انتهت الجمعية العمومية للفتوى والتشريع، برئاسة المستشار يسري الشيخ، النائب الأول لرئيس مجلس الدولة، إلى جواز الإذن لمكاتب التوثيق باستخراج صور من التوكيلات المحفوظة بدار المحفوظات التابعة لمصلحة الشهر العقارى، إذا تعذر استخراج صور رسمية منها لاحتراق الأصول ضمن المحتويات المحترقة بأحداث 25 يناير عام 2011. وتبين للجمعية العمومية، أن المنشور الفني لوزارة العدل المؤرخ عام 1985، إلى مكاتب الشهر العقاري ومأمورياتها ومكاتب التوثيق وفروعها، تضمن ضرورة الالتزام بإرسال صور المحررات المشهرة والموثقة إلى دار المحفوظات، تحقيقًا لهدف المشرع من جعل المكتب الرئيسي (دار المحفوظات) أمينًا على حفظ الصور الثواني من المحررات المشهرة والموثقة، إذ إن الوثائق التي تقوم إدارة المحفوظات على حفظها تعد مرجعا احتياطيا يرتكن إليه عند الاقتضاء. وأكدت الفتوى، أن المُشرع تناول بالتنظيم حفظ أصول المحررات الموثقة وتسليم صورها لذوي الشأن، وأوجب اتباع خطوات وإجراءات معينة للحصول عليها وحفظها ومنها نسخ صورة أولى- عادية أو تنفيذية- من المحرر الموثق يتم مراجعتها على الأصل لتسليمها لأصحاب الشأن بعد دفع الرسوم ثانيا: إعداد صورة ثانية مطابقة للمحرر الموثق، ترسل لإدارة محفوظات الشهر العقاري بالمكتب الرئيسي، متضمنة جميع صور المرفقات، بعد أن يقوم الموثق بمراجعتها وختمها بختم خاص يفيد أن هذه الصورة ومرفقاتها خاصة بدار محفوظات الشهر العقاري والتوثيق. ثالثا: حفظ أصول المحررات الموثقة داخل حوافظ مغلقة وتظل فى عهدة الموثق إلى أن يتم تسليمها للموظف المختص بالحفظ، ويتم إعداد دفتر خاص لذلك، ويتعين على من يقوم بالتسلم أن يبلغ كتابة عن كل تشويه بالأوراق المسلمة إليه. وأوضحت الفتوى، أن المشرع وإن لم يتناول بالتنظيم حالة هلاك أو فقدان أصول المحررات الموثقة المحتفظ بها بمكاتب التوثيق وفروعها صراحة، فإنه نص صراحة فى المادة (2/4) من قانون التوثيق والمادة (20) من لائحته التنفيذية على أن يتولى المكتب المختص إعداد صورة أخرى من المحررات التى يقوم بتوثيقها خلاف الصورة التى يتسلمها ذوو الشأن، تحفظ فى دار المحفوظات بالمكتب الرئيسى بالقاهرة بعد مطابقتها للأصل . وقالت الفتوى إنه الأمر الذي يستدل منه بما لا يدع مجالا للشك أنه احتاط لذلك فحرص على الاحتفاظ بنسخة أخرى من هذه المحررات يتم إعدادها وفقا لإجراءات وضمانات خاصة بواسطة ذات الموثق الذى يقوم بتوثيق أصول المحررات. ورأت الفتوى أنه إزاء خصوصية وملابسات الحالة المعروضة اللجوء إلى المرجع الاحتياطي الذي نظّمه المشرع لمعالجة مثل هذه الحالة، وذلك بالارتكان إلى صور التوكيلات المحفوظة بدار المحفوظات بمكتب التوثيق الرئيسي، والإذن لمكتب التوثيق باستخراج التوكيلات، من الصور الثواني المحفوظة بدار المحفوظات التابعة لمصلحة الشهر العقاري والتوثيق، مع حفظ حق ذوي الشأن في طلب مراجعتهما على الصور الثواني التي أخذت منها، واللجوء إلى القضاء حال حدوث نزاع في هذا الشأن.
