الوصايا ال10 لاستغلال الوقت.. خطّط ورتّب أولوياتك

هل تنهي غالبية أيامك ولديك شعور بأنك لم تحسن استغلال الوقت وأنه ما زال لديك العديد من المهام المعلقة؟
وهل تنهي يومك ولا يوجد لديك ساعات تكفي لإتمام عملك وتلبية حاجات الأشخاص الذين تحبهم أو تستمتع بهواياتك كما تحب؟
يقتبس كل من إجناسيو بوكيراس الخبير في تنظيم الوقت، وخورخي جايجاس الأستاذ في الموارد البشرية ورئيس مؤسسة وظائف الموارد البشرية٬ مقولة الزعيم الروحي للهند المهاتما غاندي التي يقول فيها إن "كل دقيقة تمر لا يمكن استعادتها، والحقيقة هي أننا نهدر الكثير من الوقت في حياتنا على مستوى العمل".
فيما نشر بوكيراس وكاخيجاس كتاب "فلنتوقف عن إضاعة الوقت" من أجل تغيير عقلية الشركات والموظفين فيما يتعلق باستغلال الوقت، وإضافة أفكار ونصائح عملية تسهم في تحقيق الأهداف.
ويقدم المؤلفان 10 حلول رئيسية لإدارة الوقت في العمل، من أجل تحقيق مزيد من الإنتاج، وتعزيز الحماسة والشعور بالإندماج في الشركات.
كما ينصح بوكيراس وكاخيجاس بتطبيق هذه الوصايا العشر في جميع نواحي الحياة، وليس على صعيد العمل فقط، لأنه "من الصعب تخيل وجود أشخاص منظمين ومنضبطين ويحسنون إدارة وقتهم في العمل، لكنهم ليسوا كذلك في نواح أخرى من حياتهم (مثل الحياة الشخصية أو الأسرية)".
وقسم الخبيران هذه النصائح العشر على النحو التالي:
1- الوصول والرحيل في موعدك المحدد
تبدأ إدارة الوقت في العمل بالانضباط، وهي ميزة رائعة تسمح باستغلال الوقت بشكل أفضل، كما أنها تظهر احترامك لوقت الآخرين وتعتبر طريقة لضمان حقك في أن تحظى بدورك باحترام من حولك.
2- خطّط ورتّب أولوياتك
مع بداية كل يوم يستحسن أن تقوم بتدوين المهام التي يجب أن تنجزها قبل نهاية اليوم، وبعد ذلك عليك أن تحدد ما هي الأمور الأكثر أهمية. قم بترقيم المهام في قائمتك وفقا لأولويتها، وحاول أن تنفذها حسب هذا الترتيب التي قمت بتحديده.
3- نظّم نفسك
من الأفضل أن تركز في إنجاز كل مهمة على حدة، فإذا حاولت القيام بها كلها في الوقت نفسه لن يفلح الأمر، وسيكون هذا مصدرا للتوتر والقلق.
4-التزم وتحلى بالحماس
عليك أن تتحلى بالحماس وأن تشعر بالفخر بانتمائك لفريق العمل، وعدم الدخول في حال من اللامبالاة تجاه نجاحات أو إخفاقات الشركة، كما ينبغي أن يندمج المرء في عمله ويتحمل المسؤولية ويأخذ المبادرات، وأن يكون لديه حماس مستمر للتعلم وللقيام بعمل جيد.
5-زد معدل إنتاجك
من الضروري التفكير في استغلال الساعات التي تقضيها في العمل لأقصى درجة، وتجنب الأمور التي قد تشتت انتباهك، مثل الدردشات الفارغة مع الزملاء والأحاديث الهاتفية، واستخدام شبكة الإنترنت في غير العمل.
- تعلّم أن تقول "لا"
في الكثير من الأحيان، من أجل إرضاء الآخرين، فإنك تقوم بأمور لا ينبغي عليك القيام بها ثم تشعر بعدها بالذنب لأنك لم تنجز الأمور التي كان يتعين عليك القيام بها، لذلك من الأفضل أن تقول "لا".
7- استخدم التكنولوجيا بشكل معتدل
خصص وقتا تقوم فيه بإغلاق بريدك الإلكتروني من أجل القيام بمهام عملك في تركيز وهدوء، فبمجرد فتح صندوق البريد الرقمي عليك أن تجيب عن الرسائل العاجلة التي تتطلب ردا فوريا، وتترك لوقت لاحق تلك التي تحتاج إلى مزيد من التفكير وإزالة الرسائل غير المهمة أو تلك التي تم حلها".
8- افصل نفسك عن العمل
يعتبر الإنترنت والبريد الإلكتروني والهواتف من العوامل التي تساعد على إنجاز العمل، إلا أنه يجب إدارة استخدام الهاتف الخلوي والحاسب الآلي النقال خارج أوقات العمل، لأن الأمر لا يتعلق بأن تكون متصلا بالشركة على مدار 24 ساعة يوميا، ولا أن تحمل عملك معك إلى المنزل.
9- خصّص وقتاً أقل لتناول الطعام
إذا كانت طبيعة عملك والمكان الذي تعمل به يسمح بذلك، من المفضل أن تتناول وجبة الغداء في نصف الوقت المخصص لذلك، واستغلال باقي الوقت في العمل وتناول إفطارك بالمنزل قبل الذهاب للعمل، لأن هذا الوقت ستستفيد منه بعد ذلك للخروج من العمل باكرا من أجل كسب مزيد من الوقت لحياتك الشخصية ولأسرتك.
10- خصّص وقتاً لنفسك ولأسرتك
من أجل تحقيق التوازن اللازم للحفاظ على صحتك النفسية والعاطفية والفكرية، عليك أن تخصص لنفسك ولأسرتك القدر نفسه من الوقت الذي تخصصه للعمل.