السياسات العامة في المكاتب

تعتمد السياسات العامة في المكاتب في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة تقريبا ، وتكاد لا تخلو منها إلا المؤسسات والمنظمات العشوائية والمتخلفة . وتعرف دوليا بأنها مجموعة النشاطات التي يمارسها فرد واحد أو مجموعة أفراد داخل
المكتب والتي تعبر عبر روح الانضباط والتعاون والاحترام بين أفراد المكتب الواحد تجاه بعضهم أو تجاه المؤسسة أو المنظمة التي يعملون بها . يؤمن وجود السياسات العامة للمكاتب والالتزام بها جوا من الراحة والاحترام والدفء في المؤسسة ويبعد عنها الروح السلبية وبالتالي يزداد الانتاج والمردودية العامة على مستوى المنظمة أو الشركة أو المؤسسة ، وتتعزز الروابط بين أفراد العمل في المكتب الواحد .
إن تطوير استراتيجيات العمل وسياسات العمل وترسيخ مفهوم مدونة السلوك تجاه الذات والغير يساهم إلى حد بعيد في تطوير السياسات الإدارية ويعزز مفاهيم العمل المشترك والسلام الداخلي وتطوير المهارات الفردية والجماعية . وفي حال فشلت المؤسسات في تطوير هذه السياسات وقوننتها وإلزام العاملين والأفراد التقيد بها ، يتراجع الانتاج وتعم الفوضى وتبدأ المشاكل في النمو بين العاملين ، لأن كل عامل من العاملين يتصرف على هواه وفقا للبيئة التي تربى فيها وينقل مفاهيمه العشوائية إلى المؤسسة التي يعمل بها .
ضرورة خلق السياسات العامة في المكاتب :
هناك دوافع كثيرة تشكل في ذاتها ضرورات مهمة لخلق سياسات عامة في المكاتب الحكومية والخاصة منها محاولة الأفراد والمجموعات تسويق أفكارهم للأخرين رغما عنهم وتحقيق بعض الغايات والأهداف والتأثير على المنظمة أو المؤسسة أو الشركة أو زيادة التكتلات والتحالفات داخل المؤسسة . يتمكن الأفراد المدفوعين بخلفيات دينية أو سياسية من تكون تحالفات داخل المؤسسات والشركات ويساومون الغير على بعض الأعمال والنشاطات ، ويتفاوضون مع الغير على حساب المؤسسة بهدف تحقيق مصالحهم الاقتصادية أو السياسية أو الاجتماعية . ومع مرور الوقت ، يشكل هؤلاء الأفراد لوبي ضاغط يؤثر على الرؤساء والمرؤسين وصناع القرار في المؤسسة لتحقيق المصالح المغرضة والترقيات المقصودة والتعيينات للأشخاص غير الكفء في المكاتب الهامة والفاعلة ، وقد يتطور الحال لديهم ليصلوا إلى المؤسسات الوصائية العليا بهدف تمرير قرارات وقوانين تخدم مصالحهم ومشاريعهم المستقبلية .
يمتلك الناس داخل المؤسسات والمنظمات اهتمامات مختلفة ، وهذه الاهتمامات غير معزولة من مصالح الآخرين داخل المؤسسة ، وعندما تطغى مصالح أفراد محددين على مصالح أخرى داخل المؤسسة يحدث الفشل الذريع في الإدارة . لهذا السبب وبهدف تحقيق النجاح على جميع الأفراد داخل المؤسسة أو المنظمة التقيد بسياسات المكاتب العامة المعتمدة من الإدارة والمعمول بها داخل المؤسسة .
يشكل تكون اللوبي الضاغط داخل المؤسسات والشركات خطرا كبيرا على سياسات المؤسسة ونجاحها وتطورها كما يشكل خطرا على مكانتها التنافسية في السوق . ويلعب اللوبي دورا هاما في التأثير على سياسات بعض الدول الكبرى ويأسر حريتها وقرارها كما يخلق أجواء مناسبة للفساد وبيئة حاضنة لترعرعه بحيث يصبح من العادات اليومية المتأصلة في سلوك الجماعة.
السياسات العامة للمكاتب والعلاقات الشخصية :
ينتمي العاملون في المكاتب لبيئات ثقافية ودينية وحضارية وسياسية وحزبية مختلفة ، وفي حال غياب السياسات العامة للمكاتب عن المؤسسات تنتعش ثقافات العاملين في هذه المكاتب ويبدأ كل فرد بطرح رؤيته الثقافية والسياسية والدينية ويبدأ الاختلاف وتكثر الآراء وتبدأ المشادات الكلامية والانزعاج وينحرف العاملون عن الهدف الأساسي من وجودهم في المكاتب وهو العمل البناء المنتج .
هناك مسألة أخرى على درجة كبيرة من الأهمية وهو في حال غياب السياسات العامة للمكاتب ، تزدهر العادات والتقاليد والأعراف الاجتماعية بدءا من ساعة الوصول للمكتب حيث اجتماع الصباح على فنجان قهوة الصباح والثرثرة وتناول الأخرين بالغيبة والنميمة وبدء المشاكل والزعل والحساسية بين العاملين وانتهاء بتدخين سيجارة أو الاختلاف على تشغيل
المروحة أو المكيف وصولا إلى فتح الباب واغلاقه . تساهم السياسات العامة للمكاتب في توحيد العاملين وتوجيههم نحو العمل والالتزام بالقواعد والأصول المحددة في مدونة السلوك المعتمدة في المكاتب .
السياسات العامة للمكاتب والتنافس:
يزداد التنافس عندما تكثر الندرة في تأمين الموارد للمؤسسات والمنظمات والشركات وتزداد الحاجة لوجود السياسات العامة للمكاتب . على سبيل المثال ، ونظرا لمحدودية المواقع الإدارية في بنك استثماري ، يبدأ الأفراد في البحث عن الترقيات، وعندما يرغب شخص ما في إدارة مشروع من المشاريع أو اتخاذ قرار مصيري صعب ، يحتاج إلى موافقة الآخرين ويختارون في العادة أشخاصا من أصحابهم أو نظرائهم أو ممن لهم مصالح خاصة معهم .
في العادة ومن الناحية النظرية ، تتكون المؤسسات والشركات والمنظمات من هيكل تنظيمي على شكل هرم وهذا يعني أن المواقع العليا تكون أقل من مستوى رئيس دائرة فما فوق وتصبح خيارات المواقع الوظيفية أقل كلما تدرجنا في السلوم الوظيفي صعودا . وبهذا فإن فرصترقية الأفراد إلى مواقع أعلى أقل بكثير كلما اتجهنا صعودا .
مثال على السياسات العامة في المكاتب ( الهيكل التنظيمي في بنك استثماري) :
المحللون :
يبدأ الفرد حياته الوظيفية في البنك الاستثماري بوظيفة محلل، ثم يقضي عددا من السنوات في تعلم تفاصيل العمل وخفاياه حيث يكون واجبه الرئيس في تعلم التحليل المالي للمشاريع واعداد الشروحات والمواد الداعمة والعروض الحاسوبية ويمارس قليلا من العمل الإداري .
وفي حال كان الموظف متقدما في العمل وناجحا في أداء مهامه قد يحصل على تمديد يبقيه في البنك لعدة سنوات تالية .
الزملاء :
وبعد انقضاء عدة سنوات قد يتم ترقية الموظف إلى مرتبة زميل ، وفي حال انتشار شهرة الموظف ونجاحه في الأوساط المصرفية يمكن أن تعرض عليه بنوك أخرى الترقية المباشرة نتيجة سمته الواسعة الانتشار . ولكن الكثير من المصارف تطلب شهادات في الإدارة المالية كشرط للترقية إلى مرتبة زميل . والعمل متشابه بين المحلل والزميل لكن يتكون أمام الزميل فرصة كبيرة لإدارة فريق من المحللين والعمل كحلقة ارتباط بين أفراد العمل في المستويات الدنيا والإدارة .
المدير :
الوصول إلى مرتبة مدير في البنك أو نائب للرئيس يتطلب خبرة في العمل وقدرها من أربع إلى خمس سنوات في العمل في مرتبة زميل ولكن ليس من الضروري أن يصبح كل شخص مديرا أو نائبا للمدير في نفس البنك . وفي هذه الحالة قد يجري الموظف تقييما لوضعه في البنك فإما أن يستمر في وظيفته الحالية وإما أن ينتقل إلى بنك آخر بحثا عن الترقية .
يعمل المدراء في العادة على بناء العلاقات مع المصارف الأخرى وتعزيز العلاقات بين المصارف والبحث عن فرص استثمار جديدة وبناء سمعة جيدة للبنك تجذب الزبائن الجدد ، كما يبحثون دوما من مصادر جديدة للصفقات ويمتلكون خبرة واسعة في صناعة البنوك وآفاقها المستقبلية . ولا ينجح كل الناس في القيام بهذه المهام لأنها تحتاج إلى مهام معرفية وخبرات شخصية استثنائية .
الاعتراف المحدود بالجهود والمكافآت والفرص :
كما نرى ، إن تسلق السلم الوظيفي في بنك استثماري يستغرق سنوات طويلة . وفرص العمل كمحلل أكبر بكثير من فرض العمل كزميل وفرص العمل كزميل أكبر بكثير من فرص العمل لمدير أو نائب للرئيس في البنك . وكلما عظم الموقع الذي يمكن أن يتبوأه المرء، كانت المنافسة أشد والفرص أكثر ندرة . وقد يستغرق المرء 16 عاما حتى ينتقل من موقع زميل إلى موقع مدير في البنوك الاستثمارية . وحيث أن الفرص محدودة في البنوك الاستثمارية ، فإن التنافس ينتعش . وربما يدفعنا ذلك إلى تبني مفهوم السياسات العامة في المكاتب والمنظمات والشركات والمؤسسات . فقد يمتلك بعض الأفراد من زملاء العمل استراتيجيات ومهارات متعددة ، وقد يتفوقون على نظرائهم في إدارة شؤون المنظمة بفعالية ونجاح .
إن الثقافة في معظم البنوك الاستثمارية ضرورية تماما كما هي ضرورية في شركات المحاسبة والشركات الاستشارية الأخرى ، وتمتلك في العادة سيطا في ممارسة التنافس وتجتذب إليها أفضل الطلاب وأكثرهم تألقا في الجامعات والمعاهد. تعتمد البنوك الاستثمارية الكبرى سياسة أن كل شخص قابل للتبديل بمجرد الحصول على الأفضل ، ولهذا السبب نجد أن البحث الدائم عن التطوير والاهتمام في أولوية الأولويات للأفراد العاملين في هذه المؤسسات ويعمل معظمهم بين 80-110 ساعات أسبوعيا . وأحيانا نشعر بالاحترام والغيرة في ذات الوقت تجاه الأفراد الذين يمارسون السياسات الهادفة لتحقيق ما يريدون في مثل هذه المؤسسات خاصة وأنهم لا يميلون إلى اتباع سياسات المكاتب العامة أو المهارات العلمية .
تغيير السياسات العامة السيئة للمكاتب :
السؤال الحيوي والهام هو كيف نغير السياسات العامة السيئة للمكاتب ؟
إليكم بعض الخطوات التي يمكن اتباعها لتغيير السياسات العامة السيئة في المكاتب منها:
تأسيس حلقة قوية ومخلصة من الأصدقاء :
لتغيير السياسات العامة السيئة في المكاتب يمكن للمرء الاعتماد على شبكة قوية من الأصدقاء والزملاء القادرين على تخويف الأخرين وقمعهم عن طريق مشاركة الأصدقاء والزملاء المعلومات حول موضوع معين يقوم به أحد الأقران . ومن المفيد الإشارة إلى الظواهر السلبية أو السلوكيات السلبية والتي تؤثر سلبا على أداء الآخرين . وقد يكون من المفيد عزل الشخص الذي يمارس سياسات خاطئة وعدم التعامل معه إلا بعد تعديل سلوكه . ويجدر بنا أن نذكر أن هذا الأسلوب هو نفس أسلوب اللوبي الضاغط في بعض المؤسسات والشركات والدول.
احتفظ بسجل للأعمال :
يفيد هذا الاجراء في الحالات التي لا يعترف بها الأخرون بالأعمال أو يقللون من أهميتها . الاحتفاظ بسجل يومي للأعمال التي قمت بها يساعد دائما في تذكر الانجازات التي قام بها الفرد خلال مسيرته المهنية ، وعليه أن يذكر مديريه وزملائه بما قام به من خلال النشاطات المرافقة للدورات التدريبية المختلفة . لفيس من السهل حماية الانجازات والحصول على الاعتراف بها .
لا تدفع الأذى بالأذى :
يحاول بعض الناس أن يظهروننا بالمظهر السيء في الحياة ، وقد يظهرون لنا العداوة ونحن بدورنا قد ننساق خلف هذا السلوك وندفع الأذى بالأذى . يجب أن نعمل على الاحتفاظ بأخلاقنا طيلة الوقت وعلينا أن لا نفقد أعصابنا وطريقتنا المهنية في معالجة الأمور. يمكن أن نتحدث على انفراد مع هذا الشخص المؤذي ونستفسر منه عن سبب تصرفاته تلك وقد تأتي هذه الطريقة أكلها وتحل المشكلة .
عندما نؤسس لعمل جديد علينا أن نعمل أولا على تأسيس السياسة العامة للمكاتب قبل البدء في العمل واستقدام الموظفين وعلينا أن نكون على يقين بأن غياب السياسات العامة للمكاتب له آثار مدمرة على المستوى القريب والبعيد ويمنعنا من تحقيق الرضا الداخلي الذاتي ويقلل من التزامنا بالمؤسسة التي نعمل بها ويزيد من معدلات القلق بشأن العمل وبالتالي ينحدر مستوى العمل وجودته.
تعلمنا السياسات العامة للمكتب التسلسل الوظيفي ومع من نتحدث ولمن نشتكي ومع من نحل المشكلات ، كما تعلمنا حقوقنا وواجباتنا تجاه أنفسنا وتجاه المؤسسة التي نعمل بها وتجاه زملائنا وتساعدنا في فهم المؤسسة وطريقة عملها والسياسات التي تنتهجها فنتبع سياستنا الخاصة في التعامل معها بنجاح عبر متابعة تصرفاتنا وأسلوبنا في الحياة وتعاملنا مع النظراء وزملاء العمل والمراجعين .