آداب العمل التي يجب أن تعرفها

نصائح لأولئك الذين قد تعبوا من الشعور كأغبياء في اجتماعات العمل.
كثيرا ما يجد الناس أنفسهم في مواقف غبية فقط لأنهم لا يفهمون أن آداب العمل تختلف عن قواعد السلوك. في كتاب "أساسيات آداب الأعمال" (The Essentials of Business Etiquette) تخبرنا باربرا باشتر عن ما يجب و عن ما لا يجب القيام به لترك انطباع جيد في بيئة الأعمال. وإليك أهم النصائح العملية من هذا الكتاب.
1. قم بالوقوف عندما يتم تعريفك على شخص ما
إذا كنت واقفا فأنت بالتأكيد سوف تلفت الانتباه لنفسك أما الجالس فمن الأصعب عليه أن يلفت الانتباه. إذا كان قد حصل الأمر فجأة ومن الصعب عليك أن تقف، قم بالميل إلى الأمام قليلا مبينا بذلك أنك لكنت قد وقفت بالتأكيد لواستطعت ذلك.
2. قدم نفسك بقول اسمك الكامل
في محيط الأعمال يجب عليك استخدام الاسم الكامل وأن تنتبه على كيفية تقديم الآخرين لأنفسهم. إذا كان اسمك طويلا جدا أومعقدا فكر في كيفية تبسيطه أو تقصيره أو قم بكتابة كيفية نطقه على بطاقات الأعمال ومررها على الموجودين.
3. قم بالشروع في المصافحة إذا كنت بمكانة أعلى أو كنت تقوم بدور المضيف
تذكر باتشر: في عالم الأعمال الحديث، يجب على المضيف أو الشخص بمكانة أعلى أن يمد يد المصافحة أولا. إذا لم يقم الشخص برتبة أعلى بذلك على الفور والذي غالبا ما يحدث بسبب نوع من الارتباك الجنسي، يجب على الشخص بالرتبة الأقل أن يمد يده بسرعة دون الإطالة لأكثر من ثانية. في أي حال يجب أن يتم التصافح. فالمصافحة هي تحية رسمية. إذا كنت تريد أن تؤخذ على محمل الجد تحتاج إلى أن تتصافح وأن تقوم بذلك بشكل صحيح.
4. اللباس الصحيح
الملابس هي شكل مهم من الاتصالات اللاشفهية و يمكنها أن تؤثر على سمعة الشخص في بيئة الأعمال. من خلال اختيارك الملابس ترسل إشارة تبين مكانتك المهنية. قم دائما بالتحقق من اللباس المتطلب في الحدث أو اللقاء أو العشاء في المطعم و الذي يتم عقده للتأكد من أنك ترتدي ملابس مناسبة.
5. قل "شكرا لك" لا أكثر من مرتين خلال الاجتماع الواحد
وفقا لباتشر يجب أن تقال كلمة "شكرا" مرة أو مرتين فقط خلال الحديث، لأنك في حال قلتها أكثريمكنك بذلك أن تلين انطباع الشكر أو حتى تعطي انطباعا بأنك شخص عاجز وغير واثق من نفسك.
6. قم بإرسال ملاحظات شكر فردية لجميع المشاركين في الاجتماع
تنصح باتشر بإرسال رسالة شكر فردية إلى كل مشارك في الاجتماع في غضون 24 ساعة بعد انتهائه. عند اختيارك بين الرسالة المكتوبة بخط اليد وبين البريد الإلكتروني يجب الأخذ في عين الاعتبار أن الرسالة الورقية يمكن أن يستغرق وصولها بضعة أيام أما البريد الإلكتروني فيصل على الفور. في بعض الحالات يمكن أن يكون فارق التوقيت أمرا حاسما، مثلا بعد إجراء مقابلة للتوظيف في حال تم اتخاذ القرار بسرعة.
7. ضع هاتفك في جيبك
تنصح باتشر بالامتناع عن إخراج الهاتف من الجيب أثناء الاجتماعات. يمكن أن تغريك فرصة كتابة رسالة ولكن مهما حاولت أن تكون مراعيا، سوف يبدو ذلك غير مهذبا. وأيضا لا تضع هاتفك على الطاولة خلال الاجتماع، لأنك بهذا الشكل تبين لمن تقابله بأنك على استعداد في أي لحظة أن تتركه وتنتقل إلى شخص آخر.
8. لا تقم أبدا لأي شخص كان بتحريك الكرسي
يمكنك أن تقوم بفتح أو تثبيت الباب للضيف ولكن لا يجدر عليك أن تحرك الكرسي لشخص آخر بغض النظر عن جنسه. فإن الشهامة غير لائقة في محيط الأعمال. وفقا لباتشر النساء والرجال بالتساوي قادرون على التعامل مع الكرسي بأنفسهم.
9. لا تقم بوضع ساق على ساق
ينطبق ذلك على النساء والرجال. قد يؤدي ذلك إلى صرف الانتباه أو أنه حتى قد يكون مثيرا بشكل غير لائق في بيئة الأعمال.
10. لا تشر بإصبعك
إذا كنت بحاجة للإشارة إلى شيء ما افعل ذلك بكف يدك ممسكا بالأصابع معا. يجب عدم استخدام السبابة لأن هذه الحركة تبدو عدوانية. يعاني من هذه العادة كلا النساء والرجال ولكن النساء تستخدمها أكثر.
11. تحقق مرتين من أنك قد وفرت معلومات المستلم الصحيحة
كن حذرا عند إملائك لخانة "إلى" في رسائل البريد الإلكتروني. فمن السهل جدا أن تخطئ في اختيار الاسم و تقع في وضع حرج.
12. قطع الخبز بيديك
لا يجدر عليك في لقاء الأعمال أن تقوم بقطيع الخبز بالسكين. تنصح باتشر بتقسيم قطعة الخبز إلى نصفين ومن ثم تقطيعها إلى قطع سوف تضع الزبدة عليها وتضعها كلها في فمك.
13. لا تطلب الأطباق الباهظة جدا
إذا قمت بطلب طبق شريحة لحم أو سرطان البحر المكلف ستبدو وكأنك تستغل فرصة تناول العشاء على حساب الآخرين.تنصح باتشر: إذا كان الشخص الذي قد دعاك، يوصي ببعض الأطباق، فيمكنك الاختيار منها ولكن من الأفضل أن تختار الأرخص منها. ينطبق الأمر نفسه على النبيذ. كن حذرا أيضا من "الأطباق الخاصة"، فإنه غالبا ما لا يقوم النادل بذكر التكلفة عندما يعرضون عليك مأكولات وأطباق اليوم. وفي الوقت نفسه يمكن أن تكون تكلفتها ب 10-40 % أعلى من تكلفة عناصر القائمة العادية ولكنك ستخجل من السؤال عن سعرها في محيط العمل. فقط ابق بعيدا عنها.
14. لا تحرك ولا تكدس الصحون
دع النوادل يقومون بعملهم. تقوم باتشر أيضا بالتذكير بأنه إذا لم يكن محاوريك قد انتهوا من تناول وجباتهم ربما سيعتقدون أنك تستعجلهم بطريقة وقحة.
15. خذ اختيار الضيف في عين الاعتبار
إذا قام الضيف بطلب المقبلات أو الحلويات فيجب عليك أن تقوم بالمثل. توصي باتشر بعدم وضع الضيف في وضع حرج وعدم إجباره على الأكل لوحده.
16. لا تقم أبدا بطلب أن يتم "لف البقية" لتأخذها معك
باتشر صارمة في هذا الصدد:قد جئت إلى هنا للقيام بالأعمال وليس لجمع بقايا الطعام. إن طلب لف بقايا الطعام هو أمر مناسب في عشاء عائلي ولكن ليس في اجتماع عمل.
17. تعلم كيفية الوضع الصحيح لطاقم الطعام
تذكر هذه القاعدة: كلمة "left" فيها أربعة أحرف و كلمة "right" فيها خمسة أحرف. تكتب باشتر:
" يقع الغذاء على يسار الطبق. يوجد في كلمات "غذاء" و "left" أربعة أحرف ; إذا كانت الطاولة معينة بشكل صحيح، فإن الخبز، السلطة أو أي مواد غذائية غيرها سوف تقع على يسار طبقك. و بنفس الطريقة، سوق تقع جميع المشروبات على يمين الأطباق و يوجد في كلمات "كباية" و "right" خمسة أحرف. فأي كوب أو كأس زجاجي سيقع على يمينك".
بالإضافة، يجب أن تتذكر بأنه توضع الشوكة على يسار طبقك والسكاكين والملاعق على يمينه.
18. يدفع الشخص الذي قام بالدعوة
إذا كانت الدعوة قد جاءت من طرفك فأنت الذي تستضيف اللقاء وعليك أن تدفع الفاتورة بغض النظر عن جنسك. ماذا لو كان ضيفك رجل و يرغب في أن يدفع هو؟ وفقا لباتشر يوجد في هذه الحال عدة خيارات بالنسبة للنساء. يمكن الرجوع إلى حقيقة أن التكاليف ستدفع من قبل الشركة. أو القيام بمغادرة الطاولة وسداد الفاتورة من دون لفت انتباه الضيوف.عموما إن الشيء الرئيسي هو تجنب الإحراج. إذا كان الضيف رجل ويصر على الرغم من كل اعتراضاتك اسمحي له أن يدفع
19. فكر في طريقة للمغادرة
تقول باشتر أنه عليك أن تعرف كيفية مغادرة الطاولة بشكل صحيح، فمن الأفضل أن تواصل الحديث عندما تقوم بذلك. وهذا يخلق انطباعا بأنك مسيطر على الوضع. وينبغي أيضا أن يكون لديك بعض العبارات المجهزة مسبقا في حال كنت بحاجة إلى إنهاء المحادثة. يمكنك أن تقول: "تشرفت بلقائك" "كان تواصلنا ممتع جدا" أو "إلى اللقاء في الأسبوع القادم". و كذلك يمكنك الاعتذار و القول بأنك تحتاج للذهاب إلى الحمام أو أن تقول بأنك تحتاج لرؤية شخص ما قبل أن يغادر