استخدام التليفون فى العمل والحياة الاجتماعية

هناك أوجه اختلاف عديدة بين استخدام التليفون فى إطار العمل واستخدامه فى حياتنا الاجتماعية اليومية.. فعند استقبال مكالمات العمل يجب على السكرتيرة أو عمن ينوب عن المدير أن يجيب باسمه، فعلى سبيل المثال تقول مكتب الأستاذة سامية على أو مكتب المدير التنفيذى ثم تتبعها بجملة أى خدمة أو كيف يمكننى أن أساعدك.
أما فى حالة استقبال الأشخاص للمكالمات بأنفسهم هناك طريقتان بسيطتان للرد إما أن يقول "آلو أحمد شريف معك" أو "آلو أحمد شريف فقط" وكلاهما صحيح، ولكن توضيح شخصية متلقى المكالمة مهمة جدا، فى إطار العمل ثم يتبعها سؤال بسيط يستوضح من المتصل وكيف يمكن ان يخدمه.
أما بالنسبة للمتصل بمكان عمل فعليه أن يكون محددا وواضحا من أول كلمة فى المكالمة، ويعرف نفسه مباشرة فيقول على سبيل المثال: "آلوا أنا نادية أحمد ممكن اتكلم إلى الأستاذ سعيد"؟ أو "آلو الأستاذ مجدى موجود أنا أحمد شريف من شركة كذا"؟
عند استقبال السكرتيرة أو أحد الموظفين مكالمات العمل فمن حق كل منهم أن يستفسر عن سبب الاتصال سواء كان الموجه له المكالمة سوف يجيب عليها مباشرة أو أنه مشغول أو غير موجود وسوف يأخذ بها خبراً.. ويتم ذلك بإحدى الطريقتين: هل يمكننى أن أعرف سبب الاتصال؟ أو أبلغ الأستاذ أحمد أن سيادتك تريد التحدث إليه بخصوص أى موضوع، وأخيرا مدة الاتصال التى لا يجب أن تطول حتى وإن كانت مكالمة منزلية ومع ذلك فالأمر قد يكون مقبولا فى إطار العلاقات الاجتماعية، أما بالنسبة للمكالمات من داخل مكان العمل فممنوع تماما التحدث لوقت طويل، كما أن المكالمات الشخصية ليست مقبولة هنا، فهى لا تتسبب فقط فى مضيعة وقت الموظفين، وإنما وقت الشركة أو المؤسسة التى تنتمى إليها.
يمكن للسكرتيرة الاعتذار بلباقة حين تستشعر أن المتصل يود أن يحصل على معلومات أو لديه فائض من الوقت يرغب فى التخلص منه بكثرة الكلام، وذلك بالقول: "إنها تتلقى اتصالا آخر مهما يجب الرد عليه أو هناك اجتماع يجب اللحاق به، مع التوضيح أن تلك المعلومات ليس لديها السلطة للإفصاح عنها، وإن كان فى حاجة إليها يمكنها أن تساعده على الوصول للمسئول المختص الذى يمكنه أن يتفاهم معه".
أما عند استقبال مكالمة تليفونية فى المنزل فالوضع مختلف تماما، فلابد وأن نسأل من المتصل قبل أن نوضح شخصيتنا فقد تكون مكالمة خاطئة، وذلك عكس المكالمات التى نستقبلها فى مكان العمل، و الشىء نفسه بالنسبة للمتصل بمنزل عليه أن يستفسر أولا عن الشخص الذى يريد التحدث إليه.
وأخيرا الانتظار على الهاتف سواء فى إطار العمل أو خلال المكالمات المنزلية لا يجب أن يطول لأى سبب، فإن كانت المكالمة لمدير أو أحد الموظفين وأجاب عنه السكرتيرة أو أى شخص آخر عليه أن يطلب من المتصل الانتظار على الخط حتى إبلاغ الشخص المراد، ثم وضعه على خاصية الانتظار، ولكن يجب الرد عليه خلال فترة لا تطول عن 30 ثانية سواء من الشخص المراد أو بالعودة له وإخباره بأن المدير سوف يعاود الاتصال به لأنه مشغول حاليا، كذلك عند تلقى مكالمة منزلية فالوضع لن يختلف كثيرا، لأن المتصل ليس عليه أن ينتظر لفترة أطول حتى تنتهى السيدة من مشاغلها ونفس الشىء بالنسبة لأى شخص آخر، فإما يتم الرد على المكالمة أو الاعتذار حتى الانتهاء من أية مشاغل ومعاودة الاتصال لاحقا.