الاقتصادي سيقيمون بفنادق تبعد عن الحرم في حدود 2 كيلو متر في المتوسط، مع توفير المواصلات المجانية، في حين سيقيم حجاج المستوى العام بالفنادق المركزية التي تبعد عن الحرم بحد أقصى واحد كيلو متر، على أن يتعهد الراغبون في الحصول على تأشيرة الحج بتحمل المصروفات الإدارية المترتبة على رفض طلب الحج لعدم صحة البيانات. فيما أكدت المؤسسة القومية لتيسير الحج والعمرة في الاستمارة على عدم ممارسة أي من الأعمال الدعائية والتجمعات ذات الأهداف السياسية أو غير ذلك من أعمال المظاهرات أو الاعتصامات، حفاظا على الأمن العام بالأماكن المقدسة، وعدم افتراش الأرض بالطرق المؤدية إلى الحرمين وجسر الجمرات وفى المشاعر المقدسة "منى وعرفات والمزدلفة"، وأن السفر والعودة عن طريق الجو ومن أقرب المطارات الداخلية لمحل إقامة الحجاج، في حين ستكون خدمات التنقل بين مدن الحج "جدة، ومكة المكرمة، والمدينة المنورة"، بنظام الرد الواحد بالمشاعر المقدسة والتصعيد إلى عرفات مباشرة والعودة من منى ثالث أيام التشريق طبقا للقواعد المعتمدة من السلطات السعودية، وأنه سيتم توفير الوجبات الغذائية للحجاج "فطار وغذاء". وأوضحت المؤسسة القومية أنه سيتم نقل أمتعة الحجاج من الفنادق إلى المطارات بالمملكة العربية السعودية، وفى حدود الأوزان المسموح لها والتنسيق مع البريد المصري لشحن العفش الزائد للحجاج إلى محل إقامتهم في مصر بأقل الأسعار، وأن بعثة الوزارة ستقوم بتلقي أي شكاوى أو مقترحات من حجاج الجمعيات على مدار 24 ساعة خلال فترة إقامتهم بالمملكة العربية السعودية لتأدية مناسك الحج، وأنه سيتم الأخذ بالتيسيرات الشرعية التي تخفف من معاناة الزحام الشديد التي تحافظ على أرواح الحجاج بالمشاعر المقدسة المحددة زمانا ومكانا، وذلك اقتداء بنهج رسول الله يسروا ولا تعسروا. وطالبت المؤسسة من الحجاج الذين سيحصلون على تأشيرات الحج من خلال القرعة الالتزام بمواعيد السفر والعودة المثبتة على تذاكر الطيران طبقا لبرنامج الرحلة، وكذلك الالتزام بتعليمات المملكة السعودية بأن يكون أداء نسك الهدى من خلال البنك الإسلامي للتنمية أو الراجحى أو بالتوجه مباشرة إلى المذابح المفتوحة، ضمانا لأداء النسك طبقا لأصول الشريعة الإسلامية.