رئيس «التنظيم والإدارة» يوضح كيفية عمل أول مساعدة ذكية بالجهاز الإداري للدولة «كيمت»

أكد الدكتور صالح الشيخ، رئيس الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة، أن أول أداة مساعدة ذكية بالجهاز الإداري للدولة «كيمت» التي أطلقها الجهاز اليوم ستقوم بالرد على الاستفسارات الخاصة بالخدمة المدنية والموضوعات المتعلقة بالتنظيم والإدارة، ويمكن للراغبين في استخدامها التفاعل معها عبر تطبيق «الماسنجر» للصفحة الرسمية الخاصة بالجهاز على موقع التواصل الاجتماعى فيس بوك، أو الموقع الالكتروني للجهاز أو الواتساب عبر الرقم ‏‪0155 048 9120‬‏.
وجاء ذلك خلال فعاليات المؤتمر الصحفي الذي عقده الجهاز على هامش حفل إطلاق «كيمت» اليوم.
وأكد الدكتور صالح الشيخ استعداد الجهاز لإضافة أي خدمة جديدة ل«كيمت»، ولكن بعد تزويدها بالمعلومات والمعارف المتعلقة بالخدمة بعد تنسيق التعاون بين الجهاز والجهة مقدمة الخدمة.
وفي رده على سؤال بشأن كيف استطاع الجهاز أن يعمل يومًا من المنزل؟، قال الدكتور صالح الشيخ: «بالفعل بدأ الجهاز، بعد اكتمال انتقال العاملين به بمقره الرئيسي بالحي الحكومي في العاصمة الإدارية، في تنفيذ تجربة العمل عن بُعد، بداية من اليوم، وذلك بمعدل يوم واحد من المنزل أسبوعيا، وذلك لعدد من الإدارات المركزية بالجهاز»، مشيرًا إلى أن ذلك جاء بعد تسليم جميع الموظفين في هذه الإدارات أجهزة «لاب توب» أو «تابلت» وAPN (شبكة اتصال مؤمنة)، والتأكد من جاهزية منظومة العمل الداخلي الرقمي والبنية التحتية المعلوماتية، بالإضافة إلى اختبارها لمدة كافية.
وقال رئيس الجهاز إن هذا القرار جاء نتيجة عمل دؤوب استمر على مدار 5 سنوات؛ إذ قام الجهاز بتنفيذ مشروع الذاكرة المؤسسية، والذي تم من خلاله تحويل ملفات الجهاز سواء الأرشيفية أو الحالية إلى نسخ إلكترونية؛ تمهيدا لرقمنة العمل وإلغاء التعامل الورقي داخل أروقة الجهاز.
وأضاف أن الجهاز انتهى بالفعل من رقمنة أكثر من 18 مليون مستند، وذلك بالتوازي مع إنشاء منظومة العمل الداخلي الرقمي مدعومة بأرشيف رقمي يضم المستندات التي لدى الجهاز، حيث أصبحت المنظومة هي الآلية الرقمية للعمل داخل الجهاز بدلا من دورة العمل الورقية، كما أنه تمت إعادة هندسة كافة إجراءات العمل، مشيرا إلى أنه في إطار استكمال منظومة رقمنة العمل، أنشأ الجهاز أيضا منظومة التراسل المؤسسي الرقمي للربط بينه وبين وحدات الجهاز الإداري للدولة وتم بالفعل الربط مع العديد من الجهات، التي تلقى الجهاز من خلالها 10 آلاف و663 مراسلة خلال شهر أغسطس الماضي فقط.
وكشف الدكتور صالح الشيخ عن أنه تتم متابعة تقدم العمل عبر منظومة العمل الداخلي الرقمي في باقي الإدارات التي بمجرد التأكد من جاهزيتها ستنضم للإدارات التي ستعمل يوما عن بعد أسبوعيا، بالإضافة إلى متابعة وتقييم أداء الإدارات التي ستبدأ في تنفيذ القرار للتأكد من انتظام سير العمل بشكل جيد.
وأضاف: «تجدر الإشارة إلى أن منظومات العمل الرقمية، سواء الخاصة بالذاكرة المؤسسية الرقمية أو منظومة العمل الداخلي الرقمي أو التراسل المؤسسي الرقمي قد تمت بواسطة أبناء الجهاز وتم تطويرها بواسطة العاملين به بدءا من إعادة هندسة الإجراءات مرورا بتطوير دورات العمل وانتهاء بتطوير التطبيقات الإلكترونية وتنفيذها واختبارها».