متطلبات هيئة الزكاة في حفظ الفواتير الإلكترونية

أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، عن معايير واشتراطات محددة ونوّهت على ضرورة توفيرها في جميع الفواتير التي سيتم إصدارها بعد تاريخ 4 ديسمبر 2021، وأشارت الهيئة أنه على جميع البرامج المحاسبة ومقدمي برنامج الكاشير كمزودي خدمة التوافق مع هذه الشروط ليصبحوا مؤهلين لخدمة الأنشطة التجارية.
متطلبات حفظ بيانات الفواتير الإلكترونية
للتأكد من حفظ الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة، يوجد عدة شروط من المهم أداؤها لتسهيل عملية تخزين وإدارة الفواتير، ومن هذه الشروط:
- تخزين الفواتير إلى ستة سنوات من انتهاء الفترة الضريبية.
- على كل المكلفين بضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الفواتير الإلكترونية إلى فترة لا تقل عن ستة سنوات بعد انتهاء الفترة الضريبية، وذلك بهدف أن تكون السجلات متوفرة دائمًا في حال التدقيق والمراجعة.
- كتابة وطباعة الفواتير باستخدام اللغة العربية.
- من أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية أن تكون الفواتير جميعها مكتوبة ومطبوعة باللغة العربية وذلك لضمان وضوح المعلومات، وتسهيل عمليات الدقيق من قِبل هيئة الزكاة، ولكن يتاح إضافة لغات أخرى للفاتورة مثل اللغة الإنجليزية أو الهندية.
- تخزين الفواتير على جهاز خادم سهل الوصول.
- لحماية بيانات الأنشطة التجارية الخاصة بالفاتورة الإلكترونية بناءً على لوائح المملكة العربية السعودية، وتسهيل عملية التحقق من البيانات على هيئة الزكاة، يلزم توفير محطة طرفية تتيح للهيئة الوصول للمعلومات والتحقق منها بسرعة وسهولة.
- اتخاذ التدابير الأمنية لحماية بيانات الفواتير.
- لحفظ بيانات الفواتير الإلكترونية يتطلب تشفير البيانات واستخدام كلمات سر معقدة وقوية، وعدم إتاحة الوصول لها إلا للمصرح لهم فقط، وذلك لتفادي عمليات الاحتيال والتلاعب في السجلات المحاسبية.
- الاستعداد لمراجعة نظام مزوّد الخدمة من قِبل هيئة الزكاة.
- لكي تتأكد الهيئة إن برنامج المحاسبة المستخدم لإدارة النشاط التجاري يوفّر جميع متطلبات إصدار وإدارة الفواتير، وإن النظام يٌصنّف كبرنامج معتمد، يتعيّن على مقدمي الخدمات الاستعداد لمراجعة أنظمتهم من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك لضمان التوافق مع المعايير والاشتراطات المقررة.
الخاتمة
إن الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في حفظ الفواتير الإلكترونية يعد خطوة أساسية لضمان الامتثال القانوني وحماية بيانات الأنشطة التجارية من التلاعب أو التعرض للاحتيال؛ لذا يجب على جميع مقدمي برنامج الفوترة الإلكترونية التأكد من توافق أنظمتهم مع هذه المتطلبات، وذلك لضمان تقديم خدمة معتمدة وحفظ سلامة البيانات.
ومن أشهر مزوّدي الخدمات الذين نٌشرت أسمائهم في موقع هيئة الزكاة لنظام متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية هو برنامج رِواء الذي يجمع بين مميزات نظام نقاط البيع والمحاسبة وبرنامج إدارة المخزون في منصة واحدة، ويقدّم خدمات الربط مع منصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك لجميع المشتركين في البرنامج.