الأرشيف السري لإيميلات البيت الأبيض!

قد يكون فقدان إحدي رسائل البريد الإلكتروني مشكلة خطيرة للمرء أو المؤسسة، فقد وجهت انتقادات في عهد بوش الابن للبيت الأبيض بسبب عجزه عن الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة به، وذلك بعد أن دشنت إدارة بيل كلينتون نظاما للاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية بعد فضيحة مشابهة.
أزمة غزو العراق:
واستبعدت إدارة الرئيس بوش نظام حفظ الرسائل القائم، في إطار تحولها من نظام لوتس نوتس Lotus Notes لنظام مايكروسوفت اكستشنج
Microsoft Extchange ويقال إن النظام الارشيفي لادارة بوش كان يعتمد علي مزيج من أشرطة النسخ الاحتياطية والتصنيف اليدوي. وفي أوائل عام 2008 وقبيل انتخاب اوباما ، أشارت وثائق لإحدي المحاكم إلي أن البيت الأبيض قد عجز عن العثور علي رسائل إلكترونية أرسلت عام 2003 ذات علاقة بغزو العراق. وقد يكون من الصعب الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني بصورة فعالة، حيث تكون هناك كمية كبيرة من الرسائل التي يتم إرسالها، مما يجعل من الصعب تخزينها في شكل يسهل البحث فيه، مما يعيق الوصول لبعض الأدلة. ولهذا أهمية كبيرة، خاصة بالنسبة للرسائل المرتبطة ببعض الدعاوي القضائية.
تقنيات جديدة:
ولحسن الحظ، يشير بعض الخبراء إلي تقنيات جديدة للاحتفاظ بالرسائل بشكل جيد، حيث تحسنت هذه العملية علي مدي السنوات الأخيرة. ويقول مارك دايموند، وهو يعمل في شركة كونتورال للاستشارات: تعد أشرطة النسخ الاحتياطي عملية سيئة للاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية. فأنظمة الأشرطة عبارة عن لقطات من البيانات بصورة يومية أو أسبوعية، وهي تتيح إمكانات مسح وإضافة بيانات قبل عميلة النسخ. وبالتبعية، فإن قيمة أشرطة النسخ الاحتياطي تنحصر في أنها ضمان في حالة حدوث مشكلة في النظام. ويضيف دايموند في حديث لمجلة تكنولوجي ريفيو التي يصدرها معهد ماساشوستس للتكنولوجيا الأمريكي في بوسطن ان النظام الجديد يتيح للمرء التعرف علي ما لديه والعثور علي رسائل البريد الإلكتروني واسترجاعها بسهولة، وهذا أمر صعب بالنسبة لأشرطة النسخ الاحتياطي.
نظام الأرشيف الجيد:
وهناك اعتقاد متزايد بأن أنظمة الحفظ تحتاج إلي إتمامها لتعمل بالشكل المناسب، علي عكس نظام الفرز اليدوي المجهد والمعرض للأخطاء والذي كان يستخدم في البيت الأبيض في عهد بوش الابن. وقد يحتاج البحث عن كل الملفات الخاصة بقضية معينة إلي البحث في العديد من الأجهزة في أماكن مختلفة. ويقول دايموند: إن نظام الأرشيف الجيد يسجل رسالة البريد الإلكتروني بمجرد أن تصل للخادم. وهناك وسائل مؤتمنة أخري تستهدف حماية رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بدعوي قضائية قائمة، وتجعل من السهل فرز الرسائل المحفوظة. ويقول دايموند: إن نظم عمل الأرشيف الأحدث تتجاوز عملية فرز الرسائل الإلكترونية وتجعل من السهل استعادة بيانات في دقائق، كان الحصول عليها قد يستغرق أسابيع أو شهورا.
ويضيف: إن هذه التحسينات مهمة لأن كل رسالة إلكترونية يرسلها شخص، سواء كانت من خادم البريد الإلكتروني بالبيت الأبيض أو خادم البريد بإحدي الشركات هو عبارة عن وثيقة تجارية، وقد كانت المحاكم وموظفو الضرائب واضحين بشكل كبير في هذا الأمر، فمن المهم حفظ رسائل البريد الإلكتروني بصورة مناسبة. وقد تكون التكلفة مرتفعة إذا لم تستخدم نظم حفظ جيدة. وبعيدا عن المخاوف المرتبطة بالبيت الأبيض، يشير دايموند إلي قضية بين شركة إنتل وشركة أيه ام دي، حيث أعلنت الأولي إنفاق أكثر من 25 مليون دولار في استرجاع رسائل بريد إلكترونية. ويضيف إن شركة افورتشان 500 لديها أكثر من 150 قضية تحت النظر، و50 في المائة تكلفة الإجراءات القضائية تذهب إلي استعادة بعض الوثائق، معظمها وثائق إلكترونية. حفظ الرسائل فرز الرسائل:
وعلي الرغم من أنه قد يبدو من الوهلة الأولي أنه من المهم فرز الرسائل الإلكترونية المهمة والاحتفاظ بها، يري بعض الخبراء أنه من الأفضل الاحتفاظ بها جميعا. ولدي روبين بينجمان، وهو مدير الإنتاج بشركة افرنسيك آند كومبلاينس سيستمز البريطانية التي تقوم بعمل نظام أرشفة يطلق عليه كريوسرفر مثال دائما ما يذكره لتوضيح هذه النقطة.
تخيل أنه جاءتك الرسالة التالية: مرحبا بيل، سعدت برؤيتك الأسبوع الماضي. وشعرت بالأسف عندما علمت بإصابة إيلين. أتمني أن تتعافي قريبا. حسنا، ها هي الوثيقة التي وعدتك بها بخصوص العطب الذي أصاب عمود القيادة الخاص بالزبون. أعتقد أنه سيكون علي الفريق الفني فحصه، فالأمر يقلق الزبون. ويشير بينجمان إلي أنه قد ينظر إلي هذه الرسالة علي انها رسالة شخصية رغم أنها تحتوي علي معلومات بخصوص المسئولية القانونية المرتبطة بالمنتج، وحسب القانون الأوروبي، قد يحتاج المرء للاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات. ويعتقد بينجمان أنه يجب علي الشركات الاحتفاظ بكل شيء لأطول فترة ممكنة وأن تركز علي كيفية الوصول إلي وسائل جيدة لبحث المعلومات والبيانات وإثبات أنه لم يتم التلاعب بها، حتي يمكن قبولها كدليل في حالة كانت هناك دعوي قضائية. ويضيف بأن هذا شيء جيد فهو يتيح للشركة فرصة إثبات أن رسالة مزعومة لم يتم إرسالها الأمر الذي يستحيل القيام به في أشرطة النسخ الاحتياطي، التي لا تسجل كل شيء. ويقول بيتر ترستيج، وهو مدير فني بوحدة الاتصالات الموحدة بشركة اكويست سوفت وير، ان علي الشركات عمل المزيد من أجل الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني. ويضيف: اتحتاج الشركات إلي طريقة واحدة للوصول إلي كل ما تحتاجه من بيانات إذا ما كانت هناك دعوي قضائية.
ويري ترستيج ان ثمة حاجة للاحتفاظ بالملفات والبيانات التي يتم إنتاجها باستخدام بعض البرامج من علي شبكة الإنترنت مثل برنامج إيثار بوينت الخاص بشركة مايكروسوفت. ويضيف أن هناك تحديا مقبلاً وهو كيفية تطوير نظام يقوم بالاحتفاظ بكل أنواع البيانات ويسهل البحث عنها وإظهارها كدليل تثق فيه المحاكم.