«العربي الأفريقي» يستعين بخدمات زيروكس للأرشفة الإلكترونية

أعلن البنك العربى الإفريقى الدولى، أحد أهم البنوك المتخصصة فى مصر والذى يتميز بحضور إقليمى قوى، عن اختياره لشركة زيروكس لتقوم بخدمات الأرشفة الإلكترونية وإدارة المستندات Document Transaction Processing Services (DTPS)، نظرًا لما تتمتع به شركة زيروكس من خبرة واسعة فى حلول إدارة المستندات، حيث تقوم شركة زيروكس من خلال خدماتها المتطورة بمسح 50 مليون ورقة لدى البنك وأرشفتها إلكترونيًا ثم حفظها على مايكرو فيلم لضمان أمن المستندات، وذلك بهدف رفع كفاءة أرشيف السادس من أكتوبر، حيث كانت تتم عمليات الأرشفة ورقيًّا، ليكون على نفس المستوى التقنى لفروع وإدارات البنك الأخرى مما يساعد البنك على تلبية احتياجات العملاء بسهولة وسرعة وكفاءة.
ومن خلال العمل عن قرب مع فريق البنك العربى الإفريقى الدولى، تمكن فريق زيروكس من تقييم عمليات الأرشفة التى كان يقوم بها البنك واستطاع أن يحدد التحديات التى كانت تواجه البنك. فقد كانت واحدة من أهم مشاكل البنك هى إهدار مساحات كبيرة تستخدم فى تخزين الأوراق مما كان يكبد البنك نفقات باهظة، كما كان البنك يعانى من تكدس شديد فى المستندات الورقية وصعوبة الوصول للمستندات القديمة واستهلاك أوقات طويلة فى البحث عن المستندات مما كان يؤثر على كفاءة إنتاجية الموظفين. كل هذه التحديات دفعت إدارة البنك إلى الاستعانة بخدمات زيروكس للتغلب على هذه الصعاب لزيادة كفاءة البنك، وتوفير المساحة والوقت والجهد وزيادة كفاءة تأمين المستندات.
ولتحقيق تلك الأهداف، قام فريق زيروكس بتطبيق خدمات الأرشفة الإلكترونية وإدارة المستندات بالكامل بأرشيف السادس من أكتوبر ليكون مقر الأرشيف الألكترونى بعد أن قام البنك بتجهيز المبنى. بالإضافة إلى ذلك، فقد قام فريق البنك بإعادة ترتيب وتجهيز مقرين آخرين للأرشفة الالكترونية بالعاشر من رمضان وبرج العرب لتأهيلهم للعمل بالنظام الجديد.
ومن خلال خدمات DTPS استطاع البنك أن يوفر 18000جنيه شهريًا من خلال إعدام المستندات الغير مرغوب فيها وأرشفة المستندات المطلوب الإبقاء عليها إلكترونيًا حتى وصلت حصيلة ماتم بيعه من الورق المفروم والكرتون المستهلك حوالى 32000 جنيه فى الشهور الأولى للمشروع. علاوة على ذلك، فقد تم توفير ملاين الجنيهات نتيجة لإخلاء حوالى 700 م2 من الشقق التى كانت تستخدم سابقًا فى تخزين المستندات ورقيًا وقام البنك بالاستفادة منها لإدارات البنك.
وبمناسبة هذا التعاون، صرح السيد نصر حسين، مساعد العضو المنتدب بالبنك قائلاً: "لأكثر من خمسين عامًا ونحن فى البنك العربى الإفريقى الدولى نحاول أن نقدم لعملائنا أفضل الخدمات المصرفية وهذا ما دفعنا لاختيار شركة زيروكس الرائدة فى مجال خدمات وإدارة المستندات لتقوم بأرشفة جميع مستندات البنك الكترونيًا لتساعدنا فى تلبية احتياجات عملائنا وزيادة سرعة البحث عن المستندات وتأمينها بالإضافة إلى تجنب فقدان المستندات أو وجود مستندات زائدة عن الحاجة
وأضاف: "لقد تمكننا بمعاونة فريق زيروكس من مسح وأرشفة 600000 مستند فى أول شهرفقط من تطبيق الخدمة وهو ما اعتبره البنك إنجازًا نتطلع إلى استكماله".
ومن جانبه، علق السيد أشرف العرمان، مدير عام شركة زيروكس مصر قائلاً: "تفخر شركة زيروكس مصر باختيارها من قبل البنك العربى الإفريقى الدولى لتقوم بتقديم خدمات DTPS من أجل تطوير عمليات الأرشفة بالبنك وتيسير سير العمل به. فخدمات الأرشفة الالكترونية وإدارة المستندات المقدمة من زيروكس تلعب دورًا هامًا فى تطوير أعمال المؤسسات خاصة التى تتعامل مع كميات كبيرة من المستندات مثل البنوك".
الجدير بالذكر أن هذا يعد التعاون الثالث بين شركة زيروكس والبنك العربى الإفريقى الدولى حيث سبق وأن تعاونوا من قبل من خلال أجهزة ومنتجات زيروكس المتطورة الا أن هذا التعاون يعتبر الأول من حيث الاستعانة بخدمات زيروكس، وهناك خطة طموحة تمتد إلى خمس سنوات قادمة لتطبيق خدماتDTPS لكل مستندات البنك.