لتحويل الوثائق لصورة إلكترونية

"تتشميت" تطلق حلولاً لإدارة الملفات لقطاع المكاتب والشركات المتوسطة والصغيرة

أعلن كواليتي جلف إنفورميشن تكنولوجيز قسم البرمجيات التابع لشركة تتشميت TOUCHMATE المتخصصة في مجال تصنيع وتصدير وتوزيع مجموعة واسعة من أجهزة الكمبيوتر وملحقاتها عن إطلاقه للنسخة 6.1 من حلول إدارة الملفات المبتكرة تتشميت باسبورت آند فيزا كونترول TOUCHMATE Passport and Visa Control وتسمح هذه التطبيقات بتحويل الوثائق الورقية المهمة إلي ملفات الكترونية قابلة لتطبيق عمليات البحث. وتعتبر هذه الحلول إصدارا محدثا من النسخة التجريبية التي تم إطلاقها في وقت سابق من هذا العام.
وقال فاسانت مينجاني مدير عام شركة تتشميتان ان هذه الحلول تلبي علي وجه الخصوص متطلبات مندوبي العلاقات العامة وموظفي الموارد البشرية والأقسام الإدارية في الشركات الصغيرة والمتوسطة وقطاع المكاتب الصغيرة والمنزلية. وتساعد هذه التطبيقات علي متابعة وثائق الموظفين مثل جوازات السفر والتأشيرات وبطاقات العمل والبطاقات الصحية والاجازات السنوية للموظفين بالإضافة إلي الوثائق المتعلقة بالرخص التجارية وعقود الإيجار والمرافق الخدمية وتتيح ميزة المسح الضوئي المتوافرة في هذه البرمجيات للمستخدمين نقل صور عن وثائقهم مباشرة للكمبيوتر مع إمكانية حفظها وطباعتها وإرسالها بالبريد الإلكتروني أو عبر الفاكس والبحث عنها وتصديرها لبرمجيات أخري عند الحاجة ومن ميزات هذه الحلول احتواؤها علي نظام أوتوماتيكي ينبه المستخدم عند حلول مواعيد تجديد الوثائق علي اختلافها.
وأضاف ان هذه البرمجيات توفر حزمة من الفوائد تتميز بتأمين عامل الأمان للوثائق والوصول السهل إليها والقدرة علي استرجاعها. من ناحية ثانية، يحول نظام التنبيه الاوتوماتيكي، والذي يشير إلي انتهاء فترة صلاحية الوثائق، دون دفع الشركات للغرامات الناجمة عن عدم تجديد هذه الوثائق في وقتها مع وجود خيار يستطيع المستخدم من خلاله استيراد الملفات من برامج مايكروسوفت إكسيل MS-Excel) ومايكروسوفت آكسيس MS-Access ومايكروسوفت إس. كيو. إل MS-SQL، دون الحاجة لإدخال البيانات يدوياً. ويستطيع عملاؤنا الذين يستخدمون هذه النسخة إنشاء دليل اتصال للموظفين وقواعد بيانات مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الالكتروني كما تضم هذه النسخة ميزة التنبيه بحلول مواعيد استحقاق المستندات الخاصة مثل فواتير الكهرباء والهاتف ودفعات البطاقات الائتمانية.