رشا خليفة تكتب: عزيزى الموظف.. كلنا نحتاج تعلم مهارات العرض والتقديم

كثير منا يعتقد أن مهارات العرض والتقديم هامة فقط لكل من يعمل فى المبيعات والتسويق والعلاقات العامة مثلا، لكن باقى الوظائف لا يحتاجون لتعلم أو إتقان تلك المهارة، لكن هذا اعتقاد خاطئ جدا فكل منا يحتاج لتعلم تلك المهارة ولكن تختلف طريقة استخدامها من شخص لآخر.. فمثلا نستخدمها فى كتابة التقارير والمراسلات حتى مكالمات الهاتف، فأنت تقوم بعرض فكرتك أو تعرض الهدف من الخطاب بشكل أحسن، أو ممكن أن يكون عندك فكرة جديدة وعايز تنفذها وبالتالى لازم تعرضها بشكل جيد ليتم الموافقة عليها.. من الآخر يعنى لا مفر من استخدام مهارة العرض والتقديم ولذا.. اليوم هنتكلم عن بعض النصائح واللى من المفترض أنها تساعدك فى أنك تصبح أفضل موظف قادر على عرض أفكاره وتقاريره ومراسلاته..إلخ. 1- مطلوب منك أنك تفهم الموضوع اللى هتتكلم فيه جيدا، وتجمع كل المعلومات ودائما تضع فى الاعتبار هتعرض على مين؟ من حيث علمه بالموضوع، مستوى تعليمه، ثقافته..إلخ. 2- قاعدة مهمة جداً "خليك دائما واضح ومحدد وصريح" بمعنى أن كل نقطة من الموضوع تتناولها بوضوح كما من المهم جدا إنك تغطى كل جوانب الموضوع سواء كنت هتعرض فكرتك بشكل مكتوب أو ستعرضه وجها لوجه مثل الاجتماعات مثلا فعليك أن رسالتك تكون لها بداية "توضح فيها هتتكلم عن إيه باختصار "ووسط" تشرح فيها تفاصيل الموضوع "و نهاية" وهنا تختم الموضوع بملخص الموضوع" أحب أذكركم كمان بقاعدة ال 5W&1H وهى اختصار لأدوات الاستفهام فى اللغة الإنجليزية، القاعدة تقول إنك عندما تتناول أى موضوع فعليك أن تجيب عن 6 أسئلة: ما هو الموضوع؟ من قام به؟ متى تم؟ أين تم؟ لماذا؟ وكيف تم؟ 3- استخدم الصور فى عرضك للموضوع لأن الصورة ممكن جدا تساوى 1000 كلمة طبعا مش كل حاجة نقدر نستخدم معها الصور، مثل المراسلات مثلا، لكن فى التقارير الدورية ومقترحات المشاريع الصور بتكون أداة جيدة جدا لتوصيل المعلومة. 4- التمرن على عرض موضوعك بشكل جيد مثلا فى المراسلات والتقارير بالممارسة كتابة ذلك تكون أسهل ما يكون أنا شخصيا بحب كتابة التقارير وبمرور الوقت أصبحت التقارير بالنسبة لى هى المساحة التى أبرز فيها كافة إبداعاتى ومهما كانت مدة التقرير بخلصوه فى وقت قصير جدا، كمان أثناء الاجتماعات فأنت فى هذه الحالة محتاج أنك تتعود على إلقاء الموضوع على الآخرين، التعود على طريقة عرض موضوعك خطوة مهمة جدا ومع الممارسة تصبح أكثر ثقة فى أدائك وأكثر احترافا. 5- لو بتعرض الموضوع وجها لوجه تأكد أنك تتحدث للجمهور، أحيان كثيرة يكون من عيوب عرض الموضوع القائم بالعرض حافظ مش فاهم أو أنه يقرأ من ورقة طول الوقت ولا ينظر للحضور، لكن المفروض أنك توزع النظرات على الحضور وتكون مراجع جوانب الموضوع ومذاكر كويس ممكن إنك تكتب ورقة للتذكرة تنظر إليها من حين إلى آخر. 6- لو تستخدم وسائل لعرض الموضوع، مثل الكمبيوتر، تدرب على كيفية التنقل بين الصفحات بسهولة ويسر حتى لا يصاب من تعرض عليهم الموضوع بالملل، نفس الشىء لو تستخدم لوحات إيضاحية أو أى وسيلة أخرى تأكد أن كل الأدوات فى متناول يدك وسهل تحريكها أثناء العرض. 7- ضع خطة بديلة دائما، بمعنى أن تحت أى ظرف أنت قادر على عرض موضوعك فمثلا فى حالة انقطاع الطاقة الكهربية أو المشاكل التقنية لأجهزة الكمبيوتر أو أجهزة العرض.. إلخ فيمكنك مثلا أن يكون معك نسخة ورقية أو استخدام وسائل أخرى مثل السبورة البيضاء..إلخ. 8- استخدم التكنولوجيا لكى تساعدك.. فمثلا يوجد مواقع كثيرة على الإنترنت تساعدك فى عرض فكرتك بطرق مبتكرة مثل عرضها بطريقة الرسوم المتحركة ومعظمها يكون مجانيا، تعلم أسرار الPowerPoint فهذا البرنامج يحتوى على عدد كبير من التقنيات التى تساعدك فى إنشاء عرض تقديمى أكثر من رائع، ولمساعدتك فى التعرف على كل أسرار البرنامج أو التعرف على برامج أخرى كل ما عليك هى البحث من خلال YouTube فهو يحتوى على مقاطع فيديو كثيرة جدا تساعدك على تعلم العمل مع البرامج بشكل أكثر فاعلية. عندما أتحدث عن مهارات العرض والتقديم أذكر أول مرة درست فيها هذا الموضوع بالجامعة الأمريكية، فى ذلك اليوم تعلمت استخدام مهارات العرض والتقديم لا يقتصر على حياتنا العملية فقط، ولكنه يمتد ليشمل حياتنا اليومية حتى أنى أذكر ما قالته المدربة ذلك اليوم من باب الدعابة، "نحن نستخدم مهارات العرض للتقديم حتى لو رايح تتقدم لعروسة أو البنات اللى جاى لها عريس" فنحن نحتاج لاستخدام تلك المهارة بشكل أو بآخر.