الدكتورة أحلام الحسن إستشاري إدارة أعمال إدارة موارد بشرية تواصل كتابة سلسلة مقالاتها عن:الرأسمالية البشرية..” التخطيط للمؤتمرات الدولية ” الحلقة 13

” التخطيط للمؤتمرات الدولية “
تعدّ عملية وضع خطةٍ ناجحة للمؤتمرات الدولية ليس بالأمر الهين مطلقًا، ويحتاج إلى رأسٍ وفكرٍ مدبّرٍ لديه القدرة، ويمتلك الخبرة، ويتميز بالجدّ والمثابرة ، وتقوم عملية وضع الخطة على عدّة خطواتٍ أساسيةٍ ومقوماتٍ مهمةٍ جدًا ؛ وهي الركيزة الأولى لضمان نجاح فعاليات المؤتمر وهي :
خطوات وأساسيات عملية التخطيط للمؤتمرات الدولية :
1- يجب التخطيط للمؤتمرات الدولية ومايلزم من وضع خطةٍ مدروسةٍ مسبقةٍ لها بوقتٍ كافٍ، أقلها ستة أشهر .
2- يُراعى في وضع الخطة كل مقومات نجاح المؤتمر ، مع وضع قائمةٍ بسلبيات وعيوب المؤتمر السابق أو مؤتمراتٍ مماثلةٍ له كي يمكن معالجتها وتحاشيها ، مع وضع الحلول المناسبة والفعلية لها لضمان عدم تعرّض المؤتمر الحالي لمثلها، مع الإلتفات بأنّ وضع هذه الحلول لا يكون عشوائيًا بل بتكوين لجنةٍ تتكون من رئيس المؤتمر وأعضاء الجهة المنظمة للمؤتمر، مع الأهمية القصوى في استشارة ذوي الإختصاص لضمان أفضل النتائج في معالجة تلك السلبيات ، مع الأخذ بعين الإعتبار لأسباب نجاح المؤتمرات الدولية الأخرى المماثلة والإستفادة من تجاربها وأسباب نجاحها .
3- من ضروريات نجاح المؤتمرات الدولية وضع دراسةٍ مبدئيةٍ لللشرائح والفئات المستهدفة، مثل الجهات الرسمية، والمؤسسات، والشخصيات العلمية والأكاديمية، والسياسية، وأصحاب الأقلام الفكرية المتميزة، ولا تقلّ عنها نوعيةُ وتوجّهاتُ المشاركين بأوراقهم البحثية بالمؤتمر ، مع فتح المجال الأوسع للمتميزين منهم فكرًا وعلمًا وأخلاقًا ، ويُعدّ هذا من ضروريات نجاح المؤتمر ولا يستهان بهذه النقطة مطلقًا، حيث يشكّل وجود مشاركين يثيرون البلبلة بالمؤتمر ويتسببون بإضاعة وقت المؤتمر، وإضاعة وقت المشاركين الآخرين أكبر ضربةٍ تقصم المؤتمر وتتسبب في نفور المشاركين وكبار الشخصيات مما يُشكل ردة فعلٍ لديهم من تجنب الحضور والمشاركة المستقبلية .
4- إختيار مديرٍ للمؤتمر من ذوي الإختصاص في إدارة المؤتمرات ، أو من يماثله من ذوي الإختصاص في إدارة الأعمال للإشراف العام على عملية سير لجان المؤتمر وتوجيه رؤوساء اللجان .
5 – تكوينُ لجانٍ متعددةٍ ذات خبرةٍ في إدارة المؤتمرات كلجنة التنسيق ولجنة تقييم البحوث، ولجنة التنظيم العام ، واللجنة الإعلامية ، ولجنة مدراء المحاور ، ولجنة استقبال بحوث المشاركين ، ولجنة تحكيم البحوث بالمجلة المحكمة التابعة للمؤتمر ، وأعضاء لجنة التوصيات ، ولجنة الإشراف والمتابعة على عملية الضيافة ، وغيرها من اللجان التي لابد منها .
6 – وضع رئيسٍ لكل لجنةٍ يتولى عملية إرشاد الأعضاء للمهام المطلوبة منهم .
7- توجيه دعوةٍ لكبار الشخصيات السياسية والفكرية ذات الطابع الإيجابي، واختيار أحدهم لإفتتاح المؤتمر ، مما يحقق الدعم القوي للمؤتمر .
8 – وضع قائمةٍ ودراسةٍ بالتكاليف المادية الشاملة التي يتطلبها المؤتمر مثل توفير السكن للمشاركين، والتنقلات، والضيافة ، ورسوم طباعة البحوث، وتحديد قيمة الإشتراك البحثي وفقًا لتلك التكاليف، مع مراعاة عدم المبالغة .
9 – إختيار الموقع والبلد الذي سيقام المؤتمر على أرضه، مع مراعاة أن تكون أجرة قاعة المؤتمر أو قاعاته المتعددة لمحاوره بسعرٍ معقولٍ ، والأفضل أن تكون تلك القاعات من ممتلكات الجهة المنظمة ، أو حكومية وتحت إشراف الجهة المنظمة .
10 – من مهام الجهة المنظمة استقطاب الشخصيات ذات الطابع العلمي والأكاديمي، والعطاء الفكري من أصحاب الأقلام المتميزة، والإهتمام بكيفية استقبالهم والترحيب بهم ، فهم سيكونون إحدى واجهات المؤتمر اللأمعة والمشرفة للمؤتمر، والتي ستترك انطباعًا جيدًا في نفوس بقية المدعوين والمشاركين .
11- التأكد قبل المؤتمر بأيامٍ قليلةٍ من توفّر أسباب الراحة والسلامة في صالة المؤتمر كمطافئ الحريق اليدوية ، وسلامة التوصيل الكهربائي ، وكفاءة الأجهزة الكهربائية كالمكيفات والسماعات والإنارة ، مع مراعاة كفاءة دورات المياه وصلاحيتها وقربها من صالة انعقاد المؤتمر .
12 – طباعةُ ملحقٍ يشمل فقرات المؤتمر ومحاوره ، وأسماء مدراء لجان المحاور، وأسماء المشاركين بأوراقهم ، مع ذكر موقع صالة كل محورٍ ووقته ، مع الإلتزام التام بما ورد في ذلك الملحق تجنبًا لمضيعة الوقت وانزعاج المدعوين والمشاركين .
13- تحديد المدة الزمنية الموحدة لجميع المشاركين ليأخذ كل مشاركٍ حقّه في طرح ورقته البحثية ومناقشتها من قبل اللجنة المختصة بنوعية ذلك البحث ، وأيّ إضاعةٍ لحقّه هذا ليس من صالح المؤتمر مطلقًا، وقد تكون عائقًا قويًا في اشتراك ذات المشارك ثانيةً عند تلك الجهة المنظمة .
14- توجيه دعوةٍ لبعض الجهات الإعلامية لمتابعة ونقل أحداث المؤتمر، ويتمّ ذلك وفق اتفاقٍ ودّي بين الجهة المنظمة والجهة الإعلامية .
15- من الأفضل توفّر ثلاث بطاقاتٍ لدى مدير كل محورٍ بحجم 8× 6 بوصة بالألوان والمهام التالية :
* – البطاقة الخضراء :
وتشير إلى وجوب قيام الباحث بعرض مختصر بحثه مع تذكيره بالوقت المحدد له وعليه الإلتزام به على أن لا تقل مدة طرح مختصر بحثه عن عشر دقائق، مع توفير عشر دقائق أخرى لمناقشة بحثه .
* البطاقة الصفراء :
ويعني رفع مدير المحور لها بأنّ الوقت المحدد للمشارك على وشك الإنتهاء .
* البطاقة الحمراء :
ويشير رفعها إلى تجاوز المشارك المدة المحددة له وعليه التوقف فورا .
المصدر : كتاب الرأسمالية البشرية أ.د أحلام الحسن