التقارير الدورية طريقك لتصبح موظف دجاجة!

من فتره كنت بتمشى فى الفيس بوك واتكعبلت فى قصة عنوانها "هل أنت موظف سمكة أم موظف دجاجة " ... خلاصة القصة أن موظف كان بيشتغل كتير جدا ومع ذلك لم يتم ترقيته بخلاف موظف آخر بيشتغل أقل كتير وتم ترقيته ... وعندما ذهب لمديره يسأله عن السبب سأله المدير "هل أنت موظف سمكة أم دجاجة"، وكان سؤال المدير سببه أن الدجاجة تبيض كل يوم بيضة ولكنها تصرخ وتعلم كل من حولها أنها باضت بيضة بخلاف السمكة التى تبيض آلاف البيض ولكن لا أحد يسمع لها حس أو خبر ...
السؤال المهم.... كيف يصبح الموظف دجاجة ؟!
أقول لكم ....
التقارير الدورية هى الحل ...
بمعنى أننا نقوم بتوثيق كل أعمالنا التى نقوم بها فى هيئة تقارير توضح ما تم تنفيذه وما تم إنجازه من مهام بطريقة دورية التقرير هو ال FEED BACK عن المهمة إلى مطلوبة منك أو العمل الذى أسند إليك ....
ولكتابة التقارير... توجد أشياء من الواجب وضعها فى الاعتبار ....
أولا ...حدد الهدف من التقرير ... هذه خطوة مهمة جدا ... بمعنى أنه قبل البدء فى كتابة التقرير يجب أن نحدد الهدف العام من التقرير وما هى الأهداف الفرعية فى حالة عدم التأكد من الهدف يرجع للشخص الذى طلب التقرير منك واساله السؤال مش عيب ...ما هو الهدف من التقرير ؟
ثانيا ....فكر فى قراء التقرير ... بمعنى " خاطب الناس على قدر عقولهم" يجب مراعاة مستواهم التعليمى والثقافى .... و بالله عليك بلاش فذلكة وبلاش كلام كبير .
ثالثا ....حدد نوعية المعلومات اللى المفروض أن يتضمنها التقرير.
رابعا .....فكر فى شكل التقرير... و الحقيقة ميكروسوفت مش مخليه حد نفسه فى حاجة ... نماذج التقارير اشكال وألوان وعلى كل لون .. وقد تحدثنا فى ذلك سابقا فى إجعل التكنولوجيا عنك تتحدث.
خامسا ....الكتاب بيقول إن أعظم التقارير تتضمن بعض العناصر منها " صفحة العنوان – فهرس – نبذه عن التقرير – مقدمة – متن التقرير – الملخص – التوصيات – إذا كان فيه مصطلحات خاصة أو اختصارات " يذكرنى ذلك بقول " جورج برنارد شو " "Tell him what you will tell him, then tell him, and then tell him what you just told him" يعنى المفروض تبتدى الموضوع وتشرح فيه أنت هتتكلم عن إيه ؟؟؟ و بعدين تدخل فى الموضوع بتفاصيله وفى النهاية خاتمة ظريفة تجمع الموضوع كله.... على فكرة مقولة جورج تنطبق على التقارير المراسلات وكمان لو هعرض موضوع فى اجتماع مثلا أو أقوم بإلقاء كلمة ... الخ.
يوجد بعض تقارير لا تحتوى على كل هذا ... مثل التقارير اليومية مثلا أو الأسبوعية والتقارير الخاصة بمهمة سريعة ... لأنها لا تحتاج إلى كل هذا ... نظرأ لكونها مختصرة جدا والمعلومات الى هيتضمنها التقرير أصلا قليلة .
سادسا ....خطط ثم خطط و بعدين خطط .... لكتابة تقرير جيد يجب التخطيط الجيد ... الخواجه قال " ساعة من العمل يلزمها يوم من التخطيط" و محدش يسألنى اسم الخواجه ايه .؟؟؟؟؟ علشان انا معرفش.
سابعا ....جمع المعلومات .... أول ما تجمع المعلومات على طول تبتدى بوضع العناصر الأساسية للتقرير... وطبعا ترتبهم ترتيب منطقى ...
ثامنا .....التقرير يجب أن يكون واضحا ... و مريح لعين القارئ ....
تاسعا .....التوصية مهمة على ضرورة مراجعة التقرير مرة و اثنين وثلاثة ... لو فاضى راجعه مرة رابعة لعدم وجود أى أخطاء و منها خطأ المعلومات أو خطأ إملائى أو نحوى...
عاشرا .....أهم حاجة وآخر حاجة .... قاعدة مهمة جدا من الواجب أتباعها أثناء كتابة التقرير، وهى قاعدة ال 5W وال 1H وهى تعبر عن أدوات الاستفهام فى اللغة الانجليزية ... يعنى التقرير لازم وحتما ولا بد يكون مجاوب على ...
موضوع التقرير "What ".
مين الى بينفذ و هينفذ لمين " Who "
هينفذ فين " where "
هينفذ إمتى " When "
هينفذ إزاى " How "
هينفذ ليه اصلا " Why "
وبإتباع الخطوات السابقة مع إرسال تقارير دورية بكل ما أقوم بتنفيذه اضمن لك أنك ستصبح موظف "دجاجة " ... أسمع نصيحتى ووثق كل ما تفعله فى هيئة تقارير دورى حتى وإن لم يقرأها مديرك المباشر، ولكنها ستكون من يحمى ظهرك حين تحتاج إليها.