أفضل طريقة لإنجاز المهام والتوقف عن التسويف

"ابدأ الآن، ولا تنتظر إلى الغد"، هذه الصيغة التي ربما تبدو بسيطة يمكن أن تجلب لك الكثير من النجاح.
هل يبدو ذلك مألوفا بالنسبة لك: أن تبدأ يومك بقائمة طويلة من المهام والعديد من الأمور التي اقترب الموعد النهائي للوفاء بها. وفي نهاية اليوم، لا تكون متأكدا في أي شيء قضيت وقتك، لكن في نهاية المطاف لم تنجز كثيرا من المهام المدرجة في تلك القائمة.
أنا كذلك يحدث معي هذا الأمر. وهو ما دفعني منذ أشهر قليلة إلى أن أقرر أن أضع قائمة بالمهام اليومية للتخطيط لكل ساعة في يوم العمل غير المنظم عادة.
وبدلا من البدء كل يوم بقائمة من المهام غير محددة الزمن والمدة دون إنجاز معظمها، أردت العمل من خلال قائمة تخصص بدقة وقتا معينا لكل مهمة. فهناك ساعة لترويج أفكار لقصص صحفية معينة، وثلاثون دقيقة لمتابعة الفواتير، وهكذا.
وبينما يحتاج الأمر للتكيف في البداية، أصبح وضع خطة يومية أمرا طبيعيا بالنسبة لي، وأصبحت أنجز مهاما أكثر دون الشعور بالقلق.
يمكن أن يشكل هذا حالة للدراسة للعديد من علماء النفس المولعين بالحديث عن العادات. وبمجرد أن يصبح شيء ما عادة فعلية، فإنه يتطلب القليل من قوة الإرادة للمواظبة عليه.
ومع تزايد الاهتمام بتحسين الذات، يصبح تشكيل العادة في دائرة الضوء. والعشرات من عناوين الكتب الجديدة، بما في ذلك كتاب "قوة العادة" لتشارلز دوهيغ، و"تطوير العادات للنجاح مدى الحياة" لروبرت ديفيتو، لا تعمل إلا على جعل الفكرة أكثر جاذبية.
وتقول ويندي وود، أستاذة علم النفس والأعمال في جامعة جنوب كاليفورنيا في الولايات المتحدة: "بشكل ما، نحن مسؤولون إلى حد كبير عن عاداتنا بسبب ما نكرره يوميا. ومع ذلك، فإن تشكيل العادات ليس حلا سحريا".
نعم، أنا الآن أضع خطة مفصلة ليومي في الصباح الباكر بطبع قائمة الأعمال من على جهاز الكمبيوتر المحمول (كما أنني أضع رموزا بالألوان للمواعيد النهائية على تقويم غوغل)، إلا أنني لا أزال أجد صعوبة في إدارة الوقت خارج العمل.
وبعد ظهر كل يوم، أجد صعوبة في الاستمرار في التركيز، رغم أن تقويمي ينبهني أن أقوم بالمهمة التالية.
فخ "الهدف"
الخطأ الأكبر الذي يقع فيه الناس عندما يحاولون تشكيل عادة جديدة هو أنهم لا يميزون بين العادة والهدف. ومعرفة الفرق بينهما يمكن أن يساعد على تجنب القلق.
وحسب قول لارا فيلدنغ، المشرفة في مجال الطب النفسي في جامعة لوس أنجليس في كاليفورنيا في الولايات المتحدة: "الأهداف يمكن أن توتر أعصابنا. ركزوا على القيم بدلا من الأهداف".
وعلى سبيل المثال، أن تقول إنك تريد إنقاص وزنك نحو عشرين كيلو غرام في شهرين يمكن أن يكون هدفا أكثر إرهاقا للأعصاب من مجرد اتخاذ قرار بجعل العيش بطريقة صحية عادة يومية بالنسبة لك. وبدلا من وضع هدف ثابت، فإنك تغير شيئا ذا قيمة معينة بالنسبة لك.
وأضافت فيلدنغ: "القيم أوسع، وتملي قرارات لحظة بلحظة". ويمكن لإدخال تعديلات بسيطة على نهجك ليتحول من مجرد هدف معين إلى آخر يحمل قيمة أعمق، أن يجعل استمرارية تلك العادة لديك أسهل بكثير.
وهناك المزيد من الأخبار الجيدة، فالعادات لا تتبع جدولا زمنيا محددا، لذا فلا تبدأ بالعد التنازلي بشأن المدة التي يحتاجها تكوين عادة ما.
فإذا كانت الفكرة هي فعل شيء باستمرار، فلا حاجة حتى للسؤال عن الوقت الذي سيستغرقه، فبعض العادات يستغرق سنوات فيما يستغرق البعض الآخر منها أياما، وذلك حسب قول غريتشن روبن، مؤلفة كتاب "أفضل من قبل: ما تعلمته حول تشكيل العادات وكسرها للنوم أكثر، أقلع عن السكر، وقلل من التسويف، وعموما، ابن حياة أسعد".
وتقول روبن: "إن الأمر يعود للفرد في الواقع. فليس هناك صيغة معينة، ولكن الناس الناجحين حقا هم الناس الذين شكلوا عادات جيدة".
أن تكون لك عادة
ذلك أحد الأسباب التي تجعل فيلدنغ تمضي الكثير من الوقت لمعرفة أي العادات التي يريد شخص ما تنفيذها فعلا. وإلا، فقد تقول إنك تريد فعل شيء ما، ولكن إن لم يكن ذلك الشيء ما تريده فعلا، فمن غير المرجح أن تنجح فيه.
وتقول فيلدنغ: "الناس بطبيعتهم يميلون إلى القيام بفعل ما يشعرون أنه جيد، ولا يميلون إلى فعل ما يشعرون أنه سيء. فإن لم تستطع إيجاد سلوك تستمتع به، فعليك أن تجد طريقة ممتعة لفعله".
وقالت إن معظم الناس لا يقضي ما يكفي من الوقت في اختيار عادات يمكن الاستمتاع بها، وتكون سهلة التكرار على المدى الطويل، وبدلا من ذلك، يركزون على الأشياء التي يحبونها إلى حد ما، ويواجهون صعوبة في إيجاد حوافز للبدء فيها.
فالفكرة هي إيجاد شيء ممتع حقا ويتعلق بعادتك المستقبلية.
على سبيل المثال، إذا أردت أن تجعل من القراءة أكثر هذا العام عادة بالنسبة لك، ولكن عينيك تؤلمانك بعد يوم طويل في المكتب، فإن جعل القراءة المتوالية عادة أمر قد يصعب إنجازه.
ولكن قد تجد الاستماع إلى كتاب مسجل بالصوت أكثر متعة، حسب فيلدنغ. وإذا أردت حقا أن تجري بانتظام لأنك تشعر بتحسن عندما تفعل ذلك، ولكنك تجد أن الخروج بمفردك ممل جدا، إلى حد أنك تختلق الأعذار لعدم الخروج لممارسة الجري، فأحضر معك صديقا أو كلبا لتسهيل التمسك بتلك العادة.
عندما تشكلت لدي عادة الاعتماد على قائمة المهام، قررت أن أرسل نموذجا من تلك القائمة بالبريد الإلكتروني إلى صديقة لي، مما جعلها أكثر متعة لأنني كنت أتطلع إلى تشجيعها وردود فعلها.
وبحسب فيلدنغ، عندما تبدأ في ذلك، لا تفعل الأشياء أكثر من اللازم أو بسرعة كبيرة جدا، لكن عليك التركيز على فعل الأشياء بشكل تدريجي حتى تتشكل عادة معينة لديك.
فعلى سبيل المثال، أحيانا أتخطى العمل وفقا لقائمة المهام اليومية ليوم واحد خلال الفترات التي أشعر فيها بأنني منهك. ولكن من المفيد العلم أنني لم أفشل عندما لا أنجز كل ما لدي كل يوم.
هل تكافيء نفسك أم لا؟
يقترح بعض الخبراء أن تختار مكافأة قيمة لنفسك بمجرد تثبيت نهج ما. وتقول وود إن المكافآت يمكن أن تساعدك على تكوين عادة بشكل أسرع، لأنك تطور ارتباطات مختزلة لأي سلوك تنتهجه في سياق معين".
ويمكن للمكافأة أن تكون مجرد حدث طبيعي بعد الاستمرار في العادة (كالشعور بأنك أفضل حالا بعد ممارسة الرياضة)، أو مكافأة نفسك باستراحة لمدة 15 دقيقة إذا أمضيت الصباح كاملا دون اللهو على موقع فيسبوك مثلا.
لكن مسألة مكافأة الذات قد تأتي بنتائج عكسية أيضا، وبناء على بحث أعدته روبن، التي تتخذ من نيويورك مقرا لها، فإن العمل على مكافأة نفسك على عادة ما اكتسبتها قد يجعل المواظبة عليها أقل احتمالا.
وقالت: "مكافأة نفسك على عادة الأكل الصحي هي أن تواصل تناول الأكل الصحي. فكلما كافأت نفسك بغير ذلك، قوضت تشكيل تلك العادة لديك".
في حالتي، أدت القائمة اليومية للمهام التي أتبعها إلى تحقيق إنتاجية أفضل لدى، وهذه مكافأة في حد ذاتها، كما أنني أشعر بإنهاك أقل، وبإنجاز أكبر.