حقائق لا تعرفها عن الأوراق والمستندات

الإيميلات، والرسائل، والتقارير، والصفقات التجارية، والأوراق المالية، كل هذه الأشياء ليست إلا جزء صغير ضمن المستندات المكتبية، ووثائق العمل، التي يتم التعامل معها يوميا، لكنها قد تضيع أثناء الانتقال من شخص لآخر. حيث أن معدل تصفح وطباعة هذه المستندات 19 مرة تقريبا لكل واحد منهم.
وعندما تختفي أحد هذه الأوراق أو تفشل أنت في إيجادها في الوقت المحدد لإتمام مهمة ما للشركة، فقد ينتج عن ذلك خسارة مالية كبيرة حيث ينتهي الأمر بأن يُكلف المستند الضائع الواحد ستة أضعاف قيمتة الحقيقية، بغض النظر عن تكلفة الورق نفسه.
تعتبر صناعة الورق تعتبر رابع أكبر صناعة مرتبطة بالصوبات البلاستيكية الخضراء في أمريكا، ولو استطعنا تقليل استهلاك الورق بنسبة 10% فقط، سنستطيع حينها تقليل الغازات المنبعثة عن الصوبات المستخدمة في صناعة الورق والتي تعادل عوادم 280ألف سيارة علي الطريق، ولن يتحقق هذا سوي بالاهتمام بكل قطعة ورق نتعامل معها، لنساعد شركاتنا وأيضا بيئتنا وهذا هو الأهم علي الإطلاق.
وإليك بعض الأرقام والحقائق عن المستندات:
يتم طباعة وتصويربليون ورقة يوميًا، ومعدل طباعة كل منها 19 مرة لكل ورقة، 90% من المعلومات الخاصة بالأعمال الهامة والصعبة يتم كتابتها علي ورق، و90% من الأوراق تترك بدون تنظيم دقيق لها، 70% من أعمال الشركات قد تفشل وتصفي الشركة خلال ثلاثة أسابيع إذا ضاعت الأوراق الخاصة بها بسبب إهمال أو حريق أو فيضان.وتعاني شركة من كل أربعة شركات من هذه الأزمة.
تخسر الشركات سنويا حوالي 14 ألف دولار من انتاجيتها بسبب عدم قدرة الموظفين علي إيجاد الورق المطلوب لإتمام مهامهم في الوقت المناسب، ويقضي الموظفون 50% من وقت العمل في البحث عن المستندات والوثائق، حتي المحترفون منهم، بمعدل 18 دقيقة لكل مستند،وتتمحور مهام 90% من الموظفون بالمكاتب التقليدية حول تجميع وترتيب المستندات ، ويضيع 30% من وقتهم في البحث عن الوثائق المفقودة. تكلفة مليء أدراج أربعة خزانات بالورق النموذجي والدفاتر 25 ألف دولار.و 2000 دولار لتجديدها سنويا،30 دولار للمستند الواحد خلال فترة العمل، و20 دولار تكلفة معملية لاستخدام الاجهزة والأدوات لحفظة،و120 دولار للبحث عن مستند مفقود،و220 لإعادة إنتاجه.
تضيع 15% من الأوراق المكتوبة، و7% من الملفات الإلكترونية، و20% من التسجيلات تعطب أو يحدث بها عطل يمسحها نهائيا،و تنفق الشركات علي عملية البحث عن مستند ضائع ستة أضعاف قيمته الحقيقية و11 ضعف في حالة إعادة إنتاجه.ويقضي الموظفون بالشركات من 20إلي 40 دقيقة في البحث عن المستندات.
عدد الملفات الورقية يتضاعف كل ثلاثة سنوات ونصف،حيث يستخدم الموظف الأمريكي الورق بمعدل ورقة كل 12 دقيقة،وهذا سبب في كثرة المخلفات الورقية،التي يتراوح وزنها سنويا بين 100إلي 200 كيلو في أمريكا.وتتسبب صناعة الورق في زيادة ثاني أكسيد الكربون بنسبة 9% في الجو،وإذا قللت الولايات المتحدة 10% من معدل استهلاك الورق فسوف تمنع انبعاثات 1.6 مليون طن من الغازات الضارة الناتجة عن صناعة الورق والتي تعادل نسبة عوادم 280 ألف سيارة علي الطريق.