كيف وفرت جامعة الإسكندرية 20 مليون جنيه؟

د. رانيا الشرقاوي : رقمنة الأرشيف الورقي.. واختيار الصف الثاني من القيادات

مشروع شامل للتطوير الإداري وتجربة رائدة بدأتها جامعة الإسكندرية تمكنت من خلالها الانتقال بخطوات متسارعة نحو المستقبل ووفرت ملايين الجنيهات وأتاحت الفرصة لاستغلال مهارات القيادات الشابة علي أسس علمية.
مشروع التطوير الإداري لجامعة الإسكندرية الذي انطلق منذ عامين بقيادة د.عصام الكردي رئيس الجامعة ود.علاء رمضان نائب رئيس الجامعة لخدمة المجتمع وشئون البيئة ينقسم إلي عدة مراحل متوزاية من بينها تطوير العامل البشري وتطوير منظومة العمل وتوفير العديد من النفقات التي بلغت في المرحلة الأولي فقط قرابة 20 مليون جنيه.
د. رانيا الشرقاوي، مساعد نائب رئيس الجامعة لشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة للمسئولية المجتمعية والتطوير الإداري، تستعرض ل "الأخبار" تفاصيل المشروع، قائلة: "كان اهتمامنا الأول هو كيفية إعداد صف ثانٍ وثالث للقيادات في الجامعة، ولكننا وجدنا أنه ليس لدينا معايير واضحة للاختيار بين مدرسي الجامعة والإداريين، لتحديد الأصلح".
وأضافت: "درسنا معايير الجامعات الأجنبية واستخدمنا مقاييس لتحديد الشخصيات أصحاب المهارات القيادية وقمنا بتقييم 1500 فرد من هيئة التدريس بالجامعة والإداريين وقسمناهم ثلاث مجموعات الأولي هم أصحاب الشخصيات قيادية متميزة، والثانية الشخصيات ذات السمات القيادية ولكن بحاجة للتدريب، والثالثة المجموعة التنفيذية".
"شكلنا فرق مشتركة من الإداريين وهيئة تدريس الجامعة ذوي المهارات القيادية لتطوير عمليات محددة مثل الدراسات العليا وشئون هيئة التدريس والعلاقات الثقافية ووضعنا منهجية معينة لذلك لتقدم مشروعها التطويري"، بهذه الكلمات تستكمل مساعد نائب رئيس الجامعة حديثها، مضيفة: "اخترنا من هذه القيادات أيضًا مساعدين لوكلاء الكليات بحيث تتاح لهم الفرصة لممارسة القيادة الفعلية،
وأوضحت أنهم نظموا برنامجا تدريبيا علي القيادة ل 200 مدرس مساعد ومعيد تصل قيمتها إلي 15 ألف جنيه يتحمل الدارس فيها فقط 500 جنيه ويحصل علي شهادة من أكاديمية ماكسويل الشهيرة.
وأشارت الشرقاوي إلي أن الخطوة الثانية بعد تطوير العامل البشري كانت تطوير أسلوب العمل نفسه وقد تم ذلك من خلال برمجة بعض الأعمال والتخلي عن أطنان الأوراق حفاظًا علي الأوراق، وتبسيط العمليات الإدارية الروتينية واختزال بعض المراحل التي لا تضيف أي شيء في سلسلة العمل.
وقالت إن هذا التطوير وفر 20 مليون جنيه للجامعة خلال المرحلة الأولي لميكنة الجامعة لتقليل أحبار وأوراق الطباعة والكهرباء.
وألمحت الشرقاوي إلي مشروع الجامعة لأرشفة الكترونها حيث تم الاتفاق مع شركة للمسح الضوئي لستة ملايين ورقة خلال المرحلة الأولي والتخلص من أطنان الأوراق المكدسة في الأرشيف والتي كانت تصيب الموظفين بأمراض صدرية شديدة وحالات إعياء ولذلك قررنا تخفيف هذا العبء وإنهاء المعاناة القديمة والانطلاق إلي عالم التكنولوجيا.