كيف تتعافى الشركات المتوسطة بمصر بعد جائحة كورونا.. إصدار تكنولوجي جديد يجيب

أعلنت "زوهو كوربوريشن" ، وهي شركة عالمية رائدة في مجال التكنولوجيا، اليوم عن إصدار جديد من برنامج إعداد تقارير النفقات "زوهو اكسبنس" Zoho Expense ، والذي يضمن إمكانات متقدمة لمساعدة الشركات المتوسطة في مصر التي تسعى للتعافي من التبعات الاقتصادية لجائحة كورونا على تحقيق الكفاءة في عملية إدارة السفر والنفقات .
ومن خلال الاصدار الجديد ستتمكن الشركات من تبسيط ادارة وتتبع النفقات العالمية للشركات التي تتعلق بالسفر من خلال نافذة موحدة.
أصبح العمل عن بعد واقعاً جديداً في ظل استمرار تعليق حركة السفر التجاري بسبب جائحة كورونا، الامر الذي يتطلب إيجاد نظم وأدوات لتحسين التعاون عن بعد وضمان الامتثال لجميع اللوائح فضلاً عن تحسين تكاليف الشركات لحين عودة الربحية. ويأتي الاصدار الجديد من "زوهو اكسبنس" مزوداً بخاصية الاستعراض الكامل لجميع النفقات التي تتكبدها الشركة في مختلف مقراتها وفروعها.
كما يضم البرنامج في اصداره الجديد خاصية الدردشة التي تتيح للفرق التواصل في الوقت الفعلي أثناء عملية إدارة السفر والنفقات، ويمكن "زوهو اكسبنس" أيضاً الشركات من سهولة تطبيق التحديثات لسياسات السفر المتبعة والنفقات الخاصة بها بشكل سريع من خلال مهام سير العمل القابلة للتخصيص، والذي يضمن استيفاء الاشتراطات اللازمة في حال خضوعها للمراجعة أو التدقيق.
يقول كيفن بيرمينتر، مدير أبحاث تطبيقات المؤسسات في شركة البيانات الدولية "آي دي سي": "مع استمرار الشركات في مواجهة تبعات الوباء، هناك حاجة متزايدة إلى أداة مركزية تسهل الاطلاع على إجمالي النفقات للأعمال وتبسيط إدارة السفر وتعزيز وسهولة الحصول على الموافقات اللازمة ومنع الاحتيال وضمان الامتثال، وأضاف: "تتوفر هذه الإمكانات في إصدار برنامج "زوهو اكسبنس"الجديد حيث ستساعد الشركات على فرض سياساتها الخاصة بعملية السفر والنفقات وفقاً لمتطلبات مختلف الدول . إن خاصيات مثل إدارة السفر المتكاملة وإعداد الميزانية وقابلية التوسيع منخفضة التعليمات البرمجية ومراجعة النفقات التي يطرحها التحديث الاخير للبرنامج تجعله حلاً جاهزاً للتبني السريع في قطاع السوق المتوسطة".
يقول سيفاراماكريشنن اسوارن، نائب الرئيس لدى "زوهو": "عندما يتعلق الأمر بإدارة السفر والنفقات، عادة ما تكون المؤسسات الكبيرة عالقة بالحلول القديمة التي قد تفرض على الشركات التقليل من مستوى تجربة المستخدمين والميزات التي يحتاجون إليها، وهذا تحديداً ما يقدمه اصدار "زوهو اكسبنس" الجديد للحد من هذه المشكلة لما يتميز به من مزايا متعددة وسهلة الاستخدام. ومن خلال خصائص إدارة السفر الشاملة ومنع الاحتيال المدعومة بالذكاء الاصطناعي والأتمتة والسياسات القابلة للتخصيص وإدارة الميزانية المتقدمة بالاضافة الى المزيد غيرها سوف يساعد البرنامج المؤسسات على التحكم في التكاليف وإدارة الامتثال بسهولة. فكونه تطبيق متميز للهواتف الذكية يضم ميزات متعددة للتعاون فضلاً عن كونه سهل الاستخدام فهو يعد حلاً لا غنى عنه لكل من المدراء والموظفين لتقديم مطالبات استرداد النفقات".
الفوائد الرئيسية للإصدار الجديد من برنامج "زوهو اكسبنس":
المزيد من التحكم وضمان الامتثال
- يمكن للشركات إنشاء ميزانيات وتتبعها بمساعدة لوحة المعلومات، كما يمكن تعيين التنبيهات القابلة للتخصيص والتي ستُعلم المستخدمين عند تجاوز حد الميزانية، ويمكن للنظام أيضاً حظر إرسال تقرير المصروفات الإضافية والموافقات على المصروفات تلقائياً.
- باستخدام محرك القاعدة، يمكن للشركات تعيين حد أقصى للإنفاق بناءً على التسلسل الوظيفي وفئات النفقات لضمان الامتثال،كما توفر الوقت والمال في الكشف عن الاحتيال عن طريق تحديد الإيصالات المزيفة والإدخالات المتكررة والتعديلات الاحتيالية على البيانات وعدم التطابق بين الايصالات والمطالبات والإبلاغ عنها تلقائياً.
- يمكن للشركات وضع نظام موافقة قابل للتخصيص بالكامل، ويمكن الرفض أو الموافقة على كل عملية شراء تتم داخل المؤسسة والذي يضيف مزيداً من التحكم في عملية دفع المصاريف قبل إتمامها.
نافذة موحدة لإدارة السفر ونفقاته
- توفر نافذة موحدة لحجز وتنظيم وإدارة جميع رحلات السفر الخاصة بالشركة من الألف إلى الياء سواء كان متصلاً أو غير متصلاً بالانترنت. يتكامل "زوهو اكسبنس" بسلاسة مع برنامج GetThere التابع لشركة "سيبر" Sabre وهو حلّ قوي لإدارة السفر، يسمح للموظفين بحجز رحلاتهم عبر الإنترنت بناءً على خطوات سير الموافقة على التكلفة والقواعد الأخرى التي تحددها المؤسسة.
تعاون سهل للقوى العاملة عن بعد
- يجعل الإصدار الجديد من "زوهو اكسبنس" التعاون والتواصل أمراً جوهرياً في عملية سفر الموظفين. يتيح شريط الدردشة المدمج— وهو وظيفة فريدة من نوعها في قطاع السفر والنفقات—للمستخدمين التعاون مع أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت الآني.
مساعدة افتراضية مدعومة بالذكاء الاصطناعي
- سوف تقوم "زيا" Zia تلقائياً— أداة المساعدة الافتراضية المدعومة بالذكاء الاصطناعي من "زوهو"— بتذكير المستخدمين بالمهام المعلقة مثل طلبات الرحلة غير المكتملة والتقارير غير المقدمة والنفقات. كما أنها ستساعد المستخدمين أيضاً على الالتزام بالسياسة المتبعة عن طريق إخطارهم بعمليات مسح الإيصالات غير الناجحة ومطالبات النفقات غير المتوافقة.