26 يوليو.. ورشة عمل عن "الأدوار الجديدة للسكرتارية الحديثة"

تنظم الدار العربية للتنمية الإدارية، بالتعاون مع الاتحاد الدولى لمؤسسات التنمية البشرية، ورشة عمل تحت عنوان "مهارات الإدارة المكتبية والسكرتارية" بالعاصمة التركية اسطنبول خلال الفترة من 26 – 30 يوليو المقبل.
وأوضح المستشار أيمن الجندى رئيس مجلس إدارة الدار، أن ورشة العمل تهدف إلى إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية، توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية المعاصرة، وكذلك تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات، تقديم شرح شامل واف للمشاركين عن الإعدادات للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها، تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب وأستخدامها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها، وأخيرا إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
وأضاف أن الورشة تتضمن في إطارها العام: تقديم البرنامج وأهدافه ومكوناته الرئيسية، الإدارة الفعاّلة لمكاتب المستقبل، تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة، التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة، الرقابة ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة، وتحديد الاحتياجات الرئيسية التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية، العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز، السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري، وكذلك مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتارية بالأعمال المكتبية المختلفة، مهمات وواجبات ووظائف السكرتارية، أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة، الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية، التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف، التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل، إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب، إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية، إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية، إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها، إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها، مهارات العرض والتقديم، أمن وسرية المستندات، مهارات الاتصال وإدارة المؤتمرات، وسائل الاتصالات وعوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال، التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب، المكتب الإلكتروني: البريد، الملفات والأرشيف الإلكتروني، التأهيل والتطوير اللازم لسكرتارية ومكاتب المستقبل.
فيما أوضحت ريهان سالم مسئول التدريب بالدار، أن ورشة العمل تتضمن عددا من المحاور الأساسية: مهارات إدارة الاجتماعات واللجان والمقابلات، مفهوم الإدارة المكتبية وطبيعة النشاط المكتبي، مقدمة عن السكرتارية ( الأنواع – الأهمية – المهام )، سمات وخصائص سكرتير القرن الحادي والعشرين، مهارة معالجة المكالمات الهاتفية – أدب التحدث في الهاتف، مهارة استقبال الزوار وقواعد إجراء المقابلات، الإدارة المكتبية الحديثة، السمات الشخصية لمدير المكتب، والصفات الفنية والعلمية لمدير المكت، وكذلك الأنماط المختلفة لمدير المكتب، مهارات تنظيم المواعيد وإستقبال الزوار، إضافة إلى أساليب تخطيط الوقت: وضع خطة إدارة الوقت بفاعلية والتغلب على معوقاتها، ومهارات إدارة وتنظيم الاجتماعات، والاتصالات الإدارية الفعالة، ومهارات إعداد وصياغة التقارير، مشيرة أن ورشة العمل تستهدف في مجملها:موظفو السكرتارية، مديرون المكاتب، الموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء ورؤساء مجالس الإدارة، جميع موظفي السكرتارية التنفيذية.