لصوص الوقت الذين يقتحمون حياتنا

تناولنا سابقاً كيف تخطط لاستغلال وقتك وترتب له، وكيف تتعامل معه كقيمة ملموسة، لا كشيء مجرد.. وتناولنا في الجزء الثاني من هذه السلسلة "سجّل نجاحك في الوقت بدل الضائع" طرق استغلال الأوقات التي تختفي في حياتك ثم تتسرب منك دون أن تدري، وكيف يمكنك تدارك ما ضاع وقته من أعمال.
ونبحث اليوم عن عوامل إهدار الوقت وعن لصوص الأوقات الذين يسلبون أوقاتنا بخفاء، وكيفية مواجهتهم.. فدبيب الوقت أدق وأخفت من دبيب النمل، قد ينساب من بين أيدينا وقد يُسلب منا دون أن نشعر؛ ولذلك على الانتباه إلى ما يلي:
1- مكالمة في "كلمة ونص"
تهدر أوقات كثيرة في حياتنا بسبب المكالمات التي يكون معظمها دون مردود نفعي؛ إما بسبب ثرثرة محدثك وعدم القدرة على مقاطعته، أو ما يسمى بلذة الاستدعاء الحكائي الذي تعوّدنا عليه في محادثاتنا؛ حيث نترك الموضوعات يستدعي بعضها الآخر دون أن ننتبه لهذا النزيف في الوقت.. أو بسبب عدم الخبرة في البدء موضوع المكالمة مباشرة وإنهائها.. ولذلك تعلم أن تقوم بما يلي:
- فكّر قليلاً قبل إجراء أية مكالمة، وحاول أن تتصور شكلها سريعاً، وتلخّص أهم ما ستفعله وتريده فيها.
- تحدث وأنت واقف ما دام موضوع المكالمة أو الغرض منها قصيراً ومختصراً، ولا يحتاج لقلم وورقة؛ فهذا يهيئك لإنهاء المكالمة سريعاً.
- إن كان الموضوع متشعباً أو به أكثر من نقطة؛ فاحرص على وجود قلم وورقة (أو أجندة أو مفكرة) مدون فيها النقاط التي ستسأل عنها؛ حتى لا تنسى شيئاً وتضطر لإطالة المكالمة في تذكّرها، أو الاتصال مرة أخرى.. وقم بشطب ما أنهيته من هذه النقاط.. وبعد ذلك اكتب في نقاط، ملخّص ما ستفعله أو ما ستترتب عليه المكالمة، قبل أن تنساها.
- حاول حفظ عبارة رقيقة ولطيفة تنهي بها مكالمتك سريعاً، بدل الدخول في مجاملات مملة تستدعي موضوعات أو حكايات للخروج منها؛ مثل عبارة "أتمنى أن نلتقي قريباً"، أو "سعدت حقاً بسماع صوتك، وإلى لقاء قريب".
- كن أنت المسيطر على المكالمة، وحدد ما تريده أو يريده الطرف الآخر بحنكة ودون أن تُحرجه، ولا تتركه يدير دفة الحوار ما دمت أنت المتصل؛ لأن ذلك يعطي المكالمة أبعاداً غير محسوبة تستنزف المزيد من الوقت غير المحسوب.
- حدد متى يمكنك تلقي اتصالات، ومتى لا يمكنك، ومدى أهمية أن تردّ على فلان الآن أو بعد قليل؛ فهذا مهمّ في ترتيب وقتك.
2- لصوص الوقت
قد يتعرض المرء منا لعدة مقاطعات؛ إما من أحد الزملاء الذين يأخذون دقائق نقاهة للفصل بين ساعات العمل، أو من الزوجة أو من الأهل.. إلخ.
هنا عليك أن تكون حاسماً بلطف ومجاملة قصيرة في الخروج من هذه المقاطعة؛ فأشعر من أمامك أولاً بأهمية تركيزك، وبأنك ستجيبه بعد لحظات، وهنا سيقوم هو -غالباً- بردّ فعل على قدر المسئولية ولن يتحدث معك إلا فيما هو ضروري بالفعل، أو سيقول عبارة لطيفة بسيطة حفظاً لماء وجهه ثم ينصرف.. احتفظ بابتسامة خفيفة يشوبها الانشغال والتركيز، وعُد سريعاً إلى ما كنت تفعله.. وإذا استمرّ مقاطعك في اقتحامك؛ كن معه بنصف انتباهك؛ فهذا أدعى أن يكفّ عنك.
أما إذا طلبت منك زوجتك أو والدتك أو حتى مديرك أن تفعل شيئاً ما؛ فحاول أن تفهم سريعاً مدى أولويته حتى تضعه في قائمة أولوياتك؛ فإن كان يحتمل الانتظار؛ فاتفق معه على موعد تفعله فيه، واحتفظ به في ذاكرتك، ومن الأفضل أن تدوّنه في مفكرتك الخاصة سريعاً.
3- حتى العوالم الأخرى لا يمكنها المحافظة على وقتك
من أهم مهدرات الوقت الشرود، الذي يحدث لك دون مقدمات أو عن طريق تداعي الأفكار ابتداء من الفكرة التي كنت تفكر فيها.. والتغلب على ذلك يكون بالتدريب والتمرس، والتركيز والإرادة؛ فحاول أن تشغل كل ذهنك فيما تفعله، ولا تستسلم للأفكار التي تغزو عقلك، وبعد قليل ستجد هذا (التركيز دون شرود) أمراً سهلاً للغاية.
4- إضاعة الأشياء
إن عدم محافظتك على الأشياء في مكان تستطيع الوصول إليه سريعاً، وتعرفه بالتحديد يُكلّفك أضعاف الوقت المطلوب في تنفيذ أية مهمة؛ لأنك تستنزف وقتاً وجهداً في البحث عنها.
5- الأوراق تلتهم وقتك
هل يبدو مكتبك مليئاً بالأوراق والمذكرات والمواد التي تودّ قراءتها.. إذا كان كذلك فإنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها.
حاول أن تتعامل مع كل ورقة مرة واحدة فقط، أما الورق الذي سترجع إليه أكثر من مرة في اليوم؛ فهو الورق المهم الذي سيكون في ملفات منظمة ومرتبة.
وحاول أن تقوم من وقت لآخر بعمل جرد على حافظتك ودولابك ومكتبك، وتخلّص من الأوراق غير المهمة التي تزدحم بها حاجياتك؛ لأنها دائماً ستعيقك عن الوصول سريعاً إلى ما تريد؛ بالإضافة لبضع دقائق تسلبها من وقتك في معرفة أهمية كل ورقة تقع في يدك قبل أن تصل إلى ورقتك المنشودة.
6- مناسبات "طاقّة"
لا تحاول أن تُقحم نفسك في زيارة أو رحلة أو استقبال شخص ما، أو حتى عمل، دون تخطيط سابق تتفق على موعده وتستعد له؛ لأن ذلك يُزحم وقتك، وبالتأكيد يأخذ من وقت ومجهود اهتماماتك الأخرى.
وبذلك نكون قد وصلنا لنهاية سلسلتنا عن تنظيم والوقت والتعامل معه، واستغلال الأوقات الدفينة بين طيات يومنا، وكيفية التعامل مع لصوص الوقت ومهدِراته.. نرجو الفائدة للجميع وفي انتظار حكاياتكم التي حققتم فيها انتصاراً للفوز بأوقاتكم.. وإلى اللقاء في سلسلة أخرى.