هل تشعرين بالقلق من اقتراب العام الدراسي الجديد وتستعدين لشهادة الثانوية العامة ؟ هل تفشلين دائماً في إنجاز مهامك وتنظيم الوقت ؟ تشير مؤلفة كتاب "إدارة الوقت من الداخل إلى الخارج" جولي مورجنسترين إلى أن هناك أموراً معينة يجب القيام بها لتنظيم الوقت فمثلا معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحة الأعمال أمر حيوي ومهم ، فكثيرون هم الذين يصنعون لائحة بأعمالهم خلال اليوم لكنهم عندما يبدؤون بتنفيذ البنود على القائمة فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي ". وتضيف مورجنسترين : " أن يقوم المرء بتحديد وتدوين الأهداف وتركيز النشاط والجهد على ما يعود للفرد وللعمل بالفائدة ومن الضروري أن يدون المرء جدول أعماله خلال اليوم". وعن الحل الأمثل لهذه المشكلة تقول مورجنسترين أن هناك عدة فوائد لتدوين الواجبات فهو أولا يجعل المرء ينام بعمق وراحة أكبر بسبب صفاء الذهن فالنوم العميق يجعل المرء يعمل بطريقة أفضل ، وتدوين الواجبات يحرر العقل ويحل المشكلات، كما يدفع المرء نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ ، وتبين أن لائحة الأعمال والواجبات لا يجب أن تعتمد على مذكرات مكتوبة على قصاصات من الأوراق المبعثرة هنا وهناك. كما لا يجب كتابتها على قصاصات الورق في المكتب ، اذ يجب أن تكتب اللائحة في مكان واحد (المفكرة) التي يجب أن يحملها المرء معه أينما ذهب أو كتابتها على الكومبيوتر الشخصي المحمول ، ويشترط أن تكون المفكرة أو جهاز الحاسوب في متناول اليد باستمرار لكي يتم مراجعتها بشكل دوري. وتقول مورجنسترين"لابد أن تنظر الى المفكرة صباح كل يوم كأول شيء تفعله من دون انقطاع ، وهذا الأمر سوف يجعل المرء يلتزم بالواجبات التي قرر فعلها كل يوم بحيث يتجنب نسيان أي منها ، ويجب أن تحدد الفقرات على القائمة بدقة وعلى قدر استطاعتك كما يجب أن تشمل القائمة جميع جوانب حياتك ، مع مراعاة ألا يجب ألا تكون الواجبات كبيرة بحيث لا تتمكن من انجازها، وينتهي بك المطاف بعدم إنجاز أي واجب أو هدف". وتبين مورجنسترين أن على المرء وقبل مغادرته المكتب أن يكتب ستة من الأمور الضرورية التي لم يتمكن من إنجازها خلال اليوم ليتم انجازها في اليوم التالي كأولوية. "وبهذه الطريقة يصبح المرء أكثر تركيزا، الأمر الذي سيؤثر بشكل ايجابي على الاداء والإنتاجية في العمل وبصورة ملحوظة". ومن الأمور التي يجب مراعاتها أثناء تنظيم برنامج العمل تحديد زمن وتاريخ الواجبات على لائحة الاعمال والحرص على تنفيذ ما كتب حرفيا ، كما ذكرت جريدة "الغد". وتقول"أفضل طريقة للالتزام والتنفيذ هي اعطاء كل واجب مدة زمنية يجب أن تنفذ خلالها والانتقال الى ما بعده وهكذا". ومن أهم النقاط التي يجب الحرص عليها كما تقول مورجنسترين كتابة لائحة للمدى الطويل. وتضيف"أن جميع الافراد الناجحين والمنظمين والذين يديرون اوقاتهم بشكل فعال لديهم خطط ولوائح للمدى الطويل، إذ أن بعضهم يعرف ما الذي يجب ان يفعله بعد شهر وبمن يجب ان يتصل، كما أن بعض لديهم القدرة على معرفة الزمن اللازم لإنجاز كل مهمة بدقة".
