إيدا: تصميم المكاتب يعزز إنتاجية الشركات

في الوقت الذي باتت الشركات تشدّد على أهمية مراقبة التكاليف في عالم ما بعد الأزمة المالية، فإنه غالباً ما يتم وضع التصميم المكتبي على رأس قائمة التخفيضات في الميزانية.
ومع ذلك، فإن تجاهل تصميم مكان العمل يمكن أن يكون له تأثير معاكس، وفقاً للاتحاد الدولي للتصميم الداخلي (إيدا)، الذي يقول إن سوء التصميم غالباً ما يؤدي إلى انعدام الكفاءة التشغيلية، وبالتالي إلى خفض الإنتاجية وضعف أداء الأعمال.
شيريل دورست، النائب التنفيذي للرئيس، والرئيس التنفيذي في إيدا، واحدة من الخبراء الذين سيتحدثون في معرض المكاتب 2011، الذي يقام في مركز دبي الدولي للمؤتمرات والمعارض بين 17 و19 مايو. وتقول دورست إن استغلال المساحات المكتبية استغلالاً ذكياً وخلاقاً لم يكن بمثل الأهمية التي هو عليها اليوم.
وتضيف دورست: "أماكن العمل الذكية والمبتكرة والفعالة لا تساعد الشركات على خفض تكاليف الإشغال فحسب، ولكنها تضيف قيمة حقيقية للعمل، إذ يمكن لمساحة عمل مصممة بعناية أن تزيد الإنتاجية، وتعزز الإحساس بالانتماء للمجتمع ، وتقلل الأثر البيئي، كما إنها تعرب تعريباً واضحاً عن قيم المؤسسة".
ولئن كانت أوساط الموارد البشرية قد تمكّنت بسرعة من تسليط الضوء على أهمية الروح المعنوية للموظف في تسهيل انتعاش الأعمال التجارية، فقد كان هناك في المقابل تركيز أقل على تأثير بيئة العمل الفعلية في الإسهام بتجربة عمل إيجابية للموظف، هذا رغم الدراسات الواسعة التي تظهر أن المكتب ذا التصميم الجيد هو أحد أسهل الطرق وأقلها كلفة للاحتفاظ بالموظفين وجعلهم أكثر إنتاجية.
ووفقاً للدكتور مايكل بورشل، الشريك والمدير في فرع مؤسسة 'غريت بليس تو وورك‘ بالإمارات، فإن المظهر العامّ للمكتب والشعور الذي يولّده لدى الموظفين أمران لهما تأثير عميق ودائم على الحالة الذهنية لكل موظف. يمثل بورشل شركة عالمية للاستشارات والبحوث الإدارية، تعمل على تمييز أفضل أماكن العمل في أكثر من 45 بلداً حول العالم. وكان بورشل قد أعلن في وقت سابق من هذا العام عن أفضل 10 شركات للعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة، وهو يعتبر أن أفضل الشركات للعمل تصمم مكاتبها بطرق تأخذ الموظفين في المقام الأول.
ويقول بورشل إن مرافق العمل الآمنة والتي تسهم في خلق بيئة عمل جيدة إنما هي دليل مهم على الاحترام للموظفين، ويضيف: "في زياراتنا لأفضل الشركات في جميع أنحاء العالم نجد أن القادة في تلك الشركات يدركون أن السلوك الوظيفي هو أداء تفاعلي للموظف مع بيئته". وضرب بورشل بمايكروسوف الخليج، التي احتلت المركز الأول ضمن قائمة الشركات العشر الأولى، مثلاً، فقال: "غالبية المساحات المكتبية في هذه الشركة تتكون من أنواع مختلفة من غرف الاجتماعات، ومناطق الاستراحات وأماكن اللعب، وكلها مصممة لتمكين الموظف من التعاون والتفاعل مع بيئته".
من جانبه قال رينير أندريه سايمان، مدير المنطقة للاستثمارات في الشرق الأوسط وأفريقيا لدى مايكروسوفت الخليج، إن مايكروسوفت تلتزم بتزويد موظفيها بأحدث حلول تصميم المكاتب وأماكن العمل، لتحسين الإنتاجية وتمكين الابتكار، ليتمكّنوا من تقديم أفضل دعم ممكن لاحتياجات العملاء، وأضاف: "يمكننا تحقيق ذلك من خلال برنامجنا المتخصص للمباني والمرافق، والمسمى 'وورك بليس أدفانتيج‘ Workplace Advantage، والذي يمكننا من تلبية الاحتياجات الفريدة لوحدات الأعمال في مايكروسوفت من خلال بيئات عمل ذات تصميمٍ وتجهيزٍ ملائمين".
واستطرد سايمان يقول: "من خلال كفاءة المحفظة الاستثمارية التي تقودها حلول 'وورك بليس أدفانتيج‘ المطبقة لدينا، فقد شهدنا انخفاضاً قدره 15 بالمائة في معدل الخسارة للناتج النهائي على مدى 5 سنوات، ونحن قادرون على إحداث خفض كبير في تكاليف رأس المال والتكاليف التشغيلية عبر كفاءة أعلى في إدارة الاستثمارات العقارية في مجموعة مايكروسوفت للمبيعات والتسويق والخدمات".
وأضافت دورست أن الشركات ذات الأداء الأعلى تفهم أن الاقتصاد القائم على المعرفة قد استلزم تغييراً في تصميم أماكن العمل بطريقة تركّز على التعاون والتعلّم والتواصل الاجتماعي مثلما تهتمّ بالعمل الفردي والاحتياجات الأساسية للموظفين.
وأوضحت دورست بالقول: "إن الطريقة التي يتم فيها تصميم مكان العمل يمكن أن يكون لها أثر حاسم على الطريقة المنهجية التي يؤدّي بها الموظفون عملهم، وإضافة إلى تشجيع التعاون في مكان العمل لتعزيز قدرة المؤسسة على التفكير، ينبغي علينا أيضاً أن نولي احتياجات الموظفين الأساسية، مثل الإضاءة ونوعية الهواء الداخلي والراحة، اهتماماً بالغاً، وهي العوامل التي تساعد على الحد من الغياب وتحسين الرضا الوظيفي".
تؤكّد ما سبق شركة غيماكو للتصميم الداخلي Gemaco، إحدى الشركات البارزة في مجال الأثاث المكتبي، والمشاركة في معرض المكاتب 2011، إذ تشير إلى أن تحسين ظروف العمل يأتي دائماً في جوهر تصميم بيئات المكاتب.
وقال باتريك تايلور، مدير مجموعة المبيعات والتسويق لدى غيماكو، إن خلق بيئة مكتبية يشعر الموظفون فيها بالراحة له أثر عميق على الحياة المكتبية ونتائج العمل، التي تظهر بشكل وفورات كبيرة في التكاليف، وأضاف موضحاً: "تمثّل أنظمة الإنارة البيضاء القائمة على الصمامات الباعثة للضوء، المعروفة باسم 'ليد‘ LED، والمتسمة بكفاءة عالية في استهلاك الطاقة، ثورة في إمكانات الإضاءة بتقنية الصمامات، فهي أنظمة تبعث في المكان روح البهجة ويمكن التحكّم فيها بسهولة، كما أنها تمتاز بحياة أطول وصيانة أقل". ويشير تايلور إلى أهمية نقاء الهواء ونظافته في الأماكن المغلقة كأمر آخر مهمٌ أخذه بالاعتبار "فهو يساعد الموظفين على التنفس بسهولة، ويقلل من الأضرار التي تلحق بالأثاث الخفيف". ويضيف تايلور: "لكن تبقى محطة العمل المريحة الاستثمار الأهم لصاحب العمل في القوى العاملة لديه، في ضوء قضاء الموظف 80,000 ساعة بالمتوسط في المكتب خلال حياته المهنية". ويؤكّد تايلور أن تحسين عافية الموظفين يؤدي إلى تحسين الأداء والكفاءة للغاية، ويقلّل النفقات الطبية المكلفة.
يعتبر معرض المكاتب الحدث التجاري الأبرز في الشرق الأوسط لتجهيزات المكاتب، ويقول منظموه إن دورة العام الجاري تحتفي بالتميز في التصميم بقدر ما تشكّل منصة مثالية لعرض حلول التصميم المكتبي.
يقول ديفيد ويلسون، مدير معرض المكاتب، إن التصميم المكتبي جزء لا يتجزّأ من الكيفية التي تُدار بها العمليات التجارية في الشركات، كما أنه يُبرز قيم العلامة التجارية بين الموظفين والعملاء، ويضيف ويلسون: "رغم ذلك نجد أن كثيراً من الشركات لا يعترف بالتصميم أولوية مهمة، ونحن نعمل عن كثب مع العارضين وشركاء المعرفة لضمان أن يتم إطلاع زوار المعرض على المنافع التجارية التي يعود بها التصميم الجيد على الشركات".