الگمبيوتر يحفظ مستندات الزواج والطلاق : وزير العدل والنائب العام افتتحا أكبر مشروع بالقاهرة لحماية المستندات من الضياع والتلاعب

2 مليون وثيقة تنقلت بين زنانيري وباب الخلق ومجمع التحرير علي مدار 35 سنة

وزير العدل والنائب العام يتفقدان عملية تسجيل واسترجاع وثائق الزواج والطلاق علي مدار 35 سنة كاملة تعرضت 2 مليون وثيقة زواج وطلاق واعلام وراثة وشهادات ميلاد بالقاهرة للتلف والضياع والتلاعب.. وتعرضت لنفس الاخطار مايزيد عن 9 ملايين وثيقة في باقي المحافظات.. وزير العدل المستشار ممدوح مرعي والنائب العام المستشار عبدالمجيد محمود افتتحا أول واحدث مشروع بمصر لميكنة أوراق ومستندات الأحوال الشخصية، المستندات تنقلت طوال أكثر من نصف قرن من محاكم زنانيري لباب الخلق ثم مجمع التحرير.. الأوراق في فترة قياسية وبأيدي رجال النيابة العامة باشراف المستشار عادل محمد سعد الدين المحامي العام لنيابة الأسرة بشمال القاهرة تم تسجيلها علي الكمبيوتر.. مع تخفيض تكلفة المشروع من 3 ملايين جنيه إلي 06 ألفا فقط.. الآن يمكن للأرامل والمطلقات والعواجيز الحصول علي شهادات الزواج والطلاق واعلام الورارثة في 3 دقائق كما يمكن للشباب الحصول علي شهادات الميلاد والأوراق لتقديمها للتجنيد أو جهات السفر للخارج في دقائق.. تطور تكنولوجي يحفظ الملفات من التلف والضياع والعبث والتلاعب ويتيح أحكام السيطرة علي أعمال المأذونين واعداد دراسات متكاملة عن الاحوال الشخصية بمصر.
في البداية يؤكد المستشار أسامة عطاوية مساعد وزير العدل للمتابعة والانجاز ان وزير العدل المستشار ممدوح مرعي يحرص علي استخدام التطبيقات التكنولوجية بكل صورها في كل المحاكم والنيابات بمصر لدورها المهم في حفظ الوثائق والمستندات من التلف أو الضياع، والتلاعب بها.. مع التيسير علي المواطنين لسرعة وصولهم إليها وسرعة حصولهم علي حقوقهم.
وقال ان وزير العدل أكد علي ضرورة تطبيق التجربة الناجحة في نيابة الأسرة بشمال القاهرة علي باقي النيابات بمصر نظرا لتميز العمل في حفظ المستندات وخدمة المتقاضين حيث سيبدأ تنفيذها ايضا في نيابات الجيزة وجنوب القاهرة وبعدها يتم تعميمها في المحافظات مع توفير أي دعم مادي أو فني لها لسرعة الانتهاء منها.
بعد 35 عاما من حفظ وثائق الأحوال الشخصية الخاصة بالزواج والطلاق والمراجعة واعلامات الوراثة والتصادق علي الزواج واعلام الوراثة، بالطرق التقليدية لحفظ المستندات داخل غرف مظلمة وتكدس الأوراق علي مدار سنوات مما أدي إلي التلف وارتفاع منسوب المياه الجوفية والصرف الصحي ومع تغيير مكان حفظها يصعب الوصول إليها مرة أخري.. كل ذلك أدي إلي تكدس المواطنين من الأرامل وكبار السن في الوقوف ساعات طويلة امام موظفي قلم الحفظ دون جدوي مع كلمة »فوت علينا بكره« إلي ان جاءت فكرة المستشار عادل محمد سعد الدين المحامي العام الاول لنيابة شمال القاهرة الكلية لشئون الأسرة بمشروع ميكنة وثائق الأحوال الشخصية بنيابات شئون الأسرة وقام بتنفيذها ياسر السيد المعبدي رئيس النيابة للأسرة..
استجابة سريعة
وبعرض فكرة المشروع علي الشركات الخاصة لميكنة قلم الحفظ تبين ان التكلفة تتراوح من 2 إلي 5 ملايين جنيه وإذا تمت علي مستوي الجمهورية ستتجاوز عشرات الملايين.
ومن هنا تتكشف قدرات المواطن المصري ونجاحاته بأقل الامكانيات.. فكان التفكير في تنفيذ المشروع بالامكانيات الذاتية المتوافرة داخل النيابة وتم تصميم برنامج بسيط به جميع البيانات المطلوبة في أي برنامج للارشيف الالكتروني واعداده وبالفعل تم استخدام الأدوات المتاحة لدي النيابة وتم تحويل ماكينة التصوير إلي ماسح ضوئي واستخدام الحاسب الآلي الخاص بالمحامي العام الاول للنيابة ورئيس النيابة في ادخال صور الوثائق ثم بعد ذلك ادخال البيانات علي البرنامج وكان الهدف من هذا صور وثائق وبياناتها وعرض الفكرة علي المستشار عبدالمجيد محمود النائب العام بصورة مبسطة.. كانت المفاجأة باستجابة النائب العام علي طلباتهم لحماية الوثائق وللتيسير في البحث عنها وضمان حسن تقديم الخدمة للمواطنين.
بداية الحفظ
يقول المستشار عادل محمد سعد الدين المحامي العام الأول لنيابة شمال القاهرة الكلية لشئون الأسرة.. حفظ الوثائق بالنسبة للقاهرة كان بمحكمة مصر الشرعية بزنانيري والتي تهدمت في بداية الثمانينيات من القرن الماضي مما اضطر إلي نقل الوثائق المحفوظة بقلم الحفظ إلي مكان آخر بمحكمة باب الخلق.. ونظرا لتكرار ارتفاع منسوب المياه الجوفية والصرف الصحي بما يعرض الوثائق للتلف فتم نقلها ما بين عامي 79 و89 إلي مجمع التحرير، المكان غير معد كقلم حفظ بما يصعب معه البحث أو الوصول إلي أية وثيقة فيه.
ويضيف ومنذ عام 5002 تم اعادة تنظيم وترتيب قلم الحفظ بمجمع التحرير إلا أن العمل اليدوي لم يكن كافيا للوصول للوثيقة في وقت مناسب.. فضلا عن البحث بالطريقة اليدوية وملامسة الوثائق وخروجها من مكانها واعادتها مرة أخري يؤدي إلي تلفها أو تغيير مكان حفظها بما يستحيل معه الوصول إليها مرة أخري.
وقد تلاحظ ان غالبية المترددين علي قلم الحفظ للحصول علي صورة من وثائق الحالة الشخصية هم من الأرامل التي تحتاج إلي صورة وثيقة زواجها حتي تتمكن من الوصول علي المعاش للضمان الاجتماعي والشباب المطلوبين للتجنيد لتقديم الصورة الرسمية كمستند لادارة التجنيد المختصة.. فضلا عن التصديق علي الوثائق والتي يستخرجها جميع المصريين قبل سفرهم للعمل بالخارج بعد اعتمادها من الجهات القنصلية ووزارة الخارجية.. فكانت الحاجة شديدة وعاجلة لتنظيم قلم الحفظ بما يسهل حصول الجمهور علي الصورة الرسمية المطلوبة ومنع ضياع أو تلف المستندات لما لها من أهمية بالنسبة لمستقبل بعض الاشخاص وحياتهم.. فكان التفكير في استخدام التكنولوجيا والميكنة الحديثة وأول ما تبادر للتفكير الاستعانة باحدي الشركات المتخصصة إلا أن هذه الشركات أفادت بأن حفظ وثائق شمال القاهرة الموجودة بمجمع التحرير وبه 2 مليون وثيقة حالة شخصية زواج او طلاق وخلافه.. فضلا عن اعلامات الوراثة وقدرت ميكنة قلم الحفظ بتكلفة تتراوح ما بين 2 إلي 5 ملايين جنيه وأن التكلفة ستتجاوز ال 01 ملايين اذا تمت علي مستوي الجمهورية، فكان التفكير في كيفية تنفيذ المشروع بالامكانية الذاتية المتوافرة داخل النيابة وتم تصميم برنامج بسيط به جميع البيانات المطلوبة في أي برنامج للارشيف الالكتروني واعداده وبالفعل تم استخدام الادوات المتاحة لدينا في النيابة وتم تحويل ماكينة التصوير إلي ماسح ضوئي واستخدام الحاسب الآلي الخاص بمكتبي ومكتب رئيس النيابة في ادخال صورة الوثائق وادخال البيانات علي البرنامج واصبح الحلم حقيقة.
من النائب إلي الوزير
وقام المستشار عادل محمد سعد الدين المحامي العام الاول لنيابة شمال القاهرة الكلية لشئون الأسرة وياسر السيد رئيس النيابة بعرض مشروع الميكنة علي المستشار عادل زايد ليتولي عرضه علي المستشار عبدالمجيد محمود النائب العام الا ان النائب العام وفور وصول الفكرة قام بالاجتماع فورا مع المستشار عادل محمد سعد الدين وياسر السيد رئيس النيابة ومناقشة جميع التفاصيل وابدي استعداده بتقديم جميع الامكانيات المتاحة لسرعة تنفيذ المشروع.. وعلي الفور ارسل مذكرة تفصيلية إلي المستشار ممدوح مرعي وزير العدل والذي استجاب علي الفور بامداد النيابة بجهاز ماسح ضوئي متقدم جدا وجهاز كمبيوتر ذو امكانيات عالية خلال 42 ساعة من ارسال المذكرة واثناء التنفيذ كان المستشار عبدالمجيد محمود النائب العام يتابع بنفسه تلك الخطوات وما يتم انجازه والمتبقي منها، وكان قد تحدد جدول زمني للانتهاء من المشروع في موعد اقصاه 03 يونيو 0102 الا ان قدرات الموظفين قد تطورت في العمل حتي وصلت إلي مستويات تفوق مستوي العاملين بالشركات الخاصة في هذا المجال حتي تمكن فريق العمل من الانتهاء من المشروع قبل الموعد المحدد بالجدول الزمني ب 4 شهور.
الحضور شخصيا
وبعد الانتهاء وسرعة التنفيذ، أصر المستشار ممدوح مرعي وزير العدل والمستشار عبدالمجيد محمود النائب العام علي افتتاح المشروع وتشجيع العاملين به.
البداية عام 9002
المكان.. مجمع المصالح الحكومية بميدان التحرير، الموقع.. غرف حفظ وثائق الزواج والطلاق واعلامات الوراثة.. الهدف منه حماية الوثائق وتيسير البحث عنها وضمان تبسيط وتيسير اجراءات تقديم الخدمات للجمهور.
الملفات داخل وخارج الأرفف والأتربة فوقها وجاءت الفكرة لاستخدام حلول تكنولوجيا المعلومات في معالجة وحفظ الوثائق وحماية الوثائق من التلف والعبث وسهولة اجراءات الاحصاءات ودقتها وسهولة البحث.
بدأت مراحل التنفيذ بإعداد الموقع والوثائق والمسح الضوئي ثم اختيار عدة حلول لمعدات المسح الضوئي علي مدار شهرين تبين ان افضلها استخدام ماكينات تصوير المستندات واستخدم في المسح الضوائي ست ماكينات تصوير مستندات مستعملة بالنيابة وماسح ضوئي وخادم لحفظ البيانات قدمتها وزارة العدل للنيابة العامة.
كان تطور معدل انتاج الفرد للمسح الضوئي من 008 إلي 0013 وثيقة يوميا وذلك وفقا لآخر احصاء حيث بلغ اجمالي عدد الملفات الالكترونية المنتجة 2.2 مليون ملف تمثل 9.1 مليون وثيقة تغطي الفترة من عام 6591 إلي عام 9002.
إعداد التطبيقات
بدأت مراحل تطوير التطبيقات بانتاج برنامج استخدم في عرض فكرة المشروع علي المستشار عبدالمجيد محمود النائب العام فور قبول الفكرة من النائب العام تم الاتفاق مع الشركة المنتجة لتطبيقات النيابات الجنائية علي انتاج تطبيق متكامل يغطي مراحل جميع وحفظ الوثائق وادخال بياناتها واستعراضها، انتجت الشركة التطبيق في الفترة من مارس إلي نوفمبر 9002 واجرت عليه عدد 81 عملية تطوير وتم ادخال بيانات عدد 9.1 مليون وثيقة لعدد 11 نيابة جزئية بجهد 32 موظفا وعاملا بالنيابة من يونيو 9002 حتي اليوم.
ثمار المشروع
ومع نهاية المشروع وبدأ العمل به انحسر زمن تقديم الخدمة إلي ثلاث دقائق تشمل الاستعلام عن الوثيقة وطباعتها وسداد الرسوم، وحماية 9.1 مليون وثيقة من الفقد والتلف والعبث واحكام السيطرة مع تقديم الخدمات ومنع التلاعب.. وتيسير الرقابة علي اعمال المأذونين والموثقين والكشف عن المخالفات والاخطاء.. وتوفير الاحصاءات الدقيقة لاتخاذ أي قرار وقياس معدلات اداء الموظفين وتقدير كفاءتهم.
ومع تسجيل كل بيانات الأحوال الشخصية علي مستوي الجمهورية وتسجيل البيانات التفصيلية للوثائق.. سيتبع ذلك اعداد دراسات متكاملة عن الاحوال الشخصية في ضوء الاحصاءات والتطبيق، وربط قواعد بيانات المشروع بقواعد البيانات القومية والرقم القومي.. ونهاية اعلام الوراثة الورقي.
مراحل الإعداد
ويقول ياسر المعبدي رئيس نيابة شمال القاهرة ان صعوبات عديدة واجهتهم عندما لاحظوا تكدس الوثائق داخل غرفة الحفظ مع تداخلها وتلف اعداد منها.. مع عدم وجود ترتيب لها مما يسبب صعوبة شديدة في الحصول عليها.. وبدأ العمل باعادة ترتيب الوثائق ثم نقلها ونسخها علي ماكينات التصوير المزودة بماسح ضوئي.. وأضاف انه انتقل مع اثنين من الموظفين لغرفة وثائق الأسرة الخاصة بنيابة شمال القاهرة بمجمع التحرير واستمر العمل من التاسعة صباحا إلي الواحدة مساء يوميا حتي تم اعادة ترتيب الوثائق وتجميعها معا طبقا لاسماء المأذونين واقسام الشرطة والمراكز، وتم صرف بدلات وحوافز اضافية للموظفين.. وبعده تم تجهيز الغرفة وبها 2 مليون وثيقة مرتبة ليبدأ المسح الضوئي للوثائق علي الكمبيوتر وماكينات التصوير، وكان يتم نسخ 0051 وثيقة يوميا ووصل الموظفون لارقام قياسية في اعداد الوثائق وكان الموظف يمسح 0013 وثيقة يوميا.
»الأخبار« انتقلت إلي مقر نيابة شمال القاهرة للأسرة وتابعت عمليات التطوير ولاحظنا السرعة الفائقة في استخراج البيانات والحصول علي الوثائق والاخطاء تكاد تختفي تماما، واكد العاملون علي أجهزة الكمبيوتر انهم تلقوا تدريبات مكثفة علي ادخال البيانات واستخراجها.. وفي دقيقة واحدة فقط يتم استخراج شهادة زواج أو ميلاد لمن يرغب والرسوم 54 قرشا فقط.