حصلت «الشروق» على مستندات وخطابات متبادلة بين مسئولى أمن متحف محمود خليل، ومسئولى وزارة الثقافة بشأن حالة المتحف «المتردية» والتى تحتاج إلى الصيانة، إذ كشف خطاب صادر من أمن المتحف (بتاريخ 21 يونيو 2009)،وموقع من مسئولى غرفة التحكم، وموجه إلى القائم بأعمال مدير الأمن عما وصفه ب «الملاحظات والأعطال الجسيمة الموجودة بغرفة التحكم». وعدد التقرير 20 كاميرا لا تعمل وبها أعطال كثيرة وهى الكاميرات التى تحمل أرقام « 2،4،8،9،11،12،13،17،15،20،22،23،24،25،27،28،31،37،41، 47»، «وباقى الكاميرات يوجد بها خطوط طولية وعرضية سوداء حاجبة للرؤية تماما وهى الكاميرات أرقام (15، 19، 24، 32، 33، 41) وكاميرا (1) تعمل فى بعض الأحيان وأحيانا لا». ولفت التقرير إلى أن «عدد الكاميرات غير الصالحة للعمل يبلغ 26 كاميرا من إجمالى 47 كاميرا للمراقبة»، واقترح « تركيب كاميرات مراقبة فى غرفتى (الحياة والموت) و(الخشخاش) والممر بينهما نظرا لأهمية اللوحتين. وطالب التقرير بصيانة «فورية» للفيديو، وكذلك الكمبيوتر ونظام المراقبة الليلى الخاصين بعمل النظام الخاص بالسرقة وغلق وفتح الأبواب وأدوار المبنى. وعرض كيفية عمل جهاز ال u.p.s الذى يعمل عند انقطاع التيار الكهربائى، وهو ما لا يحدث نهائيا. وأضاف أن قاعة أفق (1) تم رفع الكاميرات الخاصة بها بمعرفة المهندس وائل سامى، والفنى ربيع عبد الوهاب بناء على اتصال من حسام العطار وتم التحفظ على الكاميرات فى الغرفة. وعرض التقرير أنه توجد 3 شاشات عرض للمراقبة وجميعها لا تعمل، وأن جهاز الحريق الخاص بالمتحف، وقاعة أفق (1) لا يوجه إلى المكان الصحيح فى حالة حدوث حريق، وأن لوحة البيانات الموجودة بالغرفة توجه إلى مكان آخر وهو ما يتطلب صيانة فورية وعاجلة. وطالب بالمرور الفورى على أجهزة الإطفاء الذاتى للتأكد من صلاحيتها لأنه قد مضى عليها 12 عاما بدون أى اهتمام أو متابعة، كما طالب «بالتأكد من صلاحية عمل شمعات إطفاء الحريق، خاصة أنه لم يتم إجراء أى تغيير لها منذ عام 1995، وإجراء الصيانة اللازمة لها، خاصة أن التجربة التى أجريت لاختبار عمل شمعات إطفاء الحريق فى المتحف كانت بتقريب لهب النار إلى شمعات الإطفاء، وهو إجراء خاطىء لأنه عند وصول اللهب لشمعات الإطفاء فى حالة حدوث حريق يعنى أن الغرفة احترقت بالكامل لأن السارينة لا تعمل». وشرح التقرير حالة الغرفة ووصفها بأنها «فى غاية الإهمال من ناحية الفرش المتهالك، كما أن دهانات الحوائط متساقطة من كثرة الرطوبة»،مطالبا بتغطية الأسلاك الظاهرة فى غرفة التحكم. وكشفت ملحوظة مفادها بأنه «فى يوم الثلاثاء الموافق 6 يناير 2009 تعطلت الكاميرتان رقما (30، 31) الخاصتان بلوحة الحياة والموت ولا تعملان، ويوجد جزء محجوب بالكامل عن الكاميرات وعن الرؤية وهو الجزء مم ( 22،23،24،25) الخاص بلوحة زهرة الخشخاش». وكشف كذلك عن وجود عدد كاميرات «غير صالحة نهائيا للعمل، بناء على ما ذكرته الشركة المختصة بالكاميرات، ليتم التحفظ على الكاميرات». وأضاف أن «الكى بورد» الخاص بغرفة مدير الأمن به عطل ولا يعمل نهائيا. فيما كشف خطاب آخر بتاريخ 3 نوفمبر 2009 موجه من أمن متحف محمود خليل التابع لقطاع الفنون التشكيلية بوزارة الثقافة إلى مدير عام الإدارة العامة للأمن، كشف عن «الأعطال والملاحظات الجسيمة التى تزداد يوما بعد يوم» وأكد التقرير أن «نسبة الأعطال بكاميرات المراقبة التليفزيونية 70 % وال30 % الباقية صورتها مشوشة وعبارة عن خطوط طولية وعرضية تحجب الرؤية، وأن جهاز u.p.s الذى تعمل عليه الغرفة فى حالة انقطاع التيار الكهربائى لا يعمل وليس له صيانة منذ افتتاح المتحف سنة 1995، بالإضافة إلى أن جهاز الحريق وشمعاته ليس له صيانة، وأن أجهزة الكمبيوتر ونظام الأشعة الليلى والسرقة ليست لها صيانة منذ افتتاح المتحف. كما ذكر أن من عيوب أنظمة الحماية فى المتحف أن «بها أبوابا وشبابيك لا تعمل (الكوالين الداخلية) الخاصة بها، ما قد يؤدى إلى سرقة المتحف، وأن المفترض أن الأبواب والشبابيك مرتبطة بجهاز الكمبيوتر، الذى لا يعمل». ونوه التقرير فى ختامه إلى أن الموقف بالمتحف «خطير» وأن مسئولى لوحة التحكم «لا يستطيعون رؤية الزائرين وماذا يفعلون باللوحات بسبب عدم وضوح الكاميرات ولكثرة أعطالها»، مطالبا «بمنع الزيارة نهائيا داخل المتحف حتى يتم التطوير، أو إغلاق المتحف حتى انتهاء التطوير، مع إخلاء الأعمال الفنية». كما يفيد خطاب صادر من صبحى محمد إبراهيم بتاريخ 15 أكتوبر 2008 موجه إلى منى أمين المديرة العامة لشئون العاملين، بالموافقة على تعيين 8 أفراد أمن بديلا عن 37 شخصا تركوا العمل فى أعوام 2006 و2007 و2008 ولم يتم تعيين بدلاء لهم بسبب قلة المرتب وعدم الاستجابة لطلبهم بتعيين أفراد حراسة. وكشف الخطاب أن متحف زكريا الخنانى «له حارس أمن واحد، كان يعمل حارسا للفيللا قبل أن يتم تسليمها لقطاع الفنون التشكيلية، وهو وضع خطير جدا» كما وصفه الخطاب. و حصلت «الشروق» على خطاب موجه من منى محمد أمين، المدير العامة لشئون العاملين بقطاع الفنون التشكيلية بوزارة الثقافة بتاريخ 2 فبراير 2009، تطلب تحديد مسئوليات مديرى عموم المتاحف عن أعمال أفراد الأمن من الناحية الإدارية والفنية، وهو الخطاب الذى ردت عليه ألفت رأفت الجندى، رئيسة الإدارة المركزية للشئون المالية والإدارية بمنشور رقم 2 صادر بتاريخ 2 فبراير 2009، بناء على تأشيرة محسن شعلان رئيس القطاع بتاريخ 20 يناير 2009، مقررة «أن تكون تبعية أفراد الأمن بالمتاحف من ناحية الإشراف والتوجيه والرقابة الإدارية لمديرى المتاحف، وأن تكون تبعيتهم الفنية لمدير عام الأمن». وهو القرار الذى وصفه مسئولو أمن بوزارة الثقافة بأنه «إهدار لجهود الأمن، ويكشف عن عشوائية اتخاذ القرار داخل الوزارة»، متسائلين كيف: «يكون مدير المتحف مشرفا وموجها لأفراد أمن دون خبرة بأعمال الحراسة».
