أعلن اتحاد الناشرين المصريين عن بدء الإعداد والتجهيز لمعرض كربلاء الدولي للكتاب خلال الفترة من 24 أبريل حتى 8 مايو. وكلف الاتحاد الشركة العربية للاستيراد والتصدير بشحن إصدارات الناشرين المصريين المشاركين بالمعرض بسعر شحن 16 دولارا عن كل طرد صادر، و25 دولارا عن كل طرد مرتجع، مع العلم بأنه سيتم تحصيل جنيه واحد فقط إضافي (لتنمية موارد الاتحاد) عن كل طرد صادر تحصله شركة الشحن من الناشر، وذلك تنفيذًا لقرار الجمعية العمومية بتاريخ 29 مايو 2016. ووضعت شركة الشحن عدة شروط في استلامها للطرود المراد توصيلها للمعرض، تتمثل فيما يلي: التأكيد على شنبرة الطرود جيدا وأن تكون الطرود مطابقة للتعبئة الفعلية، وأن تكون مارلبور فقط ومكيسة بالبلاستيك من الداخل حفاظا على الكتب بناء على تعليمات إدارة المعرض. عدم وضع المصاحف بدون أرقام التصاريح والكتب القديمة نهائيا في الطرود المرسلة للمعرض وإلا سيتحمل الناشر المخالف لذلك كل الغرامات الخاصة بتأخير الناشرين المشاركين معه في نفس الشحنة. إرسال كشوف التعبئة الخاصة بالمعرض مكتوبة على الكمبيوتر من أصل وأربع صور، وأن تكون مختومة جميعا بختم المكتبة أو الدار، وأن تكون كل الارقام داخل الكشوف باللغة الإنجليزية ويراعى الناشرين كتابة الكتب الدينية الخاصة في بيان مستقل وفقا لتعليمات الإدارة العامة للبحوث والتأليف والترجمة بالأزهر الشريف والإدارة العامة للرقابة على المطبوعات ولن يتم استلام الكشف إلا بهذه الصيغة. على كل ناشر أن يتأكد بشكل قاطع أن الكتب المرسلة للمعرض هي كتبه فقط وفي حالة وجود أي توكيل يجب أن يحضر صورة من التوكيل على أن تكون موقعة ومختومة من إدارة المعرض. لا يوجد تكاملات على الكشوف أو الطرود على كل ناشر يرسل طروده مرة واحدة وغير مقسمة ويتم الكتابة على كل طرد رقم الطرد مع الإجمالي للطرود بشكل واضح. ممنوع منعا باتا وضع الخرائط أو الأطالس أو لعب الأطفال عامة أو الوسائل التعليمية ذات المنشأ الصينى. على كل ناشر تجهيز استيكرات خاصة به مكتوب عليها اسم الدار بخط واضح على الجانبين ولن يتم استلام الطرود الصادر إلا بعد التأكد من وجود ملصقات المكتبة عليها حتى لا تتداخل الطرود مع بعض. من حق الناشرين إرسال الوسائل التعليمية ذات المنشأ المصري على أن يحدد سعرها وفقا لمصاريف الشحن. على كل ناشر سداد قيمة شحن الطرود في نفس وقت إرسال الطرود بالدولار.