الدكتورة أحلام الحسن تواصل مقالاتها فى :فنُ الإدارة .. المحاضرة الثالثة ..الهيكلُ التنظيمي ..

قبل الشروع في التكلّم عن الهيكل التنظيمي علينا أولاً معرفة ماذا يُقصد من مفهموم الهيكل التنظيمي وللتعريف به وبأهميته لكلّ مؤسسةٍ كبيرة أو صغيرة لا يُستثنى منها أيّة مؤسسة تعليميةٍ كانت أو إعلاميةٍ أو اقتصاديةٍ أو وزارات أومؤسسات فلا غنى عن الهيكل التنظيمي وأنّ أيّة مؤسسة قامت بدون وضع الهيكل التنظيمي لها ستواجه صعوباتٍ وعرقلاتٍ يصعب حلّها وستكلّف المؤسسة الكثير من الخسارة المادية والمهنية ..
ماهو الهيكل التنظيمي :
1- هو عبارة عن الهرم التنازلي والتسلسلي لمهام أفراد المؤسسة أو الوزارة أو غيرها بدًّا من الرئيس إلى رؤساء الأقسام وما يندرج تحت مسمى كلّ قسمٍ أو إدارة من عدد الموظفين والمهام المسندة إليهم ..
يُعدُّ الهيكل التنظيمي بمثابة الشجرة الكبيرة التي تمتدٍ منها فروعها وتتدلّى ثمارها .. تلك الثمار إما مثمرة وأما مدمرة لبعض موارد المؤسسة ..
وللهيكل التنظيمي أهميةْ عظمى في نجاح المؤسسة وفي توزيع الأدوار المناسبة للعاملين في تلك المؤسسة من رأس المؤسسة المتمثلة في رئيسها أو مؤسسسها أو مديرها إلى أصغر عاملٍ فيها ..
2- يعتمد رسم الهيكل التنظيمي لكلّ مؤسسة على عدد الأقسام والإدارات والموظفين فكلما اتسعت رقعة المؤسسة اتسع حجم الهيكل وفروعه أفقيًا وعموديا .
3- يعتبر الهيكل التنظيمي بمثابة الخارطة التوضحية والمرشدة لكلّ أفراد المؤسسة تعريفا بكلّ دائرةٍ والمهام المُوكل لها .
أهم العوامل والأسس لإقامة مؤسسة واختيار الهيكل التنظيمي لها :
1- الخطة الموضوعة لعمل هذه المؤسسة وما هي الميزانية المرصودة لها ولكلّ قسمٍ فيها ولابد للجؤ للمحاسب المالي المتخصص في ميزانية المؤسسات .
2- اختيار الموقع الجغرافي للمؤسسة ووضع دراسةٍ شاملةٍ لمدى تكلفته يقوم عليها الخبير المالي وليس أيّ فرد وإلاّ كانت العواقب وخيمة .
3- وضع استراتيجية مستقبلية للمؤسسة ودراسة تقام عليها أعمدة نجاح المؤسسة وأهدافها.
4- يحتاج الهيكل التنظيمي للمؤسسة لتغيير خارطته كلما دخلت تغيرات إضافية واتسعت رقعة الإدارات والأقسام فيه .
5- فصلُ مهام كلّ إدارةٍ عن الأخرى وعدم تداخل المهام أو الإدارة في الإدارة الأخرى فهذا يعدّ من أكبر خطوات نجاح المؤسسة .
6- إنّ تداخل مهام وإدارة كلّ إدارة أو قسم في إدارة ٍ ثانية سيتسبب بالآتي :
أ- ضياع المهام الموكلة لكلّ موظف واهماله لها بسبب تدخله في وظيفة غيره وما يترتب عليه من مضيعةٍ للوقت وهدرٍ للمال .
ب- تداخل المهام وتدخل كلّ مدير قسم في قسمٍ آخرٍ سيولد الضغينة والمشاكل والحقد وخسارة الكفاءات .
ت- تدخّلُ مدير قسمٍ ما في قسمٍ آخرٍ ناتجٌ عن خللٍ فكريٍ في المُتدخّل يهدف فيه للطعن في مدير وإدارة ذاك القسم وعادةً ما يكون وراء ذلك الغيرة والحسد وزحزحة ذاك المدير ولربما لإبداعه ونجاحه في إدارة قسمه وليس لفشله .
ث- لابد من الرقابة على العمل من قبل المسؤول الموكل له مهام الرقابة ومن تحت يده فقط لا غيره .
ج- قد يلجأ الرئيس أو المدير العام لللتفويض فيفوض بعض مهامه لشخصٍ ما فترة غيابه وغالبا ما يكون التفويض إدارايا لا ماليا .
ح- تقليل حشو المؤسسة بكمية موظفين زائدة قد لا تحتاج إليهم المؤسسة حيث سيتسبب هذا بالخسارة المالية لها .
خ- تحقيق السلطة المركزية لصاحب المؤسسة وعليه تقع مسؤولية اختيار الأكفأ والأفضل والأخلص لمؤسسته وفي حالة تعثّره في هذا الإختيار سيجني على مؤسسته وماله .
7- تقليل التكاليف وزيادة الأرباح وتجنب الخسارة .
8- زيادة الإنتاج والحرص على المعاملات من خلال التعامل السليم والحديث الذي يواكب العصر في كسب الزبائن وفن المعاملات .
** كاتبة المقال
**رئس القسم الثقافى
بموقع بوابة "الزمان المصرى"
خبيرة إدارة أعمال
و إدارة موارد بشرية
المحاضرة من كتاب " فنُّ الإدارة " د . أحلام الحسن
حقوق الطبع محفوظة