أخلاقيات التعامل بالبريد الإلكترونى

التعامل بالبريد الإلكترونى له أصول وأخلاقيات، فهو وسيلة سريعة للتواصل بين الأفراد فى المؤسسات، ولكن التعامل به يجب أن يكون من خلال ضوابط وأخلاقيات مهنية بعينها، والاخلال بهذه القواعد يؤدى الى فساد العلاقات بين الزملاء والرؤساء والمرءوسين.
و بسؤال د.آيه ماهر أستاذة الموارد البشرية بالجامعة الألمانية وعضو المجلس الأعلى للثقافة عن «بروتوكول» أو أخلاقيات التعامل بالبريد الإلكتروني، تجيب: أنه لابد من توعية الأفراد بالمؤسسات عن احتراف التعاملات
، أو الوقيعة بين الزملاء،أوعدم إتمام الأعمال فى مواعيدها. لذلك هناك بعض الأمور الهامة التى يجب أن تراعى فى التعامل بالبريد الإلكترونى تفاديا للمشاكل وتتلخص فى 10 نصائح وهى كالآتي:
عندما تتلقين أكثر من رسالة إلكترونية أو -ايميل-، لابد من الرد على كل منهافى نفس اليوم بكلمة شكرا استلمت رسالتك وسأرد عليك فى خلال كذا «بتحديد المدة» وذلك بحسب أهمية الموضوع أو أولويته، ثم قسمى أى مراسلات لكى تتلقيها بالإيميل بتصنيفها بمربع مكتوب عليه هام أومرسوم فوقه نجمة لكى تنظمى وقتك فى الرد عليها طبقا للأولوية والأهمية.
أحيانا لا يتسنى لك الرد على كل الرسائل الإلكترونية التى تصلك لأنك قد تكونين خارج نطاق العمل لأيام، وذلك لحضورمؤتمر أو تدريب أو ربما فى إجازة، ولذلك لا بد من ترك رسالة »أوتوماتيكية«بأنك غير موجودة فى تلك الفترة، ولكنك ستردين على الرسائل فور تمكنك من ذلك بتحديد تاريخ معين، ولابد من ترك البريد الإلكترونى لشخص ينوب عنك فى حالات الطوارئ أو عند الضرورة.
راعى الشفافية والأمانة فى التعامل مع كل الرسائل الإلكترونية التى تستوجب إحاطة الزملاء والرؤساء بها حتى لا تكون وسيلة سهلة فى إفساد علاقاتك بزملاء العمل، فإن طلب منك -مثلا- من قبل أى جهة تتعامل مع مؤسستك لإرسال دعوة حضور ندوة أو مؤتمرأو أى مناسبة ما، فلا تختصى بإرسالها زملاء معينين محببين لك، وتمتنعى عن إرسالها لآخرين، معللة أنها ليست ذات أهمية لهم ، لأن من المؤكد أن مثل هذه الأمور سهل اكتشافها، ومن ثم ستضعك فى موقف محرج جدا أمام زملائك.
عندما ترسلين رسالة إلكترونية لمرؤوسيك للفصل فى مشكلة ما طلبها الرؤساء فى المؤسسة وتضعين الرؤساءفى هذه الرسالة ( ولكن فى خانة المستتر ) من باب الإحاطة بالموضوع، فلا يصح لك أبدا أن ترسلى ردود المرؤوسين السلبية عن المؤسسة والتى اختصوها لك من باب الفضفضة إلى الرؤساء بأسلوبreply to all لتغلقى ملف المهمة المسندة إليك فى أسرع وقت ممكن،لأنك تكونين بذلك قد أفسدت علاقتهم بالرؤساء وليس من الأخلاق أن ترسلى ردهم للغير دون علمهم ، ولكن يمكنك إرسال محتوى رسالتهم بشكل أكثر مهنية.
تعلمى فنون الاختصار وعدم التطويل فى أى من مراسلاتك لكى تبدو أكثراحترافية، وتعلمى أيضا لغة الدبلوماسية فى التعامل بها لأنها وسيلة غير مرئية للتواصل، ولكنها تكشف عن شخصية وعواطف ودوافع المرسل فى أغلب الأحيان.
وظفى ذكاءك الاجتماعى دائمافى اختيار التوقيت الأمثل عند إرسال أى رسالة تتعلق بتكليفات أو مشاكل لأى شخص بمؤسستك، فراعى أن يكون التوقيت دائما مناسبا لحالتهم المعنوية أو الضغوط الواقعة عليهم.
وراعى أيضا أن تكون مراسلاتك الإلكترونية خالية من أى أخطاء لغوية أومصطلح غير لائق، لأنها تعكس شخصيتك واحترامك و دقتك فى تعاملاتك.
إن طلب منك الرد على موضوع ما، فردى بReply على نفس الرسالة المرسلة لكى تذكرى المتلقى بأن الرد جاء بناء على الرسالة المرسلة منه، وإياك فى الاستعراض عبر رسائلك بالمعلومات أو بمصطلحات غير دارجة أو بذكر درجتك الوظيفية العالية فى كل مرة، لتذكرى الآخرين بها لأن جمال شخصيتك يظهر فى بساطتك وتلقائيتك فى التعامل مع الآخرين.
راعى عنصر الوقت فى إرسالك للرسائل الإلكترونية، فمن الاحترافية أن ترسلى تكليفات الأعمال لمرؤوسيك قبلها بوقت كاف لانجازه، تجنبا للمشاكل ومن الاحترافية أيضا إرسال دعواتك المتعلقة بالعمل للرؤساء أو لضيوف المؤسسة قبلها بوقت كاف أيضا حتى يتسع وقتهم لتجهيز أنفسهم لتلبية دعوتك.
لاتكثرى فى استخدام موضوعSubject الرسالة بكلمة »عاجل جدا« أو » مشكلة« حتى لا تصنفى على إنك شخصية »هوالة على الفاضى والمليان« فلا يبالى بأى رسائل تصل للآخرين منك وتكون فعلا عاجلة.
وخلاصة الكلام، أن تراعى دائما الاحترافية فى تعاملاتك عبر البريد الالكتروني، وتذكرى دائما أن قليلا من الكلمات البسيطة الدافئة فى بريدك قد تعنى الكثير عند الغير وقد تغير من موقف أشخاص كثيرين تجاهك، فكونى دائما مؤثرة وفياضة لكل من حولك مثل الشمعة المضيئة لكى تنعمى بالسعادة الإلهية وراحة البال.