مجلس جامعة جنوب الوادى يدشن نظام الادارة الالكترونية للاجتماعات "اجتماع"

دشن مجلس جامعة جنوب الوادي برئاسة الدكتور يوسف غرباوي رئيس الجامعة نظام الإدارة الإلكترونية للاجتماعات "اجتماع" وهو عبارة عن تطبيق إلكتروني من إنتاج جامعة جنوب الوادي خلال العام الجامعي ( 2020 / 2021 ).
وأوضح رئيس الجامعة - فى تصريح اليوم الاثنين- أن هذا النظام تم إعداده في سياق خطة التحول الرقمي للجامعة، حيث يمكن من إدارة الاجتماعات الجامعية ( مجالس- لجان ) بطريقة آلية شاملة الأرشفة الإلكترونية واسترجاع البيانات والبحث عن موضوعات محددة وإعداد أجندة الاجتماعات وارسال الدعوات بطريقة آلية وتأكيد الحضور أو الاعتذار المسبق وحساب نسبة الأصوات حول موضوع محدد ( موافق - غيرموافق )، وتأجيل الاجتماعات وتغيير موعدها وتوقيتها ومكانها.
وأضاف الدكتور أحمد عكاوي نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث المدير التنفيذي لمشروع إعداد تطبيق "اجتماع" أن هذا النظام يتيح إعداد حساب إلكتروني لأي مجلس أو لجنة داخل الجامعة بشرط وجود قرار تشكيل لهذا المجلس أو اللجنة، كما يضمن النظام جودة تنفيذ الاجتماعات من خلال ضبط صلاحية دخول الأعضاء حيث لا يتيح للعضو المنتهية صلاحية عضويته الدخول على النظام، أو من بلغ سن التقاعد إلا إذا تم تمديد الصلاحية له من المدير التقني للنظام أو أمين المجلس أو اللجنة وذلك وفق قرار من السلطة المختصة.
ولفت إلى أن مخرجات النظام عبارة عن محاضر اجتماعات تُعد وتُعتمد وترسل إلى الجهات المعنية حسب الموضوعات التي تخصها فقط بطريقة آلية ويتم حساب واعتماد بدلات حضور الجلسات للأعضاء بطريقة آلية أيضاً وترسل إلى الإدارة المالية للصرف.
وأشار نائب رئيس الجامعة إلي أن هذا النظام قد أدى إلى الاستغناء عن الدعوات الورقية للاجتماعات، وأيضا كتابة المحاضر والأوراق والأحبار والمراسلين، وكذلك الخطابات التنفيذية الورقية إلى الجهات المعنية بقرارات المجلس، وعالج النظام مشكلات الالتباس الخاص بتغيير تاريخ وقت او مكان الاجتماع، والمشاركة غير قانونية للأعضاء الذين انتهت فترة عضويتهم، وأيضا المشاركة غير قانونية للأعضاء الذين بلغوا سن التقاعد، وعالج أيضا نسيان القرارات القديمة واتخاذ قرارات جديدة عكس القديمة دون انتباه إليها نظراً لغياب الذاكرة الخاصة بالمجالس أو اللجان.