أعدت إدارة منتدي شباب العالم خطة متكاملة لاستقبال المشاركين في فعاليات المنتدي من داخل مصر وخارجها، تبدأ حين وصولهم إلى مطار القاهرة وحتى تسكينهم في غرفهم الفندقية بمدينة شرم الشيخ. فبمجرد وصولك إلى مطار القاهرة الدولي، سواء من صالات السفر الداخلي للمشاركين المصريين، أو الصالات الخاصة بالقادمين من الخارج، يمكن بسهولة ملاحظة فريق من الشباب يرتدون ملابس موحدة ذات اللون الأبيض مدون عليها شعار "منتدي شباب العالم"، يقومون بإرشادك بموعد رحلتك والبوابات الخاصة بها، ومرافقتك إلى المنافذ الخاصة بشركة الطيران، ثم إلى منافذ السفر الخاصة بكل مشارك. ويتكرر المشهد في مطار شرم الشيخ الدولي، فهناك عدد كبير من مكاتب الاستعلامات، يضع كل منها لونا مطابقا للون الدعوة الخاصة بكل مشارك، لتمكين المشاركين أصحاب الدعوات المختلفة من التوجه إلى المكاتب الخاصة بهم بسهولة، ومن ثم يقوم القائمون على تلك المكاتب بإرشادهم بأماكن إقامتهم. وعقب التعرف على مقر الإقامة، يصاحبك شباب البرنامج الرئاسي إلى خارج بوابات مطار شرم الشيخ، وصولا إلى الحافلات الخاصة بنقلك إلى مقر إقامتك والتي تصطف في انتظار وصول المشاركين في أماكن الانتظار الخاصة بها والقريبة من صالات الوصول الخاصة بالمطار مزينة بشعار المنتدي. ويقول إبراهيم الشهابي، عضو اللجنة التنسيقية لشباب الأحزاب: "للمرة الثانية أجد تنظيما متميزا من قبل إدارة منتدي شباب العالم، فمنذ وصولنا إلى مطار القاهرة كان شباب البرنامج الرئاسي في استقبالنا، والأمر نفسه تكرر منذ وصولنا إلى مدينة شرم الشيخ، وجدنا المنظمين يبحثون عنا قبل أن نبحث عنهم ويرشدونا بأماكن الإقامة الخاصة بها والحافلات التي سوف تقوم بنقلنا إلى الفنادق". وفي الطريق من المطار إلى مقر الإقامة يمكنك ملاحظة احتفاء مدينة شرم الشيخ بأكثر من 5000 شاب من ضيوف المنتدي الثاني لشباب العالم، إذ تزينت شوارع المدينة باللافتات الخاصة بالمنتدي، وأعلام الدول المشاركة، وظهرت شوارع وميادين المدينة في أزهى صورها لتعكس الجانب الحضاري لإحدى أهم المدن السياحية على مستوي العالم. ولم يتوقف الدور الإرشادي لشباب البرنامج الرئاسي تجاه المشاركين في المنتدي عند بوابات مطار شرم الشيخ، لكن حرصت إدارة المنتدى على توفير مكاتب استعلامات خاصة داخل كل فندق لاستقبال المشاركين بمجرد وصولهم إلى الفندق لإنهاء إجراءات تسكينهم في غرفهم، والرد على أي استفسار خاص بالمشاركين حول جلسات المنتدي، وتنسيق عملية حضور فعاليته ووسائل الانتقال الخاصة بها. كما خصصت إدارة المنتدي رقما داخليا مباشرا في كل فندق لتوفير وسيلة اتصال مباشرة بين المشاركين ومكتب الاستعلامات الخاص بالبرنامج الرئاسي المقيم في الفندق، كما أعدت إدارة المنتدي تطبيقا إلكترونيا على الهواتف الذكية يتضمن عرض الأجندة الخاصة بفعاليات المنتدي وأماكنها، ويمكن التطبيق المشاركين من تسجيل رغباتهم في حضور جلسات المنتدي. ويقول وليد عيسي، أحد الشباب المشاركين في المنتدي: "بمجرد وصولي إلي الفندق وجدت شباب البرنامج الرئاسي في استقبالي، ولاحظت تخصيص مكتب استعلامات خاص بالمنتدي داخل الفندق، وقاموا بمساعدتي في إنهاء إجراءات تسكيني في الفندق، وإرشادي بكل المعلومات حول المنتدى". وتنطلق فعاليات منتدي شباب العالم بشرم الشيخ بعد غد /السبت/، بمشاركة أكثر من 5 آلاف شاب، من مختلف أنحاء العالم، ويناقش المنتدي عددا من المحاور الهامة التي تهتم بقضايا الشباب في مصر والعالم، وعددا من التحديات التي تواجه بلدان العالم والخاصة بالتغير المناخي، ومصادر الطاقة، وقضايا السلام، وتمكين الشباب، وريادة الأعمال، والعمل التطوي والسلام، وبناء القادة.
