كيف تتغلب على إجهاد المهام المتعددة

يرى ممارس الصحة المهنية البروفيسور تيم هاجمان أن تعدد المهام غير مجد على الإطلاق، إذ يضيع الوقت ويشتت الجهد، وعوضا عن ذلك يجب تطبيق إستراتيجيات أكثر فعالية في العمل.

ويقول هاجمان -وهو محاضر في كلية دياكوني للعمل الاجتماعي في بيليفيلد في غربي ألمانيا- إن العقل البشري لا يستطيع إنهاء مهمتين في نفس الوقت، ولذلك عند مواجهته لمشكلات متزامنة يعمل العقل على الاختيار بينهما بسرعة.

ويضيف هاجمان أن ما يسمى تعدد المهام يستهلك الكثير من الطاقة، ويؤدي إلى الإرهاق الذي هو عنصر شائع في العمل، ففي ألمانيا يشتكي 60% من الموظفين من كونهم مثقلين بالمهام التي يتوجب عليهم إنهاؤها في نفس الوقت.

وفي استطلاع أجرته المؤسسة الفدرالية الألمانية للصحة والسلامة المهنية وشمل 18 ألف موظف قال 44% إن عملهم يتوقف بانتظام جراء المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني.

ويقول هاجمان إن التبديل بين المهام يؤدي إلى عدم الكفاءة، إذ من الشائع أن يطلع الموظف على بريده الإلكتروني ما بين أربعين وخمسين مرة في اليوم، وهذا يعني تعطيل يوم العمل كل عشر دقائق.

ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه يتم إنجاز القليل من العمل في الفترات التي تفصل بين الاطلاع على البريد الإلكتروني، وهذا يفسر لماذا يشعر بعض الأفراد أنهم لم يفعلوا أي شيء رغم عملهم طوال اليوم.

ويقدم هاجمان عدة نصائح للتغلب على الإجهاد الناتج عن تعدد المهام:

قم بإغلاق النوافذ التي تظهر فجأة على المتصفح والرسائل التنبيهية التي تفيد بوجود رسالة بريد إلكتروني، إذ يؤكد هاجمان أنه يجب ألا يحصل الموظفون باستمرار على التنبيهات التي تفيد بوصول رسالة إلكترونية جديدة، فكلما رأى الموظف رسالة تخبره بتلقيه رسالة إلكترونية جديدة سيشعر بالفضول لمعرفة ما فيها مما يؤدي إلى تشتيت الانتباه, وعوضا عن ذلك يجب وضع نظام لفحص صندوق الوارد بالبريد الإلكتروني على رأس كل ساعة فقط.

يتعين على مجموعات العمل أن تضع قواعد تحدد بدقة متى يجب ألا يتم إزعاج عضو آخر بالفريق. ويوصي هاجمان بمناقشة الموضوع داخل المجموعة والتوصل إلى أفضل طريقة لمنع تعطيل تدفق العمل، هل يتم إرسال أية رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية؟ وما هي طريقة تحديد أولوية الرسائل؟

وضع نظام لعناوين مواضيع رسائل البريد الإلكتروني يوضح مدى أولوية الرسالة، مما يسهل معرفة الرسائل الطارئة أو التي تنتظر لبعض الوقت.

اختيار فترة لحالة عدم الظهور للآخرين (أوف لاين) عبر غلق الموظفين حواسيبهم الشخصية وجعل هواتفهم المحمولة صامتة لمدة ساعة يوميا، مما يتيح التركيز خلال هذه الفترة على الملفات الخاصة والصعبة.