مراسلاتك أصبحت إلكترونية

تكلمنا سابقا عن أهمية التكنولوجيا فى حياة الموظف.. خاصة أن سوق العمل يتطور بشكل غير عادى فى السنوات الأخيرة، بدأنا نستخدم البريد الإلكترونى بدلا من الطرق العادية من فاكس وبريد عادى ومراسلات ورقية ومستندات، فقد أصبحنا نعيش فى Digital world العالم الرقمى، البريد الإلكترونى له العديد من المميزات منها السرعة – قلة التكاليف، كما أنه من السهل متابعته من أى مكان، أرغب اليوم فى أن أتحدث معكم عن البريد الإلكترونى، من خلال عدد من النصائح، من الممكن أن تساعدكم على استخدام البريد الإلكترونى بفاعلية.
أولا... السرعة فى الأداء
طالما أرسل إليك شخص ما رسالة على البريد الإلكترونى هذا يعنى بمنتهى البساطة، أنه يحتاج منك الرد فى أسرع وقت ممكن، لأن أصلا طبيعة البريد الإلكترونى سريعة، فمهم جدا السرعة فى الأداء... سرعة فى الأداء مع الاحتفاظ بالجودة هذه نقطة مهمة جدا من الواجب وضعها فى الاعتبار.
ثانيا... استخدم BCC
عند الحاجه لأرسال عدد كبير من الرسائل لعدد كبير من الناس وخاصة فى حالة من لا يعرف بعضهم البعض اكتب عناوين البريد الإلكترونى الخاصة بهم فى خانة ال BCC والتى تعنى " Blind carbon copy" بمعنى النسخة المختفية أو العمياء، وهنا يمكن وضع أى عدد من الإيميلات مع بعضها ومستقبل الرسالة لن يرى باقى العناوين التى تم إرسال الرسالة إليها.
ثالثا.... الجواب بيبان من عنوانه
هذا معناه أن فى خانة العنوان يجب أن تعبر عن موضوع الرسالة، وإلا لن يعطى مستقبل الرسالة الاهتمام أو يعتبرها رسائل دعاية أو لا يشعر بأهميتها، فلا يقوم بفتحها من الأساس.. نفهم من هذا أن مصير الرسالة مرتبط بشكل كبير جدا بالعنوان.. ولك حرية الاختيار، عايز المستقبل يفتح الرسالة ضع عنوان يدل عن موضوع الرسالة.
رابعا.. خير الكلام ما قل ودل..
مستقبل البريد عبر الإنترنت لا يقرأ بنفس الطريقة التى نقرأ بها الرسائل المطبوعة، هو لا يملك وقت طويل للقراءة فعلينا اختصار الرسالة قدر الإمكان، بما لا يضر بالمعنى أو الهدف منها، ويجب تكون الرسالة واضحة والكلمات المستخدمة فى صياغة الرسالة سهلة الفهم "يعنى استخدم لغة سهلة واستخدم الكلمات المتعارف عليها" لا داعى للفلسفة باستخدام كلمات صعبة الفهم.
دائما ما أقول عند كتابة المراسلات دعونا نعود بالزمن للوراء، فقديما كنا نتعلم بالمدرسة كيفية كتابة موضوعات التعبير، وكان المدرس ينصحنا بتحديد عناصر الموضوع أولا فى ورقه خارجية، ثم البدء فى كتابة الموضوع، بحيث يغطى كافة العناصر، أنا أيضا أقول حدد العناصر التى ترغب فى التحدث عنها قبل البدء فى كتابة الرسالة حتى تكون رسالتك معبرة عن كل ما ترغبه.
خامسا.. فكر قبل ما تدوس SEND
خلاص كتبت الرسالة قبل ما الضغط على زر ال SEDND اعط نفسك دقيقتين لمراجعة محتوى الرسالة.. أحب أقولك من أرسل Email.. مينفعش يرجع فيه.. فبرجاء التركيز ومراجعة الرسالة فبد الإرسال.
سادسا.. اجمع البيض فى سلة واحدة
بمعنى عند إرسال عدد كبير من المرفقات سواء كان مستندات – صور – تقارير أو غيره.. عليك وعلى برامج ZIP الذى سيجمع لك كل الملفات التى ترغب فى إرسالها فى ملف واحد وبذلك ه اتأكد أن مستقبل الرسالة سيقوم بتحميل كل المستندات ولن ينسى أى منها.
سابعا.... اكتب بمزاج عالى
بمعنى لو مودك وحش.. متنرفز.. أعصابك تعبانة.. أجل كتابة الرسائل إلى وقت آخر لما تهدى شوية..لأن ذلك سيظهر فى أسلوبك وأنت تكتب الرسالة صحيح أن مستقبل الرسالة لا يسمع صوتك ولا يشاهد تعبيرات وجهك لكن مزاجك العام يظهر فى الرسالة، أيضا لو نكتب رسالة بالإنجليزى، عيب جدا الكتابة بحروف كابيتال لأن هذا معناه أنى اتكلم بحدة.
ثامنا.....أنا مين؟؟؟؟
التوقيع حاجه أساسية من الواجب أن يظهر التوقيع اسمى ووظيفتى واسم الشركة وأرقام التليفون، لو لزم الأمر لا يلزم أضع رقم الموبايل الخاص بى، لكن لو أنا شايف أن دا مهم أضع رقم الموبايل مش هيجرى حاجه يعنى:
الكلام عن البريد الإلكترونى لا ينتهى، خاصة أن التكنولوجيا فى تطور مستمر وسريع جدا، لذلك فنحن مطالبين دائما بالإطلاع على كل جديد، لأن ذلك يساعدنا فى استخدام البريد الإلكترونى بطريقة أكثر فاعلية.