أعد الأثري سعيد شبل رئيس الإدارة المركزية للمخازن المتحفية والنوعية، خطة تتضمن عددا من الضوابط والأسس المنظمة للسجلات العامة لقيد الآثار، وذلك لتطوير المخازن بما يضمن حماية ما بها من آثار ومنع العبث والتلاعب بها . وشددت الخطة على ضرورة اتخاذ المناطق الأثرية الإجراءات القانونية والأمنية والمخزنية والإدارية لجرد وتسجيل الآثار المخزنة بالمخازن الفرعية التابعة لها بسجلات قيد الآثار المعدة لذلك تمهيدا لنقلها إلى المخازن المتحفية. وتهدف الخطة الذي قدمها شبل إلى رئيس اللجنة العليا للجرد ورئيس قطاع الآثار المصرية الدكتور محمود عفيفى إلى توحيد السجلات العامة لقيد الآثار على مستوى وزارة الآثار. وأوضح أن اللجنة العليا للجرد هي الجهة الوحيدة طبقا للقانون المعنية في المادة 195 من قانون حماية الآثار رقم 117 لسنة 1983 المعدل بالقانون رقم 3 لسنة 2010 والقانون رقم 61 لسنة 2010 ولائحته التنفيذية بالإشراف على سجلات قيد الآثار بالمخازن، واقتراح تطويرها. ويأتي ذلك بما يضمن سلامة قيد الآثار بهذه السجلات وبما يكفل تحقيق الدقة المتناهية في عملية الجرد وفق الأصول المتحفية والمخزنية المتعارف عليها دوليا، وتتضمن الخطة مايلى: تشكيل لجان إعداد السجلات وأكد "شبل" على ضرورة تشكل اللجان بمعرفة رئيس القطاع المختص ويراعى أن تكون من الأثريين ذوي الخبرة والكفاءة والمتخصصين في فروع الآثار المختلفة ( مصرى- يونانى ورومانى- إسلامى- قبطى ) بالإضافة لأصحاب العهد الأثرية وأخصائى ترميم وعضو قانونى ومصور بالإضافة إلى عضو من التمغة والموازين ( إذا اقتضت الضرورة ). ويصدر بها قرار إداري محددآ فيه تشكيل اللجنة والمهمة المكلفة بها، على أن يتم تحديد جدول زمنى للجنة تنتهى فيه من كافة أعمالها بناءً على حجم ونوع العهدة ومكان وجودها، وتجدد المدة بموافقة السلطة المختصة بناءً على مبررات يبديها رئيس اللجنة. وشدد رئيس الإدارة المركزية للمخازن المتحفية على ضرورة التزام لجان إعداد السجلات بالمبادئ الآتية: 1- استخدام اللغة العربية قدر الإمكان وأن يكون ناسخ السجل ذو خط جيد. 2- الرؤية المباشرة للأثر عند التوصيف وعدم نسخ المقاسات من السجلات القديمة للسجلات الجديدة إلا بعد التأكد من مطابقتها. 3- تصوير الأثر بمعرفة مصور من وزارة الآثار حتى لا تتكرر ظاهرة خلو السجل من صور الآثار كما في معظم السجلات القديمة. 4- في حالة حدوث أي خطأ من الناسخ ( وهو أمر وارد ) يتم التصويب بالأسلوب القانونى المتعارف عليه عند كتابة الوثائق بوضع اللفظ الخطأ بين قوسين وفى أعلى القوس الأيسر كلمة صح عليها اللفظ أو العبارة الصواب. 5- أن يكون ناسخ السجل الواحد هو شخص واحدا قدر الإمكان وبقلم واحد جاف كالأسود أو الأزرق دون النسخ بأكثر من يد وأكثر من قلم. ترقيم الآثار يخصص لكل قطعة أثرية رقم تسجيل واحد تسجل به في السجل العام، وفى الحالات التكرارية للقطعة المتشابهة في الخامة والمصدر وأسلوب الصناعة يتم إعطاؤها رقم واحد في الحالات التكرارية أرقام مسلسلة فرعية على نفس الرقم. ولا تعتمد أرقام الحفائر أو أي أرقام أخرى مكتوبة على القطع الأثرية كرقم تسجيل للقطعة في المخزن، وبمجرد تسجيلها يدون عليها رقم التسجيل، ويتم تدوين أرقام الحفائر في الخانة المخصصة لها بالسجل كأرقام مرجعية. ويكتب رقم التسجيل على القطعة بالحبر باللون المناسب المخصص لذلك، والمتفق عليه تحت إشراف أخصائى الترميم مع اللجنة. ويراعى بوجه عام عند وضع رقم التسجيل على الأثر أيًا كانت مادته النقاط التالية: - إمكانية إزالة الرقم عند الحاجة بدون الإضرار بالأثر. - أن يكون كتابته في مكان غير ظاهر وبخط واضح وبالمادة المناسبة. - يدون رقم الأثر بخط واضح ومنسق وبحجم مناسب للأثر. - في حالة القطع الأثرية ذات الخامة والحالة المميزة والتي يصعب الكتابة عليها يتم كتابة رقم التسجيل على بطاقة خارجية مناسبة لحجم الأثر وترفق بصورة مؤمنة. أعمال التسجيل والتوثيق ويتألف الوصف التوثيقى للأثر من العناصر الآتية: وصف القطعة ويشمل المادة والشكل واللون والزخارف والكتابات والتاريخ أو العصر والأجزاء المكونة للأثر، كما يتضمن المقاس والأبعاد وتشمل ( الطول – العرض – الارتفاع – العمق – السمك – الوزن ) . وأيضًا مكان العثور عليها ( المصدر ) - تاريخ الورود للمخزن ( تاريخ الكشف في المنطقة ) - تاريخ التسجيل – حالة الأثر وأعمال الترميم التي تمت فيه – مكان وجود القطعة بالقلم الرصاص في الخانة المعدة لذلك – صورة للقطعة في الخانة المخصصة لها في السجل. وتكتب في الخانة المخصصة رقم الأثر عند كشفه الأرقام المكتوبة على القطعة ( ويتم الالتزام بخانات السجل وبياناته ). كما يراعى عند كتابة موضع الأثر في الخانة المخصصة له أن بكتب بالقلم الرصاص متغير وغير ثابت. ويحظر عند تدوين وقيد بيانات القطع الأثرية وأوصافها بالسجل العام والسجلات الفرعية ( الكشط – المحو – التعديل – استخدام قلم التصحيح ) " الكوريكتور " ولتحاشى الخطأ في القيد تكتب البيانات والأوصاف في مسودة يتم مراجعتها جيدًا وتصحيحها ثم تدون بالسجل. ويُستخدم القلم الأسود الجاف في كتابة بيانات وأوصاف القطع الأثرية في السجل العام ويُحظر استخدام أقلام بألوان مختلفة، كما يُحظر استخدام أقلام الفلوماستر ويجب أن يكون الناسخ حسن الخط. منظومة أرقام التسجيل وتوضع منظومة أرقام للتسجيل تبدأ من رقم (1) ويضاف على يسار الرقم الحرف الأول أو الحرفين الأوليين من اسم المدينة التي بها المخزن المتحفى. ويراعى عند إنشاء السجل الجديد لأى مخزن أن تضع اللجنة في اعتبارها نوعية المخزن المُنشأ له السجل، إما مخزن مُنشأ حديثًا يعد له لأول مرة أو مخزن قائم تجدد سجلاته. وأوضح سعيد شبل، أن الأمر يختلف في كلتا الحالتين على النحو التالى:- أ- يراعى أن يتم تسجيل المجموعة الأثرية المعروضة والمخزنة على ذمة العرض التبادلى، أما القطع الفائضة عن العرض ومخزنة لإعارتها للمتاحف أو المخازن الأخرى فيتم قيدها في دفتر حرف (ز) صفحاته مرقمة ومختومة بخاتم شعار الجمهورية ومن نسختين إحدهما في المخزن والأخرى في رئاسة القطاع (الإدارة المركزية للمخازن المتحفية ). ب- سجل يجدد لمخزن قائم: يتم الاحتفاظ بمنظومة الأرقام الموجودة للمخزن من قبل وفى حالة بعض القطع التي أعيرت إعارة دائمة لمخازن أخرى، تقيد هذه القطع في ترتيبها حتى لا تختل منظومة الأرقام مع مراعاة أن يكون القيد لهذه القطع مختصرًا يقصد به التعريف بالأثر ويذكر في خانة الملاحظات الجهة التي أُعير إليها ورقم تسجيله في هذه الجهة وتاريخ الإعارة بعد التأكد من مستندات المخزن. التعامل مع السجلات وقال "شبل": إنه بعد الانتهاء من إعداد السجل يتم التأكد من أن العهد الأثرية موزعة على أمناء العهد بالمخزن المتحفى أو المتحف حسب الأرقام التي قيدتها اللجنة في السجل وبالنسبة للمخازن الجديدة أو المتاحف الجديدة تقوم اللجنة بإعادة تسليم القطع للأمناء بالأرقام التي سجلت به القطع في المخزن وقيدت في السجل. وبعد الانتهاء من تجديد السجل القديم وتسليمه كعهدة لمدير المخزن المتحفى أو المتحف من يرشحه من الأثريين ( من غير أصحاب العهد الأثرية ) ويسلم السجل الجديد للمسئول عن عهدة السجلات وملفات العهدة الأثرية في المخزن أو المتحف. ويتم إعداد نسخة منه تسلم لرئاسة قطاع الآثار المصرية ( الإدارة العامة للمخازن المتحفية ) أو قطاع المتاحف ( إدارة التسجيل والتوثيق ) ويراعى تطبيق ما صدر من قبل من نشرات بشأن التعامل مع هذه السجلات. وأن تكون السجلات العامة عهدة أحد الأمناء بالمتحف أو بالمخزن من غير أصحاب العهد الأثرية ويتم التعامل معها من خلال ( مدير المخزن ) وتحت إشرافه. ويقوم أمين كل عهدة بإنشاء سجل فرعى خاص بعهدته تُنسخ بياناته من السجل العام، وتقوم لجنة ثلاثية من الأثريين من ذوي الخبرة بمراجعة السجلات الفرعية ومطابقتها على السجل العام. ويوقع على كل صفحة في حضور الأثرى صاحب العهدة، وتستخدم السجلات الفرعية في الأعمال اليومية لخدمة الباحثين والدارسين والمراجعة الدورية على العهدة الأثرية. ويجب على إدارة المخزن أو المتحف أن تقوم بتصوير السجل العام بكل صفحاته تصويرًا رقميًا وبالميكروفيلم وتُحفظ نسخة بالمخزن بالإدارة المختصة ( الإدارة المركزية للمخازن المتحفية ) ويحفظ نسخة بالمتحف بالإدارة المختصة ( إدارة التسجيل والتوثيق ). وتعد هذه لائحة دائمة من لوائح تنظيم العمل بوزارة الآثار، وعلى إدارة شئون العاملين بوزارة الآثار إخطار جميع المخازن المتحفية على مستوى الجمهورية بتلك اللائحة بعد استصدار القرار اللازم بهذا الشأن.
