كيف يمكنك التركيز في عملك وترفع إنتاجيتك اليومية ؟

إذا كنت موظفاً أو تمارس عملاً مكتبياً لا بد أنك تقضي الكثير من الوقت يومياً تتصفح بريدك الإلكتروني وتصنف الرسائل وترد عليها وتمسح ما لا تريد منها، لتجد نفسك دون أن تشعر أضعت وقتاً طويلاً على البريد الإلكتروني قبل أن تبدأ بإنجاز عملك اليومي.
وما يؤكد هذا الادعاء هي الاستطلاعات التي أجريت حول هذا الموضوع، فبحسب استطلاع لموقع "سالاري دوت كوم"، فإن 78% من الموظفين يشتكون من أنهم يضيعون 30 دقيقة على الأقل خلال العمل يتصفحون البريد الإلكتروني. وفي استطلاع آخر لشركة " أدوبي" الشهيرة تبيّن أن استخدام البريد الإلكتروني عن الخبراء في مجالات متعددة يتعدى ما يقدّرونه، بواقع 6 ساعات يومياً أو أكثر من 30 ساعة أسبوعياً.
لذلك، بما أن تضييع الوقت بالبريد الإلكتروني يخفض قدرتك على الإنتاج خلال ساعات العمل، ينصح باستخدام التطبيقات الذكية والخدمات المتوفرة لتساعد على التركيز ولتخفي عنك الملهيات. ومن التطبيقات المعروفة في هذا المجال– إذا كنت من مستخدمي منتجات آبل- هو تطبيق "Focus" الذي يساعدك على التركيز عن طريق حظر المواقع التي تسبب التشتت مثل فيسبوك ووسائل التواصل الاجتماعي، لمدة معينة تحددها أنت، وتجعل تركيزك ينصب على الصفحة التي تخص العمل فقط. وفي حين هذا التطبيق لا ينفع إلا مستخدمي آبل، يمكن لمستخدمي أجهزة ويندوز البحث عن تطبيق " Anti-Social" وتطبيق "Le Dimmer" لتساعدهم على رفع إنتاجيتهم والتقليل من الوقت الضائع وزيادة التركيز بالمشاريع التي يعملون عليها.
وبما أن البريد الإلكتروني لا غنى عنه، على عكس وسائل التواصل الاجتماعي، ينصح بأن تستخدم جداول تنظم الأوقات التي تسمح لنفسك بها أن تتفحص القائمة البريدية. وهنا ينصح أن تعتمد تقنية "بومودورو" التي بحسبها يمكن للإنسان أن يركز تركيزاً كاملاً لمدة 25 دقيقة، وأن ال 5 دقائق اللاحقة يجب أن تكون استراحة من العمل لشحن الطاقة، لذا يمكن لفقرة البريد الإلكتروني أن تتم كل 25 دقيقة. وهناك طريقة أخرى تدفعك للتقليل من الوقت الضائع في البريد الإلكتروني، وهي لعبة "The Email Game" التي تحفزك لإنهاء كل ما يتعلق بالرسائل والردود بوقت قصير لكي تكسب نقاطاً أكثر في كل مرة. قد تنفع هذه الطريقة مع من يحب التحدّي وعالم الألعاب، لكن هناك احتمال أن يفقد المستخدم الرغبة باستخدامها بعد مرور وقت ما.
ومن المهم أيضاً أن تستخدم البريد الإلكتروني للغرض الذي وجد من أجله، وهو استقبال وإرسال الرسائل، ولا يجب أن تحوّله لقائمة مهامك لأن ذلك يكدّس الرسائل غير الضرورة في بريدك ويصعب عليك البحث عمّا تريد، ولأن هناك تطبيقات خاصة بالمهام اليومية أكثر ملاءمة من رسائل البريد.
وأخيراً، إذا كنت من مدمني ضغط زر التحديث بشكل مستمر ومفرط لتعرف هل هناك رسالة جديدة في بريدك، فليس عليك إلا أن تصعّب على نفسك عملية الدخول إلى البريد، وقد يكون ذلك بمسح التطبيق الخاص بالبريد من جوّالك أو إيقاف التنبيهات أو أن تغلق موقع جيميل إذا كنت تعمل من خلال حاسوب مكتبي.